Site & Management Assistant - Apprentice

H-E Parts; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Paris recherche un assistant administratif pour soutenir le bon fonctionnement du site. Vous serez responsable de la gestion administrative, de l'accueil des nouveaux collaborateurs et de la coordination d'événements internes. Ce rôle nécessite une formation en administration, gestion ou communication, ainsi que des compétences en MS Office et d'excellentes capacités relationnelles.

Qualifications

• Prépare une formation Bac +2 à Bac +3 dans l'administration, gestion ou communication.
• Une première expérience en gestion des organisations ou communication est un plus.

Responsabilités

• Mise à jour des documents administratifs internes et gestion des salles de réunion.
• Organisation et coordination d’événements internes et suivi des demandes de visas.

Connaissances

Aisance rédactionnelle

Sens de l’organisation

Excellentes capacités relationnelles

Curiosité

Formation

Bac +2 à Bac +3

Outils

MS Office

Description du poste

Location:

Drancy, Paris, France

Job ID:

R0080891

Date Posted:

2025-04-04

Company Name:

HITACHI ASTEMO FRANCE S.A.S.

Profession (Job Category):

Administration & Facilities

Job Schedule:

Full time

Remote:

No

Job Description:

Sous la supervision du responsable Site Management, vous contribuez au bon fonctionnement du site et à la fluidité de la vie d’entreprise, en assurant des missions variées mêlant administration, communication interne et événementiel.

Missions

Administration & Support opérationnel

• Mise à jour régulière des documents administratifs internes.

• Gestion des salles de réunion (réservation, préparation logistique).

• Suivi des demandes d’achats et des commandes (saisie, relance, réception).

• Contrôle des notes de frais.

• Gestion des stocks de fournitures et consommables.

• Gestion des badges pour les prestataires.

Facilitation & Accueil

• Organisation logistique de l’accueil des nouveaux collaborateurs : poste de travail, équipements, accès aux outils (Egencia, Notilus, Ivalua…), cartes de visite, etc.

• Suivi des demandes de visas pour les collaborateurs concernés.

• Assistance de 1er niveau sur les outils internes (Egencia, Notilus, Ivalua…).

Communication & Événementiel

• Participation active à la mise à jour des supports d’affichage et d’information sur site.

• Contribution à la création de contenus pour la communication interne (newsletters, affiches, présentations, emailings...).

• Organisation et coordination d’événements internes (réunions d’équipe, moments de convivialité, événements RH ou QVT, visites site...).

• Appui à la diffusion d’informations clés auprès des équipes (logistique, planning, consignes...).

Profil recherché

Formation :

• Vous préparez une formation Bac +2 à Bac +3, idéalement dans les domaines de l’administration, de la gestion ou de la communication.

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils MS Office (Excel, Word, PowerPoint).

• Aisance rédactionnelle.

• Une première expérience en gestion des organisations ou en communication est un plus.

Qualités personnelles :

• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.

• Excellentes capacités relationnelles.

• Goût pour le travail en équipe et le contact humain.

• Réactivité et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

• Curiosité et envie d’apprendre dans un environnement dynamique.