SEC-GEN Secrétaire - assistant de direction H/F

Secrétariat général (SG); Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un poste d'assistant de direction au sein du Secrétariat général, nécessitant autonomie et compétences en communication. Vous serez en charge de la gestion administrative, du soutien aux équipes et de l'organisation d'événements. Ce rôle est idéal pour une personne proactive et rigoureuse, prête à contribuer à l'optimisation des activités du bureau.

Prestations

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience d'assistant(e) ou gestion de plusieurs tâches simultanées requise.
• Autonome, proactif avec un bon sens relationnel.

Responsabilités

• Coordination et préparation de documents et présentations.
• Gestion administrative des courriers et des agendas.
• Organisation de réunions et d'événements spécifiques.

Connaissances

Communication orale

Communication écrite

Autonomie

Proactivité

Rigueur

Efficacité

Formation

Baccalauréat

Description du poste

SEC-GEN Secrétaire - assistant de direction H/F

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Secrétariat général (SG)
  Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Rattaché.e hiérarchiquement au chef de bureau et son adjointe, en support aux 6 chefs d'antenne et 2 responsables de pôle, vous assurez l’optimisation de la gestion de leurs activités.
Les missions d’assistance générale, sans être limitatives, concernent :
- la coordination, préparation et mise en forme des présentations et documents ;
- la contribution à la circulation d'informations entre les différents acteurs : antennes, collègues, pairs au sein du bureau, des autres bureaux et de la sous-direction ;
- l'organisation et la coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement du bureau ;
- en lien avec le chef du bureau, son adjointe et le chef du pôle MSQ, la contribution à l'activité de reporting du bureau en consolidant et mettant en forme des tableaux de bord de suivi d'activité / statistiques ;
- le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, réunions de bureau élargies, etc.) ;
- la rédaction de supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.) ;
- la gestion de fournitures à l'échelle du bureau et la supervision des commandes ;
- l'envoi des questionnaires satisfaction des clients dans le cadre des certifications ISO 9001 et ISO 50001 des activités du bureau en lien avec la responsable qualité ;
- le pilotage et la supervision de l'intranet du bureau - BIMOBOX ;
- la préparation et l'organisation de différentes réunions ;
- l'organisation du planning et des différents déplacements professionnels ;
- la gestion administrative du courrier sur le logiciel E-PARAF (suivi du courrier arrivée et départ) et la supervision de ce dernier en tant que référente à l'échelle du bureau ;
- la réception d'appels téléphoniques, la gestion des agendas du chef du bureau et de son adjointe ;
- l'harmonisation des courriers et notes en fonction de la charte graphique ;
- l'organisation du classement et de l'archivage des dossiers ;
- le renseignement des interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- la gestion des déplacements à l'échelle du bureau en lien avec le bureau prestations et service, la supervision de la cohérence de ces derniers par rapport à la charte ministérielle ;
- référent(e) des formations internes au bureau ;
- animation du réseau des assistants (e) au sein du bureau.

Profil recherché

Autonome et proactif, vous disposez d'une bonne communication orale et écrite, et d'un sens aiguisé du relationnel.
Il est également attendu un tempérament innovant et force de proposition, associé à la fiabilité, la rigueur et l'efficacité.
Une expérience d'assistant(e) ou une expérience professionnelle nécessitant la gestion de plusieurs tâches simultanées dans un contexte contraint est requise.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat
• Spécialisation Formations générales

Éléments de candidature

Personnes à contacter

Qui sommes-nous?

« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »
Le service de l’immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) est chargé de l'immobilier et du fonctionnement des services (logistique, mobilités, archivage, documentation, intendance...).
Sur l'immobilier, la sous-direction de l'immobilier est chargée de concevoir la politique immobilière sur le périmètre des ministères économiques et financiers, en liaison avec les directions et services. Il apporte l’expertise nécessaire à une gestion efficiente du patrimoine immobilier des directions et services, et peut assurer pour eux la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations. Il assure pour l'administration centrale les fonctions de pilotage et de support, recouvrant notamment l’entretien, l’exploitation et la maintenance des bâtiments et des équipements ainsi que la gestion des services liés aux bâtiments.
La sous-direction de l'immobilier dont son bureau immobilier et maîtrise d'ouvrage (BIMO) est particulièrement engagée dans les défis actuels de la politique immobilière de l'État, notamment la transition écologique du parc immobilier ministériel et l'adaptation des bâtiments et espaces de travail aux nouveaux usages et besoins. Il est composé de six antennes immobilières réparties sur le territoire métropolitain et du siège basé à Paris.