Assistant(e) Administratif(ve) Environnements de Travail – Marseille – CDI – Pernod Ricard France

Pernod Ricard España SA; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un coordinateur pour améliorer les environnements de travail. Ce poste clé implique la gestion de l'approvisionnement, la coordination avec les équipes internes et externes, ainsi que le suivi des budgets. Vous serez responsable de garantir que tout fonctionne parfaitement, des open-spaces aux sites de réception. Si vous êtes organisé, autonome et aimez trouver des solutions, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée où votre impact sera visible chaque jour.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais.
• Aisance avec les outils informatiques et de gestion.

Responsabilités

• Coordination des interventions pour assurer le bon fonctionnement des sites.
• Suivi des budgets et des commandes pour les sites.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion de services

Utilisation d'Excel

Formation

Expérience en gestion administrative

Outils

Logiciels de gestion

Bureautique

Description du poste

Améliorer le quotidien de nos environnements de travail !

Ce poste ne consiste pas à “faire de l’administratif” enfermé(e) dans un bureau.

Il s’agit de faire en sorte que tout fonctionne : les open-space, les sites de réception de nos clients professionnels et même le centre de vacances de nos salariés.

Votre mission : que les lumières s’allument, que les prestataires interviennent au bon moment, que les coûts soient maîtrisés, que les équipes aient ce qu’il leur faut pour bien travailler.

Vous serez le maillon essentiel dans la gestion de l’environnement de travail du siège à Marseille et de nos sites partout en France.

Ce que vous ferez, très concrètement :

• Vous commanderez ce dont les sites ont besoin pour travailler

Ménage, sécurité, réparations, fournitures, électricité… Vous suivrez les demandes des sites, vous saisirez les commandes dans nos outils, vous vérifierez les devis, vous relancerez les fournisseurs. Vous tiendrez les délais, les budgets et les documents à jour.

• Vous suivrez l’état des lieux

Chaque mois, vous regarderez ce qui a été commandé, livré, facturé. Vous mettrez à jour les fichiers pour vérifier que l’on reste dans les budgets. Et vous préparerez les points trimestriels avec le contrôle de gestion.

• Vous veillerez à la sécurité des interventions

Avant qu’un prestataire intervienne (nettoyage, travaux…), un plan de prévention doit être signé. C’est vous qui l’organiserez et qui vous assurerez que tout est en règle.

• Vous serez le relais entre les sites et le siège

Quand un interlocuteur d’un site aura besoin d’un soutien, vous serez là. Vous ne gérerez pas les bâtiments directement, mais vous coordonnerez les interventions à distance pour que tout se passe bien.

• Vous contribuerez à notre démarche RSE

Suivi des consommations d’eau, d’électricité, déclarations liées au développement durable, factures d’entreprises d’insertion… Vous collecterez, classerez et partagerez les bonnes informations avec le service en charge du pilotage des énergies.

• Vous gérerez nos 250 lieux de stockage

Nos commerciaux stockent leur matériel dans des box. Vous suivez les baux, les déménagements, les coûts. Vous proposez des optimisations (fusion de box, changement de lieu…). Vous maintiendrez ce système fluide et efficace.

Pourquoi est-ce un poste qui a du sens ?

Parce qu’un bon environnement de travail, cela exige de la coordination, du suivi, de l’anticipation.

C’est « penser à tout », pour que tout fonctionne, c’est vérifier que le prestataire est passé à l’heure et a été bien reçu, c’est s’assurer que le café est toujours bon à la machine. C’est gérer les budgets sans gaspiller, optimiser les contrats, être rigoureux(se) et convivial(e) avec tout le monde.

Votre impact sera visible. Tous les jours.

Ce qu’on attend de vous

Une expérience dans un poste administratif ou en gestion de services généraux est un plus, mais pas indispensable.

Voici ce qui compte avant tout :

Vous êtes très bien organisé(e), vous aimez que tout soit carré.

Vous êtes à l’aise avec Excel, la bureautique et les logiciels de gestion.

Vous avez un bon sens pratique : quand il y a un problème, vous trouvez une solution.

Vous communiquez facilement, par téléphone comme par écrit.

Vous êtes autonome, fiable, curieux(se) et rigoureux(se).

Vous travaillerez avec…

• Les équipes internes (personnel des sites, comptables, RH, RSE).
• Des entreprises externes (nettoyage, maintenance, bailleurs, fournisseurs…).
• Un manager direct disponible et impliqué.

Nous avons hâte de découvrir votre candidature !