Event Manager (F / H) - Abbaye des Vaux de Cernay

Paris Society; Cernay-la-Ville; Sur place; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

A forward-thinking company is seeking a dynamic Event Manager to ensure exceptional client experiences in event planning and execution. This pivotal role involves managing events from contract signing to client departure, ensuring every detail aligns with client specifications. The ideal candidate will possess strong communication skills, creativity, and a proactive approach, thriving in a luxury hospitality environment. Join a team dedicated to delivering high-quality service and client satisfaction, where your contributions will significantly impact memorable events.

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire en hôtellerie de luxe.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

Responsabilités

• Gérer l'événement de la signature du contrat au départ du client.
• Assurer la satisfaction client et gérer les plaintes.

Connaissances

Gestion d'événements

Compétences en communication

Proactivité

Créativité

Organisation

Orientation client

Formation

Expérience en hôtellerie de luxe

Maitrise du français et de l'anglais

Outils

OPERA Cloud

Delphi

Description du poste

Rattaché.e à la / le Director of Groups & Events, le / la Event Manager H / F est le / la garant.e de l’expérience client en matière de réalisation et d’organisation d’évènements, ainsi que de la qualité de ces derniers. Il / Elle assure la pleine satisfaction des clients de la signature du contrat jusqu’au départ du client.

Les missions principales :

1. Est en charge de la première « Rencontre » client, dans le but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l'équipe de vente groups & events après signature du contrat.
2. Gère de manière globale l’événement et s'assure du bon déroulement de ce dernier conformément aux spécifications.
3. Est l’interlocuteur / trice unique du client avant, pendant et après la prestation.
4. Accueille le client et l’accompagne pendant toute la durée de son séjour / événement.

2- Technique Métier / Production / Organisation :

1. Gère le dossier dans son ensemble : gestion des Rooming lists avec le client, besoins en espaces réunion, prestation Food & Beverage, Spa et activités, en mettant à jour tous les logiciels nécessaires (Delphi, Opéra, etc.).
2. Établit un lien transversal avec tous les services de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, spa, activités, pour assurer le bon déroulement de l’événement.
3. Responsable de la rédaction et distribution des BEO (Fiches de Fonction) selon les délais définis.
4. Assiste aux réunions BEO hebdomadaires.
5. Gère les prestataires externes éventuels.
6. Assure le suivi post-événement avec un débriefing pour mesurer la satisfaction et identifier les besoins futurs.
7. S’assure de la facturation et des paiements en collaboration avec les équipes comptables.

3- Autres responsabilités :

1. Propose des offres selon les cotations et la politique commerciale pour développer des ventes complémentaires.
2. Commercialise et gère les groupes / événements à moins de 21 jours (Last Minute).
3. Participe à l’élaboration et à la mise à jour des documents internes, menus, capacités, etc.
4. Garant de l’expérience et de la satisfaction client, conformément à nos critères de qualité et dans les délais.
5. Veille à la gestion des plaintes et au suivi des actions.
6. Expérience de 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire en hôtellerie de luxe ou premium.
7. Maitrise du français et de l’anglais impérative.
8. La maîtrise des logiciels OPERA Cloud et Delphi est un plus.
9. Excellentes compétences en communication orale et écrite.
10. Personne proactive, créative, organisée, avec un sens des responsabilités.
11. Connaissance de la culture de l’hôtellerie de luxe et sensibilité aux codes de cet univers.
12. Excellent relationnel, esprit d’équipe, facilitateur.
13. Capacité à s’adapter, relever des défis et remettre en question le statu quo pour satisfaire une clientèle exigeante.
14. Orienté client tout en atteignant des objectifs ambitieux.

Responsable hiérarchique

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