Assistante.e Administratif CDD 1 mois éventuellement renouvelable

L’école STRATE forme des designers qualifiés grâce à un programme novateur combinant formation artistique et technique, sciences humaines, entrepreneuriat et bases éthiques solides. Grâce à la qualité de son enseignement, à sa méthodologie d’enseignement par projet et à son département de recherche, Strate est reconnue comme l’un des meilleurs établissements privés de design en France.

DESCRIPTION:

L’assistant.e administratif est chargé.e de l’accueil téléphonique et du public, la gestion du courrier, les reporting, les conventions de stage, les aspects administratifs des échanges internationaux et de la saisie des absences et retards des étudiants sur l’outil pressenti. Un métier qui exige méthode et polyvalence.

Il/Elle est en lien direct avec la direction, le corps enseignant ainsi que les étudiant.e.s.

Gestion administrative et matérielle des études - File Maker *

Interlocuteur.rice privilégié de l’école

1. Accueil physique : étudiants, intervenants, visiteurs
2. Gestion du standard : transmission des appels et messages aux bon.ne.s interlocutrices.teurs
3. Arrivée/départ courrier par la poste (machine à affranchir)
4. Réception des livraisons/accueil des coursiers
5. Chargée de garantir l'application du règlement intérieur, des consignes de sécurité, des règles de vie collective par tou.te.s les acteurs.trices de Strate
6. Détection et relais auprès de l’équipe Campus en cas de problème logistique (porte fermée, manque de matériel en salle, etc.)
7. Mise à disposition de petit matériel aux intervenant.e.s : feutres, paperboard, brosses tableau

Les enjeux pédagogiques

1. Suivi de la ponctualité et de l'assiduité des étudiant.e.s en physique pour instruction dans Hyperplanning : reporting quotidien, hebdomadaire et mensuel
2. Edition et envoi des avertissements en cas d'absentéisme et de non ponctualité
3. Entretiens avec les étudiant.e.s en cas de besoin de partage de difficultés
4. Relance intervenant appel non fait
5. Signalement des intervenant.e.s en retard/abs aux assistantes pédagogiques
6. Préparation et édition des documents de scolarité (certificats) au moment des rentrées
7. Gestion email info@strate.design
8. Enquêtes académiques : SISE et Diplômé.e.s de l’année écoulée

Pour les étudiants

1. Saisie et suivi des dossiers des étudiants
2. Réception et classement des pièces administratives

Pour les enseignants

1. Saisie et suivi des dossiers des enseignants
2. Réception et classement des pièces administratives

Divers

1. Prend régulièrement en charge l’accueil téléphonique et du public
2. Réalise régulièrement des entretiens d'orientation
3. Commande de fournitures de bureaux pour l’équipe pédagogique

ENJEUX DU POSTE

Accueil

1. Anneau de liaison permettant l’articulation et la transmission des informations entre divers services
2. Anticiper et mettre en place les moyens matériels pour le bon déroulement des cours
3. Répond au téléphone et transmet les appels si besoin
4. Accueil du public, filtre les entrées
5. Réceptionne les courriers

Administratif

1. Reporting compta
2. Envoi des bulletins
3. Envoi des courriers
4. Transmets les certificats de scolarité aux étudiants
5. Transmets les cartes étudiants et prépare la rentrée administrative
6. Saisie des absences et retards des étudiants sur HP
7. Saisie des courriers

Partenariats

1. Gestion des dossiers administratifs
2. Facturation et relance

Stage

1. Gestion des conventions
2. Relation avec les tuteurs

Echanges Internationaux

1. En relation directe avec la responsable des échanges internationaux à Paris
2. Suivi administratif avec les organisations : Erasmus, Echange universitaire …
3. Suivi administratif des dossiers étudiants sur les échanges
4. Relation avec les partenaires internationaux

RITUELS JOURNALIER

1. Accueil physique = horaires ouverture accueil 8h30 -12h00 à 13h30-17h30 (16h30 vendredi)
2. Standard téléphonique = horaires ouverture standard 8h30 -12h00 et 13h30 -17h30 (16h30 vendredi)
3. Traitement message répondeur tous les matins 8h30
4. Cherche et distribue le courrier dans les services de 13h à 13h30
5. Affranchir le courrier à envoyer au fur et à mesure (départ courrier 15h30)
6. Suivi instruction, absence/retard hyperplanning 8h30 à 12H00
7. Mettre à disposition des intervenants des feutres, brosses paperboard

HEBDO - DIRECTION

Où : en présentiel

Durée : 30 minutes

Participants : Guillaume Lom PUECH

ODJ : à définir

LIVRABLES

1. Reporting comptabilité
2. Dossiers administratifs
3. Bulletins, reprographie
4. Conventions de stage
5. Commande du petit matériel
6. Enquêtes Académique, SISE et Enquête diplômes fin d’année
7. Tableau de suivi des stages étudiants
8. Tableau de Suivi des échanges étudiants

COMPETENCES

Techniques :

1. FileMaker
2. Suite Office
3. Outil Google
4. Excel

Savoir-être :

1. Ecoute
2. Réactivité
3. Communication
4. Rédaction
5. Sens du service et de la collaboration
6. Rigueur
7. Dimension relationnelle
8. Très bon niveau à l’écrit : syntaxe, orthographe, grammaire
9. Bon niveau professionnel en anglais

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

1. Expérience dans l’école, une entreprise et dans le milieu de la création
2. Expérience sur un poste d’organisation administratif

NIVEAU D’ETUDE

Bac +2

LANGUES

Anglais professionnel

Français : maîtrise parfaite, bon niveau d'orthographe

Rémunération

2000 euros brut / mois