Responsable du service des Affaires Générales (H/F)

TN France; Yerres; Sur place; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public dynamique recherche un Responsable des Affaires Générales pour diriger une équipe dédiée à l'accueil et à la gestion des services administratifs. Ce poste clé implique la supervision des activités liées à l'état civil, aux élections et au recensement de la population. Le candidat idéal aura une solide expérience en gestion d'équipe et une connaissance approfondie des réglementations administratives. Ce rôle offre l'opportunité de contribuer à l'amélioration continue des services rendus à la population dans un environnement collaboratif et en constante évolution.

Prestations

Rémunération statutaire

Régime indemnitaire

Prime annuelle

Participation à la protection sociale complémentaire

Qualifications

• Capacité à manager une équipe et à s'organiser efficacement.
• Connaissance approfondie des réglementations administratives.

Responsabilités

• Pilotage et coordination des activités des affaires générales.
• Encadrement des dossiers d'état civil et gestion des élections.

Connaissances

Management d'équipe

Connaissance de l'état civil

Droit électoral

Droit funéraire

Qualités rédactionnelles

Relationnel

Formation

Formation supérieure

Outils

Logiciels métiers Arpeges (Melodie, Adagio, Requiem, Maestro)

Outils informatiques (traitement de texte)

Description du poste

Responsable du service des Affaires Générales (H/F), Yerres

Sous l’autorité du Directeur Général Adjoint des Services, le responsable des Affaires Générales pilote, encadre et coordonne l'ensemble des activités des secteurs suivants : accueil de l'Hôtel de Ville, état civil, élections, recensement de la population, affaires militaires, affaires générales et cimetière, bureau de poste annexe.

Le service est composé d’une équipe de dix agents : un responsable, une adjointe, un agent d’accueil, cinq agents guichet Affaires Générales et deux agents à la poste annexe.

Etat Civil - Formalités administratives :

Veille réglementaire en matière d'état-civil et de formalités administratives : suivi des textes règlementaires en matière d'état civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale...), diffusion du contenu auprès des collègues du service, mise à jour des procédures.

Participation à la définition, optimisation et mise en œuvre des orientations du service Etat Civil.

Encadrement et suivi des dossiers relatifs à l'Etat Civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, mentions, auditions ...)

Encadrement et suivi des demandes de cartes d'identité, passeports, attestations d'accueil, affaires militaires...

Pilotage et coordination de la gestion de la liste électorale : inscription, radiation, mutation, préparation des réunions des commissions de révision des listes, rédaction des comptes rendus, clôture de la liste électorale...

Préparation et organisation des scrutins électoraux : suivi des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale...), gestion du matériel nécessaire au scrutin, recrutement du personnel nécessaire les jours de scrutin...

Recensement de la population :

En étroite collaboration avec l'INSEE, veille à la nomination d’un coordinateur communal en charge de piloter les opérations de collecte (vérification des adresses, recrutement et encadrement des agents recenseurs, suivi de la collecte, établissement des rémunérations ...).

Accueil de l'Hôtel de Ville :

Elaboration des procédures et veille à la qualité de l'accueil de l'Hôtel de Ville.

Cimetière :

Suivi de l'évolution de la législation funéraire et du droit de la famille.

Veille sur l’occupation du cimetière et la disponibilité continue de concessions.

Pilotage de l'activité du service :

Organisation des plannings et des activités.

Participation à la recherche d'amélioration continue de la qualité du service rendu à la population Développement des outils de suivi d'activités (tableaux de bord, statistiques).

Mise à jour des procédures et accompagnement des agents dans l'application des nouvelles réglementations.

Elaboration et suivi du budget du secteur.

Contraintes particulières du poste :

Amplitude du temps de travail (du lundi au samedi),

Mariage le samedi après-midi.

De formation supérieure, vous avez les capacités à manager une équipes et à vous organiser dans votre travail.

Vous possédez les connaissances de la réglementation en matière d'état-civil, de droit électoral et de droit funéraire ainsi que de l'organisation générale des services de l'administration.

Vous maîtrisez l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers Arpeges : Melodie, Adagio, Requiem, Maestro).

Vous êtes en mesure de vous adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques.

Vous possédez une solide expérience de l'accueil du public.

Vous savez appliquer les procédures administratives et en assurer le suivi.

Vous êtes doté de qualités rédactionnelles et relationnelles et devrez établir des relations de travail avec les différentes administrations : Tribunal de Grande Instance, Préfecture, Sous-Préfecture.

Vous aurez la délégation de signature et assurerez les fonctions d'Officier de l'Etat Civil délégué.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle - Ville adhérente au CNAS. Participation de la Collectivité à la protection sociale complémentaire.