Assistant de direction, administratif, financier et comptable H/F

IRD; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de recherche public innovant cherche un professionnel pour soutenir ses activités administratives. Ce rôle implique la gestion des missions, le suivi des budgets, et la coordination d'événements internationaux. Vous travaillerez dans un environnement multiculturel, en étroite collaboration avec des partenaires du Sud, pour contribuer à des projets qui répondent aux défis globaux. Si vous êtes organisé, rigoureux et passionné par le développement durable, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe dynamique et faites la différence dans le monde de la recherche et de l'innovation.

Qualifications

• Expérience dans le suivi d'activité d'une direction et gestion administrative.
• Maîtrise des outils de gestion et de bureautique, avec un intérêt pour la recherche.

Responsabilités

• Contribuer aux activités de deux directions, assurer le suivi administratif.
• Gérer les déplacements et l'agenda du directeur de la mission.

Connaissances

Suivi d'activité

Gestion administrative

Gestion financière

Outils de gestion administrative

Bureautique

Langues étrangères (anglais)

Environnement de la recherche

Travail en équipe

Adaptabilité

Formation

Niveau 5 ou 6 en administration

Niveau 5 ou 6 en gestion

Niveau 5 ou 6 en finance

Niveau 5 ou 6 en comptabilité

Outils

Outils de gestion administrative

Outils de bureautique

Description du poste

L'IRD est une organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s'engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et dans les Outre-mer français.

Acteur de l'agenda international pour le développement, ses priorités s'inscrivent dans la mise en oeuvre des Objectifs de développement durable (ODD).

Ensemble, scientifiques et partenaires de l'Institut proposent des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face. Cette relation gagnante-gagnante fait de la science et de l'innovation des leviers majeurs du développement.

L'Institut est placé sous la double tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et de celui chargé des Affaires Étrangères.

Responsabilités

Sous l'autorité des directrice.eurs de la MEC et de la DRIE, vous contribuez aux activités de deux directions différentes. Vous assurez le relais et le suivi des demandes adressées par votre hiérarchie.

Pour la MEC :

1. Accompagner les activités du directeur de la mission,
2. Assurer l'instruction de dossiers spécifiques à la demande du directeur,
3. Gérer les déplacements du directeur de la mission et son agenda,
4. Suivre la gestion administrative et financière de la MEC (actes de gestion, bons de commandes, comptes fournisseur, suivi et clôture budgétaire, carte achat...),
5. Anticiper et préparer toutes les réunions et les rendez-vous liés aux activités de la mission,
6. Assurer le secrétariat (compte-rendu) de certaines réunions du directeur et de la mission,
7. Assurer la gestion des déplacements des experts externes (ordres de mission, faciliter leurs démarches administratives, suivi remboursements...),
8. En relation étroite avec les chargé.es de mission de la MEC, contribuer à l'organisation d'événements internationaux dans le cadre des expertises,
9. Contrôler la réglementation applicable et faciliter les démarches administratives de la MEC,
10. Contribuer au bon fonctionnement de la MEC dans toutes ses composantes et pour toutes ses activités.

Pour la DRIE :

1. Pilotage administratif des activités de la DRIE (finances, RH, partenariat) et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting),
2. Contribuer à l'élaboration du budget et des budgets rectificatifs en animer l'utilisation et de faire un suivi opérationnel,
3. Participer à l'élaboration du processus de dialogue budgétaire,
4. Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et aux représentations,
5. Gérer les déplacements des partenaires sud en appui aux représentations,
6. Assister la hiérarchie, les 3 services et le réseau des représentants qui constituent le DRIE dans les champs financiers,
7. Participer à la préparation des contrats, accords-cadres et de partenariats portés par le DRIE,
8. Proposer et coordonner les événements du DRIE - organisation des J'IRD, événements des représentations.

Compétences requises

1. Expérience du suivi d'activité d'une direction,
2. Maîtrise de la gestion administrative, financière et comptable d'une direction,
3. Connaître des outils de gestion administrative,
4. Maitriser les outils de bureautique,
5. Maîtrise de langues étrangères appréciée, l'anglais en particulier,
6. Avoir des notions de l'environnement de la recherche en France,
7. Avoir un intérêt pour les problématiques liées aux pays du Sud,
8. Savoir travailler dans un environnement multiculturel.

De formation de niveau 5 ou 6 en administration, gestion, finance ou comptabilité, vous êtes organisé et rigoureux avec un goût pour le travail d'équipe. Vous savez faire preuve d'anticipation, de réactivité et travailler en toute autonomie. Enfin, doté d'une ouverture d'esprit, vous savez vous adapter aisément à un nouvel environnement grâce à vos capacités d'écoute.