Assistante administrative (H/F/D)

TN France; Vélizy-Villacoublay; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche une assistante administrative pour rejoindre son équipe à Vélizy-Villacoublay. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des nouvelles arrivées, du suivi des heures des collaborateurs, et de la communication avec divers services. Si vous avez au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire et que vous maîtrisez le Pack Office, cette opportunité est faite pour vous. Vous évoluerez dans un environnement multiculturel où vos qualités relationnelles et votre autonomie seront essentielles. Rejoignez une équipe où votre contribution fera une réelle différence.

Qualifications

• Au moins deux ans d'expérience en tant qu'assistante administrative.
• Maîtrise du Pack Office et connaissance de SAP souhaitée.

Responsabilités

• Préparer les nouvelles arrivées et gérer les ordres de missions.
• Suivre les heures des collaborateurs et contrôler leur cohérence sous SAP.
• Gérer les notes de frais et communiquer avec les services concernés.

Connaissances

Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

SAP

Autonomie

Polyvalence

Communication

Adaptabilité

Description du poste

Assistante administrative (H/F/D), Vélizy-Villacoublay

GIF Emploi

Point Z recherche pour l'un de ses clients une Assistante administrative.

Gestion Administrative :

• Préparer les nouvelles arrivées : demande de création de badge, de compte informatique, accueil, formation administrative aux logiciels.
• Gérer, créer et suivre les ordres de missions.
• Suivre les heures des collaborateurs du département, contrôler leur cohérence (productives, improductives, absences) sous SAP en coordination avec l’équipe.
• Expliquer les écarts mensuels au contrôle.
• Gérer les notes de frais et vérifier leur état.
• Envoyer les demandes d'achats pour les collaborateurs en rang indirect et intérim, au service concerné.
• Mettre à jour le planning de charge ainsi que le tableau des entrées.
• Participer à la création de la newsletter.
• Communiquer aux Services Paie, ADV, Controlling et Comptabilité les informations les concernant (ex. : transfert, changement analytique, absences, congés).
• Veiller à la conformité des demandes des collaborateurs par rapport aux règles de l’entreprise et aux processus.
• Transférer les informations sociales de l’entreprise et expliquer les outils internes.

Profil recherché :

• Vous avez au moins deux ans d’expérience sur un poste similaire.
• Vous maîtrisez le Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). La maîtrise de SAP serait un plus.
• Vous êtes autonome, polyvalent, et avez une grande capacité d’adaptation.
• Vous avez d’excellentes qualités de communication et la capacité de travailler dans un contexte multiculturel.
• Vous avez le sens du relationnel et maintenez un fort lien avec les collaborateurs.