ALTERNANCE - Personal Assistant

AXA; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante et leader dans le secteur de l'assurance recherche une assistante de direction junior pour rejoindre une équipe dynamique. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des agendas des leaders et de l'organisation de divers événements, tout en développant vos compétences en gestion des parties prenantes et en organisation. Vous évoluerez dans un environnement international stimulant, où votre capacité à être multitâche et à travailler en équipe sera mise à l'épreuve. Si vous êtes motivé(e) par l'idée de contribuer à une équipe performante et de travailler dans un cadre diversifié, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Capacité à travailler dans un environnement complexe et international.
• Gestion d'agendas complexes et maîtrise des outils de voyage.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda des leaders et organisation de meetings.
• Organisation des voyages et gestion des notes de frais.

Connaissances

Multitasking

Confidentialité

Ecoute

Capacité à dire non

Force de proposition

Empathie

Formation

Bac+2

Bac+3

Outils

Office 365

Microsoft Teams

Outils voyage

Outils expenses

Description du poste

VOTRE FUTUR TERRAIN D’EXPRESSION

À propos d’AXA

Présents dans 51 pays, les 145 000 collaborateurs et distributeurs d'AXA s'engagent aux côtés de 93 millions de clients. Nos expertises s'expriment à travers une offre de produits et de services adaptés à chaque client dans trois grands domaines d'activité : l'assurance dommages, l'assurance vie, épargne, retraite & santé et la gestion d'actifs.

En tant que l’un des plus grands assureurs au monde, notre raison d’être est d’agir pour le progrès humain en protégeant ce qui compte. La protection a toujours été au cœur de nos activités, en aidant les individus, les entreprises et les sociétés à prospérer. Et AXA a toujours été un leader, un innovateur, une société entrepreneuriale, favorisant le progrès dans toutes ses dimensions.

Nos valeurs reflètent la culture que les équipes du Groupe à travers le monde vivent et expriment chaque jour. La force de la culture d'entreprise d'AXA et sa remarquable continuité managériale depuis plus de 40 ans se manifeste également dans la proximité de ses valeurs à travers les différentes périodes. Courage, Intégrité, One AXA et Customer First sont les quatre valeurs fondamentales adoptées par le Groupe depuis 2016.

À propos de notre entité

AXA Group Operations est une entreprise durable axée sur la technologie. Notre entité est l'un des principaux catalyseurs de la transformation du Groupe AXA. Nous travaillons à renforcer l'évolution de notre business model d'assurance grâce à la technologie, les opérations, les données et l'innovation. Nous nous assurons de sa mise en œuvre concrète à l'échelle mondiale avec une expertise reconnue sur la qualité d’exécution et les services auprès de nos clients. Nous sommes présents dans 16 pays avec des équipes hautement qualifiées et engagées.

Les équipes d’AXA Group Operations sont composées de :

1. Group Technology Operations et Group CIO : définissent la stratégie IT globale d’AXA; favorisent la convergence de l’IT au sein des entités et leur fournissent des services partagés;
2. Group Security : protège les salariés, nos parties prenantes et la marque AXA en sécurisant les informations et gérant la cyber sécurité, la sécurité physique ainsi que la résilience des opérations;
3. Group Data AI & Innovation : définie les ambitions concernant la maturité des données du Groupe; construit et gère la communauté; conduit la recherche et l’expertise; assiste les entités les moins matures en termes de données; identifie les technologies de pointe et en développe des disruptives pour les entités; crée des cas d’usage sur des technologies spécifiques avec les entités;
4. Group Procurement et Sourcing : définit la stratégie d’achats d’AXA, ses lignes directrices et les normes du Groupe; gère les relations avec nos fournisseurs stratégiques et accélère les achats métiers;
5. Group Strategic Program Management : s’assure de la cohérence des projets globaux avec la stratégie du Groupe; veille à la mise en œuvre et performance des projets stratégiques;
6. GO General Secretary & Risk : définit le framework de management du risk et s’assure de sa bonne intégration dans la conception de nos produits et procédures afin de favoriser la prise de décision dans un environnement plus sécurisé.
7. GO Transformation : accélère la transformation agile au sein de Group Operations; établit et met en œuvre une stratégie ressources humaines, communication et accompagnement du changement commune à notre entité.
8. GO Strategy, Organization & Processes: L’équipe de stratégie de GO dirige la définition et la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle du Groupe AXA, dirige les investissements de GO et assure la bonne exécution des projets stratégiques et critiques de GO. GO Organization, Processes & Data gère et supervise la façon dont nous fonctionnons de manière transversale chez GO : assurer l’alignement de notre structure organisationnelle avec notre modèle opérationnel cible, définir et mettre en œuvre une méthodologie commune pour l’amélioration des processus.
9. GO Finance: Le service financier de GO oriente et surveille la stratégie de GO, planifie, établit et suit les budgets, états financiers conformément à la réglementation, surveille la trésorerie et s’assure de l’application stricte des lois locales et internationales.
10. Global Business Services : le rôle d'AXA Global Business Services est à plusieurs niveaux; de la gestion des opérations d'assurance aux fonctions supports, l'entité exploite les données, la technologie et diverses capacités pour accompagner les performances des partenaires.

VOTRE FUTURE CONTRIBUTION

Dans ce contexte, vous intégrerez le département HR Operations and GOT Transformation au sein de la Division Group Operations Transformation.

Dans une équipe de 35 assistantes de direction réparties dans 10 Pays, vous serez rattaché(e) au manager de l’équipe et vous serez assistante de direction junior.

Après intégration dans l’équipe et compréhension des enjeux et des attentes du poste et de l’entreprise, vous serez amené à accompagner progressivement 2 ou 3 leaders de l’entreprise en tant qu’Assistante de direction volante. Dans ce cadre vous serez en charge de:

1. La gestion de l’agenda des leaders, organisation de meetings, de workshops;
2. L’organisation des voyages;
3. La gestion des notes de frais;
4. La remontée et suivi des incidents IT si nécessaire;
5. Contribuer activement à la cohésion et au développement de l’équipe.

…Vous développerez:

1. Votre capacité à travailler dans un environnement complexe et international;
2. Le Stakeholder management;
3. Votre capacité d’organisation;
4. Votre capacité à prioriser et à prendre du recul (important vs urgent).

VOTRE BACKGROUND

…Vous aimez:

1. Être multitâche;
2. Travailler dans un environnement international;
3. Être force de proposition;
4. Collaborer et apporter votre contribution à une équipe;
5. Faire preuve de confidentialité.

Formation: Bac+2 ou Bac+3.

Compétences comportementales / Soft skills :

• Ecoute;
• Confidentialité;
• Multitasking;
• Capacité à dire non;
• Force de proposition;
• Empathie.

Compétences techniques / Hard skills:

• Gestion d’agendas complexes;
• Maîtrise des outils voyage;
• Maîtrise des outils expenses.

Langues: Anglais et Français courant (tous les documents seront à rédiger en anglais).

Outils informatiques:

• Office 365;
• Microsoft Teams.