Assistant(e) de coordination administrative (H/F)

Département de l'Aube; Nantes; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

La préfecture de la Loire-Atlantique recherche un assistant de coordination administrative pour un contrat de 3 mois. Les responsabilités incluent l'organisation des réunions, la gestion des courriers et l'assistance aux chargés de mission. Le poste requiert rigueur, adaptabilité et un bon esprit d'équipe. Le télétravail n'est pas prévu.

Qualifications

• Minimum 6 mois d'expérience requise.

Responsabilités

• Assister les chargés de mission et gérer les agendas.
• Organiser les déplacements et réunions.
• Gérer les courriers et mettre à jour les tableaux de suivi.

Connaissances

Classement

Accueil

Organisation

Utilisation des outils numériques

Formation

Bac ou équivalent

Description du poste

Description

La préfecture de la Loire-Atlantique recrute pour le Secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR), un contractuel en renfort sur le poste d'assistant de coordination administrative. Poste de catégorie C. Contrat de 3 mois, avec une prolongation possible de 3 mois. Poste à pourvoir le 1er juillet 2025.

Localisation : Secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR) des Pays de la Loire, Pôle politiques publiques, 6 quai Ceineray, 44035 Nantes Cedex 1.

Vos activités principales

1. Assistante(e) référent(e) d'un ou plusieurs chargés de mission
2. Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des agendas
3. Organiser les déplacements et réunions : planification, réservation de salles et matériels, préparation logistique
4. Participer à l'accueil et liaison avec l'huissier et le poste de police
5. Préparer les ordres du jour, invitations, et dossiers
6. Gérer les courriers et parapheurs : tri, diffusion, rédaction, mise en forme
7. Suivi des courriers des directions régionales, contrôle et modifications
8. Mise à jour des tableaux de suivi et gestion des échéances
9. Constituer et fiabiliser les dossiers thématiques pour les échéances du Préfet et SGAR
10. Garantir le classement papier et dématérialisé

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

L'activité s'exerce sous l'autorité hiérarchique du chef de bureau de la coordination et sous l'autorité fonctionnelle des chargés de mission. Le poste nécessite une capacité à travailler en équipe, en réseau, avec anticipation et réactivité. La gestion des urgences, le respect des délais (J-2 pour le traitement des dossiers), et la polyvalence sont essentiels. Le télétravail n'est pas prévu.

Profil souhaité

Expérience

• Minimum 6 mois

Savoirs et savoir-faire

• Classement, archivage
• Accueil, orientation, renseignement du public
• Correction et mise en forme de documents
• Organisation d'agendas et de rétroplannings
• Utilisation des outils numériques

Savoir-être professionnels

• Rigueur et précision
• Adaptabilité
• Travail en équipe

Formations

• Bac ou équivalent