Office Manager – H/F

Malherbe Paris; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence créative internationale recherche un Office Manager pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation. Le candidat idéal doit posséder un BTS Assistant de Direction, être rigoureux et polyvalent, et maîtriser l'anglais courant. Ce poste implique des tâches variées telles que l'accueil, la gestion administrative, et le suivi des services généraux.

Qualifications

• Formation BTS Assistant de Direction ou équivalent.
• Anglais courant indispensable.
• Sens de l'organisation, rigueur et polyvalence.

Responsabilités

• Accueillir les clients et gérer les communications.
• Effectuer le dispatching du courrier et gérer les livraisons.
• Assurer l'intendance de l'agence avec les prestataires extérieurs.
• Identifier et gérer les achats de matériel bureautique.
• Planifier et suivre les visites médicales des collaborateurs.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Anglais courant

Formation

BTS Assistant de Direction

Bac +2/3 Administration / Compta / Gestion

Outils

Pack Office

Suite Google Workspace

Description du poste

MALHERBE PARIS est une agence créative indépendante et internationale (Paris, Shanghai et New York), à la croisée de l’art et du commerce, leader dans le design retail, l’hôtellerie et la création digitale. Nous collaborons avec les plus grandes marques mondiales sur des stratégies de design et de retail (Hennessy, Dior, Sephora, L’Occitane, Krug, Cartier, Mandarin Oriental, etc.). Depuis plus de 30 ans, nous affirmons la singularité de la culture française et imaginons de nouvelles expériences d’achat en combinant une approche créative fondée sur l’élégance, l’innovation et la liberté d’expression. Cette vision s’applique à une multitude de secteurs du retail : hôtellerie et restauration, spas, cosmétiques, joaillerie, grands magasins, centres commerciaux, grande distribution, alimentation & boissons, travel retail, etc.

Pour en savoir plus : https://www.instagram.com/malherbeparis/

En tant que Office Manager, vous serez le point d’entrée de l’entreprise. Travaillant en étroite collaboration avec la direction, la comptabilité et les ressources humaines, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’organisation. Ce poste demande rigueur et organisation, souplesse et polyvalence, sens des priorités et du service, et une personnalité souriante, diplomate, discrète et disponible.

L’anglais courant est indispensable.

Type de contrat : CDD

Poste à pourvoir immédiatement

Localisation : Malherbe Paris, 64 rue de Rome 75008 Paris.

MISSIONS

• Accueil – standard
  – Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages
  – Standard, transmettre ou filtrer les communications téléphoniques et assurer le premier niveau de contact entre le service et l’extérieur

• Administratif
  – Effectuer le dispatching du courrier et des colis en provenance de l’extérieur, faire l’affranchissement du courrier et des colis au départ.
  – Gérer les coursiers, les livraisons, les envois Fedex…
  – Mettre à jour des documents administratifs (exemple liste téléphonique…)
  – Archiver et classer les documents, les dossiers…
  – Assister la direction administrative et financière

• Services généraux
  – Assurer l’intendance de l’agence avec les prestataires extérieurs (ménage, électricité, climatisation, hygiène, distributeur café / eau, copieurs couleurs, syndic …)

• Gestion et suivi IT
  – Identifier les achats de matériel bureautique (ordinateurs et logiciels, mobilier…) après accord et autorisation de la direction
  – Piloter, suivi de la maintenance informatique hebdomadaire sur site avec notre prestataire
  – À l’arrivée et aux départs des collaborateurs : Mise en place et activation des différentes plateformes informatiques nécessaires aux collaborateurs (Gmail, Sigilium, Box …)

• Assistance Service RH
  – Planification et suivi des Visites médicales des collaborateurs
  – À l’arrivée et aux départs des collaborateurs : Mise en place et activation de la plateforme informatique Lucca (gestion des congés) nécessaire aux collaborateurs
  – Inscription et désinscription des collaborateurs à la mutuelle de l’entreprise

COMPÉTENCES

• Formation BTS Assistant de Direction / Hôte(esse) d’accueil Bac +2/3 Administration / Compta / Gestion
• Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence
• Maîtrise des outils logiciels et bureautiques (Pack Office, Suite Google Workspace…)
• Anglais courant indispensable