Secrétaire du département de la formation

CREPS de la Réunion; Saint-Étienne-du-Rouvray; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CREPS de la Réunion recherche un Secrétaire pour son département de formation. Le poste implique la gestion des candidats et stagiaires ainsi que des tâches administratives liées aux formations. Le candidat idéal doit avoir un Baccalauréat et maîtriser Excel et Word, avec une capacité d'organisation et un esprit d'équipe.

Qualifications

• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.
• Maitrise des logiciels Excel et Word.
• Capacités d’organisation et autonomie.

Responsabilités

• Gestion des candidats et stagiaires de formation.
• Gestion administrative des formations.
• Assurer le reporting et la mise à jour des livrets de formation.

Connaissances

Connaissance du réseau institutionnel

Maitrise d'Excel

Maitrise de Word

Esprit d’équipe

Méthodologie

Rigueur

Capacités d’organisation

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Description du poste

Secrétaire du département de la formation

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : CREPS de la Réunion
  CREPS de La Réunion

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Sous la responsabilité de la responsable du département des formations, le/la titulaire du poste est chargé(e) de deux missions principales, d’une part la gestion des candidats et des stagiaires de formation et d’autre part, la gestion administrative des formations.

L’environnement de travail implique des relations avec différents interlocuteurs en:

· Internes: coordonnateurs/formateurs, service financier

· Externes: candidats, stagiaires, prestataires, vacataires, formateurs externes, OPCO, Conseil régional, DRAJES, France Travail, associations/entreprises employeuses, CFA…

Le CREPS est certifié Qualiopi ce qui nécessite de respecter les procédures Qualité en place avec rigueur.

Mission 1: Gestion des candidats et stagiaires

Informer, orienter et conseiller
Exploiter les opérations d’inscription, de sélection et d’individualisation des parcours des stagiaires
Renseigner les conventionnements et établir les devis
Collecter les participations financières à charge des stagiaires en lien avec les OPCO, le Conseil Régional, France Travail, le CFA pour les apprentis et les employeurs, relance des candidats sur les financements personnels
Exploiter les états de présence, assurer les correspondances de nature administrative avec les stagiaires, les employeurs, les financeurs, le CREPS
Etablir les conventionnements liés aux parties pratiques
Collecter et enregistrer les résultats obtenus aux tests et certifications.
Tenir à jour les livrets de formation
Assurer le reporting dans le cadre d’enquêtes demandés
Gestion des candidats par le biais des différentes applications: FOROMES, EDOF, X4/Admin, FORMANOO, KAIROS, CHORUS, TRANSITIONS PRO…

Gestion administrative des formations par le biais des différentes applications: CHORUS, FOROMES, EDOF, X4-Admin, FORMANOO, KAIROS, DEFI …
Assurer la diffusion du calendrier prévisionnel
Contribuer à la réalisation des dossiers liés au financement et à l’habilitation ou à l’agrément
Participer aux travaux relatifs aux sélections et au déroulement des épreuves
Exploiter les opérations de recrutement, d’inscription et de sélection
Etablir les documents de bilan partiel ou terminal, pédagogiques, administratifs et financiers sollicités par les organismes financeurs
Réaliser le bilan annuel pédagogique, et financier en lien avec le service financier
Assurer le secrétariat des opérations liées à l’alternance et aux instances de régulation
Organiser les jurys en relation avec les coordonnateurs/formateurs
Etablir les documents de liquidation pédagogique et administrative
Préparer les exploitations statistiques en respectant les délais notamment fournir tous les mois des indicateurs de suivi et de résultats sur les publics et les formations
Aide à l’organisation des tests et certifications et appui
Participer à la vie du département (réunions internes et externes, …)

Profil recherché

Savoir-faire et savoir-être :

Connaissance du réseau institutionnel et des dispositifs de formation professionnelle ainsi que des plateformes diverses de gestion des formations ;

Maitrise les logiciels Excel, Word ;

Esprit d’équipe et d’initiative ;

Maîtrise de soi ;

Méthodologie, rigueur ;

Capacités d’organisation en autonomie ;

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

• [e-mail]
• [e-mail]

Qui sommes-nous?

Le centre de ressources, d'expertise et de performance sportive (CREPS) est un établissement public local de formation dans les domaines du sport, de la jeunesse et de l’éducation populaire, dont la gouvernance est partagée entre le ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative.et le conseil régional de la Réunion. Il assure des activités de niveaux national et régional avec l’accompagnement des sportifs de haut niveau et régionaux, les formations professionnelles des métiers du sport et du sport comme levier socio-éducatif et l’accueil des stages sportifs et divers.

Dans le cadre de la loi NOTRe les personnels assurant les missions d’accueil, d’entretien, de maintenance et de restauration sont transférés au conseil régional de la Réunion pour exercer leurs missions au sein du CREPS de la Réunion.

Le CREPS de la Réunion est implanté sur trois sites, Saint-Denis, Saint-Paul et la Plaine de Cafres.

70 personnels sont répartis entre les trois sites.

Descriptif du service

Le poste proposé est positionné au sein du département des formations sur le site Saint-Denis. Le département est composé d’une responsable, de trois gestionnaires de formation, de sept coordonnateurs/formateurs et de l’appui d’une chargée de gestion financière des formations relevant du service financier.

Mission principale du département des formations :

· Pilotage et mise en œuvre des formations des métiers du sport et des formations mobilisant le sport comme levier socio-éducatif

Susceptible d'être vacant : le 1er septembre 2025

Ce poste nécessite une capacité d’adaptation liée au territoire ultramarin et une polyvalence dans les tâches à accomplir.

Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2025

Chargée / Chargé de Formation jeunesse, engagement, sport

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