Assistant(e) de direction DGS F/H

Université de Rouen Normandie; Mont-Saint-Aignan; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

A leading university in Normandie is seeking an Assistant to the General Services Directorate. The role involves administrative support, team supervision, and budget management. Ideal candidates will have strong organizational skills, proficiency in financial tools, and effective communication abilities.

Qualifications

• Understanding of university operations.
• Proficiency in written and oral communication.
• Experience with financial management tools.

Responsabilités

• Provide administrative support to the General Services Directorate.
• Supervise the reception and mail services.
• Assist in budget management and financial operations.

Connaissances

Communication

Organization

Confidentiality

Adaptability

Formation

Bureaucratic Tools Proficiency

Outils

SIFAC

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

À propos de nous

L’université de Rouen Normandie (URN) compte environ 2 600 personnels et 33 000 étudiants. Elle est dotée d’un budget de 277 M€. Elle comprend 6 UFR, 5 instituts, 1 école, 1 centre de formation, 16 services des affaires générales et 7 services communs, répartis sur 6 communes et 7 sites. L’URN comporte également 38 unités de recherche.

L’Université de Rouen Normandie s’engage pour l’inclusion, la diversité et le respect de toutes les identités. Nous valorisons toutes les compétences et veillons à offrir un environnement respectueux et ouvert à toutes et tous, sans distinction d'origine, de genre, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de situation de handicap ou de statut social.

La Direction Générale des Services coordonne les actions de l’ensemble des directions et des services de l’établissement.

Le poste est ouvert uniquement aux agents titulaires de la fonction publique.

Mission

Assurer des fonctions d’assistant(e) de direction pour la DGS, et le cas échéant, pour le Président et l’équipe de direction en appui.

Mission 1 : assurer des missions de secrétariat et d’assistance administrative

• Secrétariat : Assurer le soutien administratif et logistique de la Direction Générale des Services, incluant l’accueil, la gestion de la messagerie et des agendas, le traitement du courrier, l’organisation de réunions, la diffusion d’informations, ainsi que la coordination des ressources et des documents en lien avec la Présidence et la DGS.
• Assistance administrative : Assurer le suivi administratif et RH des collaborateurs.trices directs de la DGS, concevoir et actualiser des outils de pilotage, structurer les procédures internes et apporter un appui opérationnel à la direction dans la gestion de l’activité et la communication interservices.
  
  

Mission 2 : encadrer l’équipe accueil – courrier – reprographie – parc automobile

• Encadrer le responsable du service courrier – reprographie (qui encadre lui-même un agent), l’agent d’accueil du bâtiment et le gestionnaire du parc automobile.
  
  

Mission 3 : appui à la gestion budgétaire

• Assurer la continuité du service en réalisant les actes de gestion administrative et financière, en traitant les justificatifs et en assurant le suivi des opérations dans le logiciel financier.
  
  

Profil

• Vous comprenez le fonctionnement et l'organisation d'une université ?
• Vous êtes très à l'aise en expression écrite et orale ?
• Vous maitrisez les outils de gestion financière, tels que SIFAC ? Et les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, courrier électronique) ?
• Vous connaissez les bases de l'anglais (niveau A1 à A2) ?
• Vous êtes capable de planifier et respecter les délais ?
• Vous avez des compétences dans la gestion d'activités dans un calendrier et un cadre complexe ?
• Communiquer et faire preuve de pédagogie font partie de vos compétences ?
• Discrétion et respect de la confidentialité sont dans votre nature ?
• Vous avez un grand sens de l'organisation et de travail en équipe ?
• Vous savez faire preuve de réactivité et d'adaptabilité face aux imprévus ?
  
  

Référence de l'offre : 8iubfdvs24