[CY TECH]GESTIONNAIRE PEDAGOGIQUE

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Palaiseau, Cergy; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

A leading educational institution is seeking a Pedagogical Manager to oversee academic programs and support students throughout their university journey. The role involves managing schedules, student information, and collaborating with various departments to ensure smooth operations. Candidates should have a strong background in administrative management and a solid understanding of the higher education environment.

Prestations

15€ monthly employer contribution to health insurance

75% reimbursement of public transport costs

42 days of paid leave per year

Active training policy for staff

Qualifications

• Experience in administrative management appreciated.
• Knowledge of higher education environment and university organization.
• Ability to manage student files and schedules.

Responsabilités

• Manage student admissions and academic records.
• Coordinate with academic and administrative staff.
• Organize exams and juries in collaboration with faculty.

Connaissances

Communication

Teamwork

Organization

Stress Management

Formation

Bac +2

Licence

Master

Outils

APOGEE

CELCAT

TEAMS

Description du poste

Le gestionnaire pédagogique se voit confier la gestion pédagogique de formations. Les missions sont réalisées en collaboration et en interaction avec les responsables de formation, la direction administrative et les services de CY et de CYTech.

En faveur du bon déroulement de la formation et tout au long de l’année universitaire, les missions sont les suivantes :

- l’accueil et l’information des enseignants et des étudiants,

- Travail en concertation avec les directeurs administratifs, l’équipe pédagogique et les services de l’université (scolarité, Direction information orientation, Direction de la formation professionnelle etc).

- La gestion du planning des enseignements (CELCAT).

- La gestion de la scolarité des étudiants (APOGEE).

- L’information des étudiants sur l'offre de Formation (contrat quinquennal) et sur le Règlement de contrôle des connaissances (RCC).

- La gestion administrative des dossiers de candidature étudiants (Parcoursup, Mon Master, E-candidat).

- L’archivage des documents papier et numérique.

- L’actualisation mensuelle le calendrier de gestion et des fiches de procédures du poste occupé.

- La communication sur l’offre de formation.

- L’organiser et la participation aux évènements de l’école d’ingénieur (JPO, Cérémonie de Remise des Diplômes).

- En cas d'absence suppléer pour assurer la continuité du service.

Travailler en bonne concertation avec sa hiérarchie, savoir remonter les informations nécessaires à sa hiérarchie et appliquer les directives.

Participer aux réunions de service mensuelles et appliquer les consignes.

Gérer la scolarité de l’étudiant :

- Accueillir, informer, orienter au quotidien au bureau, par mail et au téléphone les étudiants.

- Gérer les emplois du temps : mise en place du calendrier de formation, du planning, des rattrapages et des examens (CELCAT).

- Suivre l’assiduité des étudiants boursiers en lien avec la scolarité.

- Gérer la plateforme Cours CYU (Moodle): créer les cours, inscrire les étudiants dans leurs groupes de TD et rattacher enseignants aux cours.

- Assurer les inscriptions pédagogiques (logiciel APOGEE).

- Organiser les examens et les jurys de délibérations en concertation avec la direction administrative, les gestionnaires pédagogiques et l’enseignant responsable de la formation.

- Saisir les notes, préparer les jurys, et afficher des résultats dans le respect du règlement des examens.

- Préparer les calendriers des examens et organiser les examens en concertation avec les gestionnaires pédagogiques et l’enseignant responsable de la formation dans le respect des délais.

- Suivre les inscriptions au TOEIC et les résultats, le cas échéant

- Gérer les conventions de stage (PStage)

- Gérer et suivre les dossiers de candidatures.

- Veiller au respect du "Silence vaut acceptation" en répondant aux demandes individuelles dans le respect du délai de 2 mois.

- Gérer les voyages d’études, le cas échéant.

Archivage des documents

- Gérer les documents papier et numériques dans le respect des consignes d’archivage.

Communication/Information:

-Afficher quotidiennement les informations nécessaires sur la plateforme Cours CYU, les panneaux d’affichage pour la bonne information des étudiants.

- Participer aux différents évènements de l’école d’ingénieur et de l’université :

- Journée Portes Ouvertes

- Cérémonie de remise de diplômes

- Semaine de pré-rentrée des nouveaux étudiants : Animer la séance de présentation administrative lors de la réunion d’information.

- Gérer des dossiers transverses à la demande de la direction administrative.

- Veiller à la transition écologique en limitant les reprographies, les impressions etc

- Actualiser mensuellement le calendrier de gestion et des fiches de procédures du poste occupé pour assurer la continuité de service et le respect des consignes et des délais.

Connaissances (savoir) :

- Connaître l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)

- Connaître les missions et les priorités de l’Université et de l’école d’ingénieur , ainsi que leur organisation.

- Connaître les modalités de contrôles des connaissances et des compétences.

Compétences opérationnelles (savoir-faire) :

- Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie et les applications métiers (APOGEE, CELCAT, P Stage, TEAMS)

- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les équipes pédagogiques, administratives, la direction de l’EI et les services centraux de l’Université.

- Savoir organiser son travail en fonction des priorités

- Appliquer les directives et les procédures transmises

- Contribuer à la remontée d’indicateur (tableurs, formulaire,)

Compétences comportementales (savoir-être) :

- Respect de la hiérarchie

- Sens du relationnel, de la concertation, de l’écoute et du dialogue

- Savoir gérer les situations de stress

- Savoir s’adapter aux changements d’organisation

- Être rigoureux et faire preuve d’un grand sens de l’organisation et de la polyvalence

- Avoir le sens de l’accueil

- Savoir rendre compte à ses responsables

- Savoir faire des propositions et savoir alerter, le cas échéant

- Faire preuve de disponibilité et du sens de la discrétion

- S’impliquer dans l’actualisation de ses connaissances professionnelles (s’informer et se former, le cas échéant)

Bac +2, Licence, Master

Expériences professionnelles sur mêmes types de métier appréciées

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.

• CDD de 12 mois à pouvoir au dès que possible.

• Basé sur Cergy à 5 min du RER A ou Transilien ligne L (Gare de Cergy-Préfecture).

• 80% Soit 30h50 hebdomadaires | 42 jours de congés payés par an.

• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15€ / mois.

• Remboursement 75% du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail.

• Politique active de formation du personne.

• Rémunération selon expériences & grilles de la fonction publique Catégorie B.

Expérience dans la formation continue et dans la gestion administrative appréciée