Secrétaire - Adjoint administratif - H/F

Établissement public de santé Barthélemy Durand; Sainte-Geneviève-des-Bois; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Établissement public de santé Barthélemy Durand recherche un Secrétaire - Adjoint administratif pour rejoindre son équipe. Le poste implique l'organisation et la gestion des informations administratives, avec un accent sur la polyvalence et la rigueur. Les candidats doivent posséder une formation en secrétariat et maîtriser les outils bureautiques.

Qualifications

• Formation ou qualification en secrétariat.
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Confidentialité et réserve professionnelle.

Responsabilités

• Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations.
• Gestion quotidienne du secrétariat.
• Préparation et vérification des dossiers administratifs.

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques

Maitrise des techniques de secrétariat

Adaptabilité

Rigueur

Formation

Agent administratif, secrétariat

Outils

Logifsi

Description du poste

Secrétaire - Adjoint administratif - H/F

Il y a 1 jour, faites partie des 25 premiers candidats.

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L'Etablissement Public de Santé Barthélemy Durand, un hôpital de référence en psychiatrie et santé mentale parmi les plus importants de France, compte 1781 professionnels et couvre 84% de l'Essonne. Il offre une gamme diversifiée de soins pour tous les âges : périnatalité, parentalité, détection précoce de maladies chez les adolescents et jeunes adultes, thérapie familiale, prévention des hospitalisations des personnes âgées. La prise en charge est principalement ambulatoire (80%), avec 70 points d'accès (consultations, hôpitaux de jour, etc.).

Il a obtenu la certification HAS V2020 avec la mention « haute qualité des soins ».

Pour plus d’informations : https://www.eps-barthelemy-durand.fr

Le Poste

Liaisons hiérarchiques :

• Directrice des instituts de formation
• Adjointe à la directrice

Liaisons fonctionnelles :

• Cadres de santé
• Documentalistes
• Secrétaires
• Tous partenaires internes et externes

MISSIONS DU POSTE

• Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations des instituts de formation et du centre de documentation.
• Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, documentaire et financier en interne et en externe, en relation étroite avec la direction des instituts.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Gestion quotidienne du secrétariat.
• Organisation et participation aux épreuves de sélection des instituts.
• Organisation et coordination des journées de pré-rentrée, portes ouvertes.
• Gestion des références d’une promotion, financements, frais de déplacement, indemnités de stage, commandes d’intervenants, vacations, bordereaux, suivi des dossiers.
• Préparation et vérification des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et élèves.
• Elaboration de tableaux de suivi des aides financières.
• Communication des relevés de présence aux partenaires.
• Préparation des documents pour les commissions et instances.
• Polyvalence dans la gestion du secrétariat des autres promotions et du centre de documentation en absence des collègues.
• Participation aux instances telles que ICOGI, vie étudiante, conseil technique, instances disciplinaires.
• Recherche de financements (taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers.
• Mise à jour des enquêtes (Conseil Régional, ARS, DRJSCS, etc.).
• Collecte de données statistiques pour bilans et rapports d’activité.
• Implication dans la démarche qualité (procédures, protocoles, instructions).
• Suivi budgétaire, dépenses, gestion des stocks, commandes, équipements.
• Relais informatique pour le système d’information et gestion du site internet et intranet.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

• Accueil des étudiants, élèves, intervenants.
• Information aux étudiants et élèves.
• Organisation du classement et archivage, utilisation du réseau.
• Respect du secret professionnel et de l’obligation de réserve dans la communication d’informations.

Profil Recherché

Compétences requises :

• Formation ou qualification : Agent administratif, secrétariat.
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Maitrise des techniques de secrétariat.
• Utilisation du logiciel Logifsi.

Qualités requises :

• Adaptabilité, réactivité, créativité, sens de l’organisation, rigueur.
• Disponibilité, bonnes relations humaines, polyvalence.
• Confidentialité et réserve professionnelle.

Autres : Participer aux formations pour évoluer dans le poste (informatique, accueil, communication).

Niveau hiérarchique

• Premier emploi

Type d’emploi

• Autre

Secteurs

• Hôpitaux et services de santé