Assistant de direction H / F MADI-25-03-020ADM F / H

Gemploi est un groupement d’employeurs francilien spécialisé dans le recrutement et la mise à disposition de personnel à temps partiel / partagé pour répondre aux besoins d’emplois des Startups, TPE et PME.

Notre stratégie est de fédérer nos entreprises adhérentes autour d’une offre de services RH novatrice et adaptée.

Description du poste

Notre adhérent est un bureau d’études spécialisé dans le diagnostic et la conservation du patrimoine bâti. Il intervient sur des édifices historiques (églises, châteaux, statues, immeubles anciens) en analysant et préservant leurs matériaux et décors. Son équipe d'experts collabore avec maîtres d’ouvrage et restaurateurs pour assurer des interventions adaptées et durables. Rejoindre cette structure, c'est contribuer activement à la préservation du patrimoine architectural.

Responsabilités :

• Standard téléphonique (prise et transmission des messages, synthèse de la demande, orientation de l’interlocuteur)
• Traitement du courrier entrant et sortant, diffusion des mails
• Gestion des notes de frais
• Réservation des voyages
• Gestion des pièces marché (scan, archivage informatique, archivage papier, diffusion, renvoi)
• Préparation des dossiers administratifs d’appel d’offres dans le cadre des marchés publics
• Assistanat de l’équipe sur des demandes ponctuelles
• Gestion de la vie de l’agence (commande de fournitures, fiches d’investissement, classement…)
• Tenue de tableaux de bord et reporting sous Excel
• Enregistrement des roulages mensuels sous Sextant des véhicules de l’entreprise
• Respect du planning mensuel de saisie des éléments de paie
• Gestion des arrêts maladie, congés payés, …
• Relations avec les organismes sociaux : médecine du travail, mutuelle, OPCA, centres de formation…
• Gestion des tickets restaurant
• Maintien des dossiers salariés à jour

Gestion comptable :

• Traitement des bons de commandes et factures des fournisseurs (environ 160 / an)
• Facturation des expertises à l’aide du logiciel interne
• Gestion administrative des dossiers (cautions, bancaires, recouvrement clients, contrats de sous-traitance)
• Préparation de la production

Modalités pratiques :

• Poste en CDI, 2.5 / 5ème
• Démarrage : dès que possible
• Basé à Chevilly-Larue (94550)
• Rémunération : 17.50€ / h

Profil recherché :

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et avez un bon sens du relationnel. Vous maîtrisez les outils bureautiques et avez une première expérience en gestion administrative, comptable ou RH. Autonome et polyvalent(e), vous savez gérer les priorités et travailler en équipe. Une connaissance du secteur des marchés publics serait un plus.

N'hésitez pas à postuler !

Processus de recrutement :

Les candidatures seront évaluées au fur et à mesure de leur réception. Si votre CV est retenu, un premier entretien aura lieu avec la personne en charge du recrutement chez Gemploi. Un entretien aura lieu au sein de la structure.

Gemploi et l’adhérent s’engagent pour l’inclusion dans l’emploi : à compétences égales, les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.