Assistant direction

JR France; Caluire-et-Cuire; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise à taille humaine dans le secteur social recherche un(e) assistant(e) de direction à Caluire-et-Cuire. Le candidat idéal doit posséder des qualités relationnelles, organisationnelles et une maîtrise des outils bureautiques. Le poste implique la gestion de l'accueil, le secrétariat pour le directoire, et le suivi des dossiers administratifs. Les candidats doivent être réactifs, autonomes et capables de gérer le stress. Des avantages tels que la prime Ségur et le remboursement des titres de transport sont offerts.

Prestations

Prime Ségur

Remboursement des titres de transport (50%)

Qualifications

• Confidentialité, discrétion, rigueur exigées.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
• Bonne expression orale et écrite requise.

Responsabilités

• Organisation de la fonction accueil et secrétariat de direction.
• Gestion des dossiers administratifs et suivi des procédures légales.
• Soutien au service communication dans la gestion des dons.

Connaissances

Confidentialité

Discrétion

Rigueur

Écoute

Diplomatie

Patience

Organisation

Autonomie

Gestion du stress

Maîtrise des outils bureautiques

Bonne expression orale

Capacité à faire circuler l’information

Outils

Word

Excel

Description du poste

Vous aimez aller à la rencontre des autres ? Vous avez envie de travailler dans une entreprise à taille humaine dans le secteur social ?

Alors nous vous attendons !

La Fondation AJD recrute un/une assistante de direction pour son siège social à Caluire et Cuire (proche de Lyon).

L’assistant(e) de direction est basé(e) au siège de la Fondation. Sous la responsabilité directe des trois membres du directoire et en dernier recours du Directeur Général, l’Assistant(e) de direction est une clé du fonctionnement de la Fondation, dont il/elle assure :

• L’organisation de la fonction accueil
• Le suivi puis le classement des différents dossiers
• La réalisation de certaines activités spécifiques

Description du Poste

Il/elle organise la fonction accueil :

• L’accueil physique et téléphonique au 3 montée du petit Versailles ; la qualité de vie des équipes résidentes ou venant sur le site (en lien avec le DGA) ; la participation des mécènes et donateurs (en lien avec la responsable des partenariat et responsable communication)
• L’accueil téléphonique avec le filtrage qui en découle

Il/elle assure le secrétariat de direction pour le compte des 3 membres du directoire :

• Gestion agenda, planning, rendez-vous, suivi des différentes instances et notamment préparation des dossiers, convocations, etc.
• Maîtrisant l’outil numérique, il/elle se dote d’un chrono et de tableaux de bord pour la gestion des différents dossiers dont il/elle a la charge du suivi.
• Gestion électronique des documents du siège et de la Fondation
• Rédaction des courriers
• Suivi des procédures légales à mettre en œuvre : information à la Préfecture, porter le point aux instances concernées, votes, procès-verbaux, etc.
• Participation aux réunions mensuelles de fonctionnement des salariés du siège et au Conseil de Surveillance, avec rédaction des comptes rendus ou procès-verbaux
• Organisation logistique des différentes réunions (salle, repas, contact avec les prestataires)

Il/elle assure la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différents services (supports, établissements, partenaires)

Il/elle apporte un soutien particulier au service communication dans la gestion des dons notamment.

Il/elle a en charge le suivi des dossiers de Legs et d’Assurance Vie :

• Constitution des dossiers, analyse des projets d’acte avec les notaires, relations avec les intervenants (notaires, assurances, préfecture, impôts, colégataires, agents immobiliers, etc.)
• Suivi des dossiers de succession et d’assurance vie, de l’ouverture à l’encaissement
• Suivi de l’exécution des charges testamentaires

Il/elle met en place les procurations bancaires en lien avec les établissements et réalise les ouvertures de comptes.

Il/elle gère des dossiers administratifs transversaux pour l’ensemble de la Fondation et ses plateformes.

Il/elle organise les événements liés à l’activité de la Fondation.

Profil souhaité

• Confidentialité, discrétion, rigueur
• Qualités relationnelles : écoute, diplomatie, psychologie, patience
• Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
• Savoir être réactif, disponible, autonome, avec un sens aigu de l’initiative
• Capacité d’adaptation, gestion du stress
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
• Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de notes
• Bonne expression orale et écrite
• Respect des procédures et normes
• Capacité à faire circuler l’information

Informations importantes

• Poste à pourvoir dès que possible
• Basé à Caluire et Cuire
• Rémunération selon profil et expérience, selon la grille CCN66

Les avantages

• Prime Ségur
• Remboursement des titres de transport (50%)