Assistant(e) à la Direction Générale des Services - MAXEVILLE

Communes; Grand Est; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une commune dynamique recherche un(e) Assistant(e) à la Direction Générale des Services. Vous serez responsable de la gestion de l'agenda, de l'organisation des conseils municipaux et du traitement des courriers. Ce poste, ouvert aux titulaires et contractuels, nécessite des compétences en organisation et communication. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Maire et les élus, tout en assurant la continuité du service. Le télétravail n'est pas possible.

Prestations

13ème mois

Participation employeur assurance maintien de salaire

Participation employeur mutuelle (MNT)

Chèques déjeuner

Qualifications

• Expérience confirmée souhaitée.
• Maîtrise des outils informatiques.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda du Directeur Général des Services.
• Organisation et suivi du Conseil Municipal.
• Suivi des actes administratifs.

Connaissances

Organisation

Communication

Confidentiality

Teamwork

Stress Management

Computer Skills

Formation

Diplôme de niveau C

Outils

Word

Excel

Description du poste

Assistant(e) à la Direction Générale des Services - MAXEVILLE

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non

Au sein du service secrétariat général, l'assistant(e) à la direction du DGS assure avec réactivité la gestion de l'agenda, le secrétariat et l'aide à la constitution des fonds de dossier des rendez-vous du Directeur Général des Services. Il assure le traitement des sujets en fonction de leur importance et des priorités.

Missions principales :
* Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d'organisation professionnelle, administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers,
* Assurer l'organisation, la logistique, l'enregistrement, le contrôle de légalité, et le suivi du Conseil Municipal, de ses affaires délibératives et conventions,
* Organiser, tenir, suivre et contrôler le recueil des actes administratifs de la collectivité,
* Gérer et suivre le courrier « Arrivée » et « Départ » de la Mairie,
* Préparation et suivi des astreintes hebdomadaires assurées par la Ville de Maxéville et la Métropole du Grand Nancy,
* Maîtriser les techniques de classement et d'archivage des dossiers et de dématérialisation des actes administratifs,
* Participer à la conception, gérer et suivre le budget de la Direction Générale des Services,
* Coordonner et gérer des moyens généraux (véhicules de service affectés à l'hôtel de Ville, mise à disposition de matériel bureautique, contrat d'affranchissement et frais postaux, mobilier de bureau,...),
* Réaliser et mettre en forme de travaux bureautiques,

Missions secondaires :
* Contacts directs avec M. le Maire, les élus, les services, les partenaires publics et privés, et les usagers,
* Organisation, gestion et planification de l'agenda, des réunions et des déplacements de M. le Maire,
* Gestion des invitations destinées aux élus,
* Préparation logistique et administrative du Bureau Municipal (calendrier des astreintes des élus, des représentations de M. le Maire, Mariages,...),
* Accueil téléphonique et physique du secrétariat de M. le Maire.

Profil recherché

* Appliquer les règles de déontologie, de discrétion et de confidentialité,
* Qualités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles,
* Travailler, partager et échanger en équipe,
* Connaître les règles et procédures de transmission des informations à l'écrit et à l'oral,
* Capacité à suivre l'évolution des textes officiels et à rechercher l'information,
* Gérer les situations de stress,
* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, ...).

Contraintes du poste :
* Adapter ses horaires en fonction du Conseil Municipal en soirée,
* Assurer la continuité du service pendant les périodes de congés en lien notamment avec le cabinet du Maire.

Régime indemnitaire
13ème mois
Participation employeur assurance maintien de salaire
Participation employeur mutuelle (MNT)
Chèques déjeuner

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 01/07/2025

Assistante / Assistant de direction

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