Assistant de direction Collège des écoles doctorales F/H (H/F)

Fondation Bordeaux Université; Talence; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une institution dynamique en tant qu'assistant-e de direction, où vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative et financière. Vous serez responsable de l'organisation des activités institutionnelles et de la coordination avec divers interlocuteurs. Ce poste offre une opportunité unique de contribuer à un environnement universitaire enrichissant, tout en développant vos compétences relationnelles et organisationnelles. Si vous êtes rigoureux-se, proactif-ve et maîtrisez l'anglais, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience dans une fonction similaire est un plus.
• Connaissance du fonctionnement d'un établissement public.

Responsabilités

• Gestion administrative et appui à l'équipe de direction.
• Organisation des bureaux et conseils, rédaction de documents.
• Suivi financier et gestion du budget de fonctionnement.

Connaissances

Gestion administrative

Compétences relationnelles

Rigueur et anticipation

Maîtrise de l'anglais

Formation

Diplôme niveau BAC

Description du poste

Description

Structure à l'interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l'université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l'établissement. Nous recrutons un-e assistant-e de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes :

1. Gestion administrative en appui à l'équipe de direction du collège
   • Gérer les plannings et agendas de l'équipe de direction (directeur, DAF)
   • Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion
   • Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d'informations
   • Assurer l'accueil des nouveaux agents et la coordination de leur arrivée
   • Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction du CED
   • Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse)
   • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
   • Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage
   • Mettre à jour et suivre les tableaux de bord nécessaires à l'équipe de direction
   • Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques
   • Mettre en forme des documents
2. Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège
   • Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports
   • Rédiger les procès-verbaux/comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations
   • Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques
   • Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales
3. Gestion financière du budget de fonctionnement du collège
   • Procéder aux opérations d'engagement juridique, à l'établissement des services faits jusqu'à leur mandatement
   • Établir les devis et effectuer le suivi de facturation
   • Assurer le suivi du budget et appuyer la direction pour la construction du BR et du BI
   • Appliquer la réglementation et les procédures internes de l'établissement en matière de gestion financière et de commande publique
   • Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

Vos atouts / vos talents :

Titulaire d'un diplôme niveau BAC minimum, vous êtes formé-e dans le domaine de la gestion administrative (ou finance). Idéalement, vous avez une première expérience dans une fonction similaire. Pour occuper ce poste :

• Vous détenez des qualités relationnelles et rédactionnelles
• Vous faites preuve de rigueur, savez anticiper, alerter et travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs
• Vous maîtrisez l'anglais (écrit, lu, parlé)
• Vous connaissez le fonctionnement d'un établissement public, en particulier universitaire et la réglementation qui s'y applique.

Informations complémentaires :

En rejoignant le Collège des écoles doctorales de l'Université de Bordeaux, vous serez placé-e sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur/trice administratif/ve et financier/ère. Basé à Talence - accès tram Peixotto (arrêt de tram ligne B), bus, vélo, parking du personnel.

CDD de 12 mois à compter du 1er juin 2025

Salaire mensuel brut : 2000 € à 2229 € selon expérience