Secrétaire-Assistant à la Direction de participations Transports et au Pôle Audit et Comptabili[...]

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère de l'Économie recherche un(e) secrétaire-assistant(e) pour assurer le secrétariat de la Direction de participations Transports. Le candidat idéal doit avoir des compétences en bureautique, savoir gérer les priorités et assurer la confidentialité. Ce poste implique également un travail en binôme et offre la possibilité de télétravail un jour par semaine.

Prestations

Télétravail 1 jour par semaine

Qualifications

• Rigueur dans le suivi des dossiers et sens de la confidentialité.
• Compétences rédactionnelles et organisationnelles requises.

Responsabilités

• Gestion des agendas, prise et organisation des rendez-vous.
• Accueil téléphonique et des visiteurs, gestion du courrier.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Communication

Autonomie

Rigueur

Formation

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Outils

Outlook

Word

Excel

Description du poste

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de participations Transports, le / la titulaire du poste assure le secrétariat de la Direction de participations Transports et celui du Pôle Audit et Comptabilité.

A ce titre, il / elle est notamment en charge de :

• l'accueil téléphonique ;
• la gestion des agendas, prise et organisation des rendez-vous et réunions ;
• l'accueil des visiteurs ;
• la gestion des déplacements (notamment pour participer aux fréquentes instances de gouvernance) ;
• la gestion du courrier ;
• la gestion et le suivi des notes produites par la Direction de participations Transports et le Pôle Audit et Comptabilité ;
• la préparation des dossiers pour les échéances de gouvernance ;
• l'archivage des dossiers de la Direction de participations Transports et du Pôle Audit et Comptabilité.

Le / La titulaire du poste exerce ses fonctions en binôme avec la secrétaire-assistante de la Direction de participations Services et Finance. Cela signifie notamment que, lors des congés (ou toute autre absence) de celle-ci, le titulaire du poste assure obligatoirement l’intérim et vice-versa. Les secrétaires-assistantes qui travaillent en binôme ne peuvent pas, par ailleurs, télétravailler le même jour.

Chaque agent de l’APE doit partager les valeurs qui l’animent : l’engagement, l’exigence, l’intérêt général et le dialogue.

Conditions d'exercice particulières

Possibilité de télétravailler 1 jour par semaine.

Durée minimale dans le poste : 3 ans.

Description du profil recherché

Le poste requiert des compétences nécessaires pour la tenue du secrétariat (rigueur dans le suivi des dossiers, fiabilité, sens de la confidentialité, capacité à gérer les priorités, méthode, organisation, classement, réactivité, aisance relationnelle,..), ainsi que des compétences rédactionnelles et la maîtrise des outils bureautiques (Outlook, World, Excel) nécessaires pour la production et lesuivi des dossiers en propre.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

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