Assistant(e) administratif(ive) du pôle administratif de la coordination Petite Enfance

Communes; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une commune dynamique en Île-de-France recherche un(e) Assistant(e) administratif(ive) pour gérer le secrétariat du pôle petite enfance. Vous serez responsable de l'accueil des familles, de la gestion administrative, et de la préparation des commissions d'admission. Ce poste requiert polyvalence, rigueur et compétences en communication. Rejoignez une équipe engagée dans l'amélioration de la qualité de vie au travail et l'égalité professionnelle.

Qualifications

• Expérience dans le secrétariat requise.
• Capacité à organiser et hiérarchiser les tâches.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la coordination et l'accueil des familles.
• Gérer les appels et le courrier du pôle petite enfance.
• Préparer les dossiers d'admission et la facturation.

Connaissances

Polyvalence

Écoute active

Empathie

Rigueur comptable

Qualités organisationnelles

Sens de l'accueil

Communication

Dynamisme

Formation

Diplôme dans le domaine du secrétariat

Outils

Babicarte

Description du poste

Assistant(e) administratif(ive) du pôle administratif de la coordination Petite Enfance

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Assurer la qualité de l'accueil du suivi administratif ainsi que l'accueil des familles.
- Assurer le secrétariat de la coordination et la préparation de la commission

Placée sous l'autorité directe de la coordinatrice administrative adjointe, vous avez pour missions :
- Accueillir les familles et les personnes se présentant au pôle petite enfance.
- Gérer les appels téléphoniques du pôle petite enfance et de la coordination petite enfance, le courrier aux familles, la boîte mail commune.
- Assurer la gestion du portail famille : réponse aux familles, validation des demandes d'inscriptions,
- Préparer les courriers de réponses aux familles et les déposer sur le parapheur électronique.
- Préparer les dossiers d'admission : de la saisie au calcul du forfait.
- Vérifiez la complétude des dossiers d'admission, signature du forfait ainsi que les mises à jour si nécessaire.
- Préparer la facturation : En cas de dysfonctionnement du système d'enregistrement des heures d'arrivées et de départ des enfants préparer et saisir les feuilles de présence des enfants : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences...) Si enregistrement par le système de badgeage : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences...)
- Transmission dans les délais au service Régie des éléments de la facturation.
- Préparer les différents supports de présentations des éléments pour la CAF
- Apporter les différents éléments aux directrices des différentes structures pour qu'elles puissent établir le rapport d'activités.
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus lors des réunions.
- Pour la crèche familiale : préparer les fiches de présence si badgeage par le système impossible.
- Effectuer le classement, l'archivage ainsi que les commandes de fournitures pour le pôle.
Vous serez détaché ponctuellement sur des missions de secrétariat pour la coordination Petite Enfance.
- Courriers, tableaux, commandes.
Vous serez détaché des missions habituelles sur une période précise de janvier à mai de chaque année afin de préparer la commission d'admission des enfants en crèches et d'assurer ensuite le suivi en collaboration avec la coordination petite enfance.
- Avant chaque commission : mis à jour de chaque dossier de demande, envoi des mailings aux familles relance téléphonique. Préparation de la liste pour la commission.
- Après la commission, suivi des attributions et des refus, réattribution des places selon les directives de la coordination petite enfance.

Profil recherché

Contexte :
- Assurer le lien administratif entre les familles et les structures petite enfance.
- Assurer correctement la préparation de la commission.
Obstacles à réaliser ou défis à surmonter (que doit atteindre l'agent pour accomplir cette mission) -
- Polyvalence des missions
- organiser son travail en planifiant et hiérarchisant l'ensemble des tâches confiées
- Pratiquer l'écoute active et faire preuve d'empathie avec les familles.
Autonomie donnée :
- Organisation des missions.
- Polyvalence concernant les missions du poste d'assistante administrative pour chaque agent du pôle.
Connaissances et qualités requises :
- Diplôme et expérience dans le domaine du secrétariat.
- Maîtrise de l'outil bureautique indispensable, connaissance du logiciel Babicarte appréciée.
- Devoir de discrétion et respect du secret professionnel.
- Rigueur comptable et bonne qualité rédactionnelle
- Sens de l'accueil et de la communication
- Présentation soignée.
- Qualités organisationnelles.
- Sens important du travail en équipe
- Sens des responsabilités et réactivité
- Gestion des priorités esprit d'initiative
- Autonomie, dynamisme.

Qui sommes-nous?

La Ville de Poissy, Yvelines
40 300 habitants
Accès RER A/SNCF Saint-Lazare, A13, A14, N13

Entre Seine et forêt : ville de culture et d'histoire, commune emblématique des Yvelines à proximité immédiate de Paris, Poissy a engagé dès 2014 une modernisation qui lui a permis d'accroître son attractivité et d'attirer les marques internationales. Le siège social de Stellantis Europe, la plus grande concession Porsche d'Europe ou encore le centre d'entraînement du Paris Saint-Germain sont autant de fleurons qui contribuent à la renommée et au dynamisme de la collectivité.
Pourquoi nous rejoindre?
A travers notre PACTE RH de transformation de l'administration primé et reconnu à de nombreuses reprises au plan national, nous promouvons une politique de ressources humaines pionnière et innovante tournée vers :
- L'égalité professionnelle,
- La qualité de vie au travail,
- L'accompagnement des parcours et la valorisation du mérite,
- La qualité du management.

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