Assistant de Gestion - Office Manager

JR France; Palaiseau; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante dans le secteur culturel recherche un Assistant de Gestion - Office Manager. Vous jouerez un rôle clé en supportant les opérations, la comptabilité et les ressources humaines. Ce poste nécessite organisation, rigueur et un bon relationnel. Télétravail possible après intégration.

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative, comptable ou RH dans une PME.
• Maîtrise parfaite de l’orthographe et de la rédaction administrative.

Responsabilités

• Assistance comptable et gestion de la transmission comptable.
• Point de contact pour la paie externalisée et gestion des contrats.
• Gestion du courrier et des fournitures.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication

Initiative

Formation

Expérience en gestion administrative

Outils

Pennylane

Google Workspace

Description du poste

Assistant de Gestion - Office Manager, Île-de-France

À propos d’Histovery
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- Les Expositions Augmentées, qui combinent scénographie physique et Réalité Augmentée, voyageant sur plusieurs continents.
Plus d’informations sur nos sites web.

Responsabilités

Vous recherchez un poste polyvalent et à fort impact dans une structure en croissance ? En tant qu’Assistant·e de Gestion PME-PMI / Office Manager chez Histovery, vous jouerez un rôle clé, en lien direct avec tous les pôles de l’entreprise. Sous la responsabilité de la Directrice des Opérations, vous intervenez sur diverses missions nécessitant autonomie, rigueur et sens du prioritaire. Votre esprit d’initiative, organisation et relationnel bienveillant seront essentiels pour réussir dans ce poste. Le poste est à pourvoir rapidement pour assurer la transition avec la collaboratrice actuelle. La maîtrise de l’anglais est requise. La rémunération sera adaptée à votre expérience. Après la période d’intégration, le télétravail est possible un jour par semaine.

Principales missions

1. Assistance comptable
   - Collaboration avec notre cabinet comptable pour assurer la fiabilité de la gestion financière.
   - Pré-comptabilité, facturation, suivi des paiements, relances clients.
   - Optimisation et automatisation des processus liés à la comptabilité.
2. Gestion de la transmission comptable
   - Transmission mensuelle des pièces via Pennylane.
   - Contrôle de l’exhaustivité, gestion des pièces manquantes, suivi des notes de frais.
3. Paiements fournisseurs et notes de frais
4. Assistance RH
   - Point de contact pour la paie externalisée : transmission des variables, validation, questions, onboarding/offboarding.
   - Commande de titres restaurant, gestion des contrats, intégration des nouveaux collaborateurs.
   - Suivi des processus RH, mise en place de formations et du CSE.
5. Office management
   - Gestion du courrier, contacts téléphoniques, entretien des locaux, relations fournisseurs.
   - Gestion des fournitures, archivage administratif.

Profil recherché

Ce poste est idéal si vous êtes organisé·e, rigoureux·se, avec une expérience confirmée en gestion administrative, comptable ou RH dans une PME. Vous maîtrisez les outils digitaux (Pennylane, Google Workspace) et appréciez l’automatisation. Vous avez un bon relationnel, une communication claire et bienveillante, êtes curieux·se, force de proposition, et motivé·e par la croissance d’une entreprise. La maîtrise parfaite de l’orthographe et de la rédaction administrative est indispensable.