Assistance de direction / Secrétariat (F/H)

TN France; Grand Est; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une collectivité dynamique au cœur de la Métropole du Grand Nancy, où vous aurez l'opportunité de contribuer à des projets innovants et stimulants. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion administrative et de l'organisation des déplacements du Président et des élus. Vous travaillerez en étroite collaboration avec une équipe dédiée, en assurant la continuité des missions du secrétariat particulier. Si vous êtes rigoureux, discret et capable de gérer les priorités, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité.
• Discrétion et capacité à gérer les priorités.

Responsabilités

• Préparer et gérer les réunions du Président et des élus.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des partenaires.

Connaissances

Organisation

Confidentialité

Rigueur

Capacité d'écoute

Expression écrite

Travail en équipe

Formation

Diplôme en administration publique

Expérience sur poste identique

Outils

Xparaph

Outils informatiques

Description du poste

Assistance de direction / Secrétariat (F/H), Meurthe-et-Moselle

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Cadre d’emplois des Rédacteurs (Catégorie B), Filière administrative, Cabinet du Président

Recrutement : par voie statutaire ou à défaut contractuelle

Référence de l’annonce : GN 25-86

Seules les candidatures transmises sur notre site seront examinées.

Présentation de la collectivité

Rejoindre la Métropole du Grand Nancy et la Ville de Nancy, c’est l’opportunité de travailler au cœur d’un territoire d’exception alliant innovation, patrimoine et qualité de vie. En collaborant sur des projets mutualisés, vous contribuerez à façonner l’avenir de deux collectivités emblématiques : la Métropole, avec ses 20 communes, et la Ville de Nancy, capitale de l’Art nouveau et classée au patrimoine mondial de l’Unesco. Vous participerez à des missions stimulantes et variées dans un cadre de travail dynamique et inspirant.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS :

• Préparer et gérer la conférence des maires, le comité exécutif, la réunion de majorité (convocation, ordre du jour, quorum, dossiers président/cabinet/DGS)
• Préparer en lien avec le service des assemblées les séances de bureau & conseil (dossiers Président/cabinet/DGS, quorum, représentation des élus au sein des organismes extérieurs)
• Gérer l’organisation des déplacements du Président/Maire, des élus métropolitains, des collaborateurs du cabinet et des délégations en lien avec l’agence de voyage titulaire du marché
• Traitement des représentations du Président (sollicitations des élus, réponses aux intéressés, complétude du tableau de suivi)
• Assister les vice-présidents (gestion agenda, préparation dossier et réunion, revue de presse)
• Assurer la continuité des missions du secrétariat particulier du Président/Maire en lien avec l’équipe
• Assurer l’accueil physique et téléphonique (élus, partenaires, administrés…)

Gestion administrative et financière :

• Gérer et constituer le paquetage du Président - courrier – décision Pdt – acte administratif et suivre les signatures du Président via Xparaph
• Gérer le remboursement des frais du Président via la carte « affaire » en lien avec la DAF ressources
• Gérer les frais de déplacements des élus et collaborateurs du cabinet en lien avec la DAF ressources et service des assemblées (délibération mandats spéciaux)
• Gérer les astreintes et congés du cabinet en lien avec la cheffe de cabinet

Profils recherchés

• Maîtriser l’organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Discrétion / confidentialité
• Rigueur et efficacité
• Capacité à identifier et gérer les priorités
• Capacité d’écoute
• Capacités d’anticipation et de proposition
• Maîtrise de l’outil informatique
• Expression écrite et orale de qualité
• Aptitude relationnelle, sens du travail en équipe
• Adaptabilité et disponibilité
• Expérience sur poste identique appréciée