Un coordinateur administratif et organisationnel (m / f)

Ville de Luxembourg; Longwy; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Luxembourg recrute un coordinateur administratif et organisationnel pour le Conservatoire. Ce poste à plein temps implique la gestion et la coordination des cellules administratives, ainsi que l'optimisation des procédures et des finances. Le candidat idéal possède un Master dans un domaine pertinent et une expérience significative dans une fonction similaire.

Qualifications

• Expérience professionnelle de 5 ans minimum dans une fonction similaire.
• Connaissance des trois langues administratives (français, allemand, luxembourgeois).
• Capacité à gérer des équipes et des projets.

Responsabilités

• Coordination et gestion organisationnelle des cellules administratives du Conservatoire.
• Gestion des flux de communication entre les différentes cellules administratives.
• Élaboration et gestion du budget du Conservatoire.

Connaissances

Leadership

Organisation

Gestion de projets

Communication

Créativité

Formation

Master en économie, gestion d'entreprise, administration ou similaire

Outils

Microsoft 365

Description du poste

L'administration communale se propose de recruter pour les besoins du Conservatoire, un coordinateur administratif et organisationnel (m / f) , dans le régime du salarié, à plein temps, sous contrat à durée indéterminée et rémunéré par analogie au « groupe d’indemnité A1, sous-groupe administratif » de l’employé communal.

a) Conditions d'admissibilité :

• être ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne tel que déterminé par l’article 2 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;
• faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois) telles que définies par la loi du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• être titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un « Master » en économie, gestion d’entreprise, administration, finances, ressources humaines, communication ou similaire.

Les diplômes d'études supérieures doivent être inscrits au registre des diplômes prévu par la loi du 28 octobre 2016 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles.

b) Missions, tâches et profil :

• Coordination et gestion organisationnelle des cellules administratives du Conservatoire
• Gestion des flux de communications entre les différentes cellules administratives du Conservatoire
• Gestion, maîtrise et optimisation des procédures du Conservatoire et contrôle de leur mise en application
• Coordination, gestion et contrôle des finances du Conservatoire
• Coordination de la communication entre le Conservatoire et le Secrétariat général et le Service Finances de la Ville de Luxembourg
• Coordination de la communication entre le Conservatoire et le Ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse et le Ministère des Affaires intérieures.

Coordination et gestion organisationnelle des cellules administratives du Conservatoire

• Planification, coordination et supervision des activités des cellules administratives du Conservatoire en concertation avec les responsables de ces cellules ;
• Réunions de coordination avec la direction et les responsables des cellules administratives.

Gestion des processus opérationnels / procédures du Conservatoire

• Analyser le potentiel d’optimisation des processus opérationnels du Conservatoire pour ensuite déclencher des mesures d’optimisation ;
• Gestion des risques et de la qualité, suivi des incidents et dysfonctionnements ;
• Maîtrise des processus et procédures du Conservatoire et contrôle de leur application ;
• Analyse et maîtrise de la législation au niveau de l’enseignement musical et contrôle de son respect par le Conservatoire ;
• Veiller au respect du règlement général de protection des données.

Gestion du volet financier du Conservatoire

• Elaboration et gestion du budget du Conservatoire ;
• Contrôle et validation des factures du Conservatoire ;
• Supervision et contrôle des crédits attribués ;
• Veiller au respect des budgets accordés ;
• Maîtrise des procédures financières de la Ville de Luxembourg et contrôle de leur application ;
• Supervision et lancement des marchés publics du Conservatoire (y compris l’établissement des cahiers de charge) en collaboration avec les responsables des cellules administratives et techniques du Conservatoire ;
• Elaboration des décomptes de projets.

Coordination de la communication du Conservatoire et ses partenaires externes

• Coordination des flux de communication entre le Conservatoire et le Secrétariat général et le Service Finances de la Ville de Luxembourg ;
• Coordination des flux de communication entre le Conservatoire et le Ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse et le Ministère des Affaires intérieures.

Cette énumération des tâches n’est pas exhaustive et elle pourra être sujette à modification suivant les besoins du service. De plus amples renseignements concernant les tâches peuvent être demandés auprès de M. Marc Meyers, directeur.

• Capacité de leadership et charisme
• Rigueur, bon esprit d’organisation et de coordination
• Facilités en gestion de projets et gestion du changement
• Être doté d’aisances au niveau des relations interpersonnelles :
• Être capable d’agir en tant que médiateur et facilitateur
• Être capable de détecter et résoudre des problèmes
• Capacité de proposer des idées pour faire avancer les discussions et les échanges
• Esprit créatif, analytique et synthétique ;
• Bonnes facultés d’information et de communication ;
• Faculté à garder son équilibre interne et à gérer ses émotions face à des situations de stress ;
• Très bonnes facultés rédactionnelles et verbales en langues luxembourgeoise, française, anglaise et allemande ;
• Maîtrise des logiciels de Microsoft 365 ainsi que des logiciels spécifiques en lien avec les missions de la fonction ;
• Expérience professionnelle de 5 ans au minimum dans une fonction similaire dans le secteur public ou privé.

Atouts :

• La connaissance approfondie du fonctionnement d’une administration municipale (acteurs, législation) ;
• Connaissances au niveau musical et dans la gestion des événements culturels ;
• Expériences en gestion des ressources humaines.

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