Assistant/Assistante

Ville de Clamart; Clamart; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante au sein d'une administration dynamique dédiée à la petite enfance. Vous serez au cœur de l'accueil des familles, fournissant des informations essentielles et gérant les aspects administratifs liés à l'attribution des places en crèches. Ce rôle exige une maîtrise des outils informatiques et une connaissance approfondie des enjeux du secteur. Vous rejoindrez une équipe proactive, où votre sens de la communication et votre rigueur seront essentiels pour garantir un service de qualité. Si vous êtes motivé par le bien-être des jeunes enfants et leur famille, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Diplôme requis : BTS Assistanat de direction ou licence.
• Connaissances du secteur de la petite enfance et des enjeux liés à l'accueil du public.

Responsabilités

• Accueil du public et gestion des rendez-vous des familles.
• Rédaction de courriers et suivi des dossiers familles.
• Organisation des commissions d'attribution de places en crèches.

Connaissances

Connaissances du secteur de la petite enfance

Maîtrise des outils informatiques

Sens de la communication

Rigueur et réactivité

Formation

BTS Assistanat de direction

Licence

Outils

Word

Excel

Outlook

PPT

AGORA

Elise

Description du poste

Intégré à la direction de la Petite Enfance, le pôle relation familles présente la diversité des modes d'accueil aux familles et les accompagne dans leur choix de garde.

Le pôle relation familles est spécifiquement dédié à la relation avec les usagers en lien avec les responsables des modes d'accueil (crèches, LAEP, RAP, DSP, PMS,...) et les services internes. Il optimise et garantie la qualité d'accueil des usagers.

L'assistante administrative petite enfance, exerce ses missions d'accueil, d'administratif et logistique au sein d'une équipe dynamique et proactive autour de l'accueil des jeunes enfants et de leur famille.

Pour renforcer ses équipes, la Direction de la Petite Enfance recrute aujourd’hui un(e) Assistante administrative petite enfance (F/H).

Vos missions :

Sous l’autorité de la responsable des relations familles petite enfance, vos missions seront :

1.Information au public

Accueil du public (familles, partenaires, usagers, services internes …)

• Assurer les rendez-vous physiques et téléphoniques des familles
• Informer les parents et les accompagner dans le choix de l’accueil le mieux adapté à leurs besoins
• Veiller à l’organisation et à la logistique des temps d’échanges au sein de la direction
• Suivre les dossiers en lien avec les partenaires (DSP, crèches privées, partenaires sociaux, etc…)

2.Gestion administrative

• Rédaction de courriers
• Communiquer par écrit via les outils internes de la collectivité (la boite mail PE, ELISE et la GRU)
• Enregistrer et valider les demandes de places en crèches sur le logiciel métier, après étude individuelle de chaque situation
• Actualiser et vérifier le suivi des dossiers familles
• Informer les familles de l’état d’avancement de leur dossier
• Etablir des statistiques sur l’activité de la petite enfance
• Suivi de la communication aux familles (notifications familles, actualisation du site internet…)
• Etre relai de la responsable des relations familles petite enfance

3.Commissions d’attribution de places en crèches

• Suivre les places disponibles, l’attribution rapide de places, la mise à jour quotidienne de la liste d’attente…
• Participer à la préparation des dossiers familles, des listings…
• Assurer la logistique et l’organisation de la commission
• Apporter les réponses écrites aux familles
• Assurer le suivi des réponses aux familles, suivre les refus et les maintiens de places en crèches
• Communiquer avec l’ensemble des directions des EAJE (municipales, DSP, réservations de berceaux)

Le poste

Recrutement par voie statutaire, à défaut contractuelle (CDD d'1 an renouvelable) - Catégorie B (Rédacteur) ou C (Adjoint administratif), selon profil . Rémunération en fonction de votre profil et expérience.

Profil

Diplôme : BTS Assistanat de direction ou licence

Compétences requises :

- Connaissances du secteur de la petite enfance (enjeux et problématiques)

- Connaissances des enjeux liés à l’accueil du public

- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PPT, publipostage) et des logiciels métiers AGORA, Elise, ...

Qualités requises :

Ecoute, disponibilité, sens de la diplomatie et du tact, sens de la communication, respect du secret professionnel, rigueur, réactivité, méthode, bonne maitrise rédactionnelle.

Conformément au principe de non-discrimination issu du Code du travail et dans le cadre de sa politique inclusion et diversité, la Ville de Clamart étudie, à compétences égales, toutes les candidatures, quel que soit le genre, le handicap ou l'origine.