Assistant.e administratif.ve certification des organismes et conventionnement (Erasmus+ et CES)

Agence du Service Civique (ASC); Paris; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence dynamique et engagée recherche un assistant administratif pour soutenir les projets Erasmus+ et le Corps Européen de Solidarité. Dans ce rôle, vous serez l'interlocuteur principal pour les organismes candidats, les aidant à naviguer dans les démarches administratives et à respecter les délais imposés. Vous contribuerez également à la prévention des fraudes et des irrégularités. Ce poste offre l'opportunité de travailler dans un environnement collaboratif et de faire une réelle différence dans la mobilité des jeunes en Europe. Si vous êtes organisé, rigoureux et avez un bon sens du contact, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience dans des fonctions administratives similaires.
• Capacité à gérer des dossiers et à travailler sous pression.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative des candidatures et des projets.
• Contrôler et accompagner les organismes candidats dans leurs démarches.

Connaissances

Maîtrise de la bureautique (Word et Excel)

Aisance rédactionnelle

Anglais (écrit et oral)

Connaissances juridiques et réglementaires

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

DocuSign

PMM

Description du poste

Assistant.e administratif.ve certification des organismes et conventionnement (Erasmus+ et CES)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Agence du Service Civique (ASC)
• Localisation : 95 Avenue de France 75013 Paris

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée. Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée.

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Sous la supervision de la cheffe du Pôle, l'assistant·e administratif·ve est l'interlocuteur·rice principal·e des organismes candidats. À ce titre, il·elle les accompagne dans leurs démarches administratives et veille au contrôle de leur dossier lors du dépôt de candidature aux appels à projets nationaux Erasmus+ Jeunesse et Sport ainsi qu'au Corps européen de solidarité (CES). Il·elle participe au respect des délais (imposés par la Commission européenne en matière d'instruction des candidatures et de conventionnement), à la qualité de service et contribue, plus largement, à la mission de prévention des fraudes et des irrégularités de l'Agence.

Ses missions principales :
1. Assurer la gestion administrative des candidatures
- Mettre à jour les modèles de courriers et les documents d'accompagnement destinés aux organismes candidats (accusés de réception, notifications de résultats, FAQ, tutoriels).
- Gérer l'envoi des accusés de réception et les notifications de résultats via le publipostage.
- Gérer la mise en ligne des projets et les pièces administratives concernant les projets sur la plateforme de gestion des projets (PMM).
- Mettre à jour les bases de données Excel des projets déposés.
- Vérifier l’éligibilité des demandes de labellisation CES, des accréditations Erasmus+ et actualiser le suivi des labels.

2. Assurer le contrôle et l'accompagnement des organismes candidats et partenaires
- Accompagner les organismes candidats dans l'utilisation de la plateforme de dépôt des pièces de la Commission européenne (ORS).
- Vérifier les identités juridiques des organismes candidats et les pièces administratives déposées sur la plateforme ORS.
- Relancer les organismes candidats pour actualiser les pièces administratives.
- Communiquer avec les autres agences nationales européennes (Erasmus+ et CES) dans le cadre de la certification des organismes français partenaires et participer aux certifications le cas échéant.

3. Assurer le suivi du conventionnement et des avenants
- Collecter les informations des signataires (emails, numéros).
- Envoyer les conventions et annexes dématérialisées via DocuSign (publipostage, modèles et circuits pré-définis).
- Extraire et suivre les annexes budgétaires via l'outil PMM.
- Vérifier les données signataires et financières dans DocuSign et relancer si nécessaire.
- Communiquer les certificats d'accréditation Erasmus+ et de labellisation CES aux porteurs de projets.
- Réaliser des reportings sur l'état d'avancement des sujets en lien avec la chargée de mission.

Profil recherché

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Savoir-faire :
- Maîtrise de la bureautique (Word et Excel) et appétence pour les outils informatiques (outil signature électronique).
- Aisance rédactionnelle.
- Savoir écrire et lire en anglais.
- Appliquer les méthodes de contrôle adaptées.
- Connaissances en matière juridique et réglementaire.

Savoir-être :
- Savoir anticiper (notamment les pics d'activités).
- Rigueur, méthodologie et organisation.
- Savoir travailler en équipe.
- Avoir le sens du contact et de l'écoute, y compris en situation interculturelle.
- Être force de proposition.

Expérience professionnelle
Une première expérience dans des fonctions similaires et/ou dans les domaines concernés est attendue.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Localisation

Localisation : 95 Avenue de France, 75013 Paris, France

Qui sommes-nous?

L’Agence du Service Civique (ASC) est l’opérateur unique au service de l’engagement et de la mobilité européenne des jeunes. Conçue sous la forme d’un GIP en 2010, elle est placée sous tutelle du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse. L'ASC assure la mise en œuvre du Service Civique, du Corps Européen de Solidarité (CES), et de la déclinaison française du volet Jeunesse et Sport du programme européen Erasmus+ dans le domaine de l'éducation non formelle. Elle veille à développer des synergies entre ces programmes.
Le Service Civique (loi du 10/03/10) permet aux jeunes de 16 à 25 ans (30 ans pour les personnes en situation de handicap) d’effectuer une mission d’intérêt général auprès d’organismes à but non lucratif (indemnisés par l’État). Sa finalité est de favoriser la mixité sociale, la cohésion nationale et de contribuer à une société de l’engagement. L'ASC met en œuvre, anime et promeut le dispositif.
L’AEFJS assure la mise en œuvre du CES, permettant aux jeunes de 18 à 30 ans de participer à des projets dans des pays européens, et porte également le centre de ressources Salto-Youth EuroMed qui soutient la coopération euro-méditerranéenne en faveur de la jeunesse.
L’ASC est présidée depuis le 11 décembre 2022 par Nadia BELLAOUI. Son Directeur général est Grégory CAZALET depuis le 1er octobre 2022. Elle emploie 126 agents.

Descriptif du service

Le pôle Contrôle interne et pilotage des appels à projets de l’'Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport a pour mission :
- Déployer un dispositif de contrôle interne propre aux activités Erasmus+, intégré dans la démarche de contrôle interne de l’Agence du Service Civique.
- Assurer le suivi et la mise en œuvre de ce dispositif, en rendre compte auprès des instances et autorités compétentes.
- Piloter certaines étapes du cycle de vie des projets et réaliser des contrôles sur les projets et organismes subventionnés par l’'Agence : pilotage de la phase d’évaluation qualitative, vérifications sur la fiabilité des organismes bénéficiaires, contrôles sur les bénéficiaires, suivi des cas de fraude et contentieux.
- Piloter les aspects budgétaires et statistiques de l’'Agence Erasmus+, afin de rendre compte de l'activité de l''Agence.

Candidature à adresser directement (CV + lettre de motivation) au service des Ressources Humaines de l'Agence du Service Civique par mail à [e-mail]

Vacant à partir du 01/07/2025

Chargée / Chargé de la coordination administrative