DGT-DIR- SM - Secrétaire / assistant(e) de direction H / F

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un poste d'assistant(e) de direction au sein d'un ministère, impliquant la gestion de l'agenda du directeur général, l'accueil des visiteurs, et la coordination des réunions. Le candidat doit avoir au moins 5 ans d'expérience et faire preuve de rigueur et de confidentialité.

Qualifications

• Expérience minimum de 5 ans en tant qu'assistant(e).
• Haute confidentialité et extrême discrétion requises.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et les priorités du directeur général.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs.
• Organiser les déplacements et réunions du directeur général.

Connaissances

Organisation

Confidentialité

Rigueur

Réactivité

Travail en équipe

Formation

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Outils

Outlook

Word

Excel

Description du poste

Le ou la titulaire du poste assurera le secrétariat de la direction avec quatre autres assistant(e)s, et plus particulièrement celui du directeur général, sous l'autorité de la cheffe de cabinet et en collaboration étroite avec le directeur, les autres membres du cabinet et l'ensemble des collaborateurs de la direction générale.

A ce titre, les principales activités du titulaire du poste consisteront à :

• gérer l’agenda et les priorités de la directeur général ;

gérer les courriels reçus sur la messagerie générique de son secrétariat ;

gérer le flux des documents entrants et sortants au secrétariat ;

• veiller à la disponibilité des dossiers nécessaires aux rendez-vous du directeur général dont il / elle passe commande aux services ;

assurer l’accueil téléphonique des interlocuteurs ;

assurer l’accueil physique des visiteurs ;

organiser les déplacements, rendez-vous et réunions de la directeur général ;

• organiser des audioconférences ou des visioconférences et contribuer à la préparation d’évènements.

Le ou la titulaire sera amené(e) à participer, au regard des nécessités de service, à la gestion du secrétariat du directeur général et de la cheffe économiste, en appui de ses collègues du secrétariat de direction. Une complémentarité et une forte solidarité entre les autres membres du cabinet est attendue afin d'assurer la bonne marche du cabinet et la continuité de service.

Chaque agent de la DG Trésor doit partager les valeurs qui l'animent : l'engagement, l'ouverture, l'esprit d'équipe et la loyauté.

Principales activités :

Classement, archivage, gestion de procédures, information, accueil, rédaction, saisie informatique, secrétariat

Principaux interlocuteurs :

Les autres services de la direction, des organismes étrangers, les agents du ministère, les autres directions, les cabinets ministériels, d'autres ministères, des établissements publics, le secteur privé, Cabinet du DG, autres assistantes de direction ou de cabinets.

Conditions d'exercice particulières

Expérience minimum de 5 ans en tant qu'assistant(e)

Contraintes horaires (présence rotative)

Haute confidentialité et extrême discrétion (poste soumis à habilitation au secret de la défense nationale)

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d'un agent disposant de :

Savoirs :

• Techniques et des outils de secrétariat de direction
• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Maitrise des outils bureautique : Outlook, Word, Excel, outils visio / audio
• Organisation, fonctionnement et missions de la direction
• Application collaborative interne (à acquérir)

Savoir-faire :

• Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
• Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
• Travailler en équipe
• Analyser et orienter les courriers
• Mettre en œuvre les techniques de classement

Savoir-être :

• Rigueur, réactivité
• Sens de l'organisation
• Capacité d’initiative, autonomie
• Sens de la confidentialité
• Sens du relationnel, du travail en équipe
• Gestion du stress

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)

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