Référent archives municipales

TN France; Hauts-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique recherche un référent Archives Municipales pour mettre en œuvre une politique d’archivage efficace. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des documents et données numériques, tout en garantissant leur conformité légale. Vous travaillerez en étroite collaboration avec divers services pour développer des outils de suivi et assurer un classement optimal des archives. Ce poste vous offre l'opportunité de contribuer à l'amélioration des pratiques archivistiques et de travailler au sein d'une équipe engagée. Si vous êtes organisé, rigoureux et passionné par l'archivage, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Appartenir au grade de rédacteur territorial.
• Diplôme BAC à BAC +2 requis.

Responsabilités

• Créer et gérer des outils de suivi des documents à archiver.
• Organiser le classement et le stockage des documents administratifs.
• Répondre aux demandes des agents et assurer la délivrance des documents.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale

Connaissances informatiques (Excel, Word)

Savoir travailler en équipe

Connaissances en archivage et classement

Formation

BAC à BAC +2

Outils

Excel

Word

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur, Animateur

Métier(s) : Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du responsable de l’administration générale, le référent Archives Municipales propose et assure la mise en œuvre d’une politique d’archivage des documents et données numériques de la collectivité, répondant aux exigences législatives et adaptée aux besoins des services. Il propose des outils de suivi pertinents et met en œuvre une organisation et un conditionnement de documents administratifs de la commune, et effectue des travaux de classement, conformément à la réglementation de conservation. Le référent des archives assure également la partie technique du poste tel que le magasinage et logistique liés au classement et au stockage des documents. Il travaillera en lien avec l’archiviste du centre de gestion.

Missions / conditions d'exercice

1. Créer des outils de suivi et d’identification des documents administratifs à archiver
2. Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage
3. Concevoir et mettre en œuvre les procédures et actions d’archivage (codification des documents (par numéro) /tableau de bord)
4. Définir, avec les services, les documents et données à archiver
5. Gérer les espaces de stockage et les conditions de conservation
6. Organiser le classement, conditionnement, magasinage et stockage des documents administratifs papiers dans l’espace réservé à cet effet, en mairie
7. Accueillir et répondre aux sollicitations des agents ou cadres des services, utilisateurs externes, assurer la délivrance des documents et surveillance des espaces de stockage
8. Récupérer les documents à éliminer, à déposer ou à verser aux archives départementales auprès des services demandeurs et assurer la destruction de documents selon un référentiel et conformément aux directives réglementaires
9. Participer aux réunions de service, groupes de travail et proposer des actions d’amélioration
10. Etudier la possibilité de mise en place d’un système de gestion informatisée des archives en lien avec la Direction informatique

Profils recherchés

Environnement social du poste

• Travail en équipe
• Travail en contact direct avec le public

Partenaires internes : les services de la collectivité

Partenaires externes : les archives départementales de l’Oise, le centre de gestion de l’Oise

Requis pour le poste

Diplôme(s)/concours : appartenir au grade de rédacteur territorial

Formations, qualifications et habilitations obligatoires : BAC à BAC +2

Compétences

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
• Connaissances informatiques notamment excel et word pour le suivi des archives
• Savoir travailler en équipe
• Connaissances en matière d’archivage, de classement et d’accès aux données personnelles

Savoir-faire

• Savoir classer les documents par ordre alphabétique
• Savoir mettre en place une numérotation, codification de documents
• Savoir créer un tableau excel avec liste déroulante
• Savoir lire et rédiger d’un niveau satisfaisant
• Savoir créer un tableau excel afin d’assurer le suivi des archives
• Savoir traiter des mails en y apportant une réponse appropriée
• Avoir de la méthode et connaître les techniques de déplacements et manipulations
• Savoir mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole

Savoir-être

• Etre organisé, rigoureux, consciencieux
• Avoir le sens du relationnel
• Etre force de propositions dans l’amélioration des pratiques
• Avoir le sens de l’organisation et de l’observation
• Etre autonome
• Etre responsable