Assistant Projet Documentaliste

Egis Group; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une société en pleine croissance, reconnue pour son expertise technique et son engagement dans la transition énergétique. En tant qu'Assistant(e) Projet documentaliste, vous serez au cœur de projets de transport souterrain, en assurant la gestion documentaire et le secrétariat de projet. Ce rôle dynamique nécessite rigueur, adaptabilité et une maîtrise des outils bureautiques. Vous travaillerez en étroite collaboration avec des équipes projet, contribuant à des missions variées dans un environnement bienveillant. Profitez d'avantages attractifs et construisez votre avenir professionnel au sein d'un groupe qui valorise la diversité et l'inclusion.

Prestations

Comité d'entreprise

Épargne salariale

Participation

Intéressement

Qualifications

• Rigueur et adaptabilité requises pour gérer plusieurs sujets.
• Expérience ou volonté d'apprendre des systèmes documentaires.

Responsabilités

• Assistance administrative pour la gestion des projets de métro.
• Gestion documentaire et archivage des documents projets.

Connaissances

Pack Office (Word, Excel, Outlook)

Gestion documentaire

Rigueur et adaptabilité

Travail en équipe

Outils

Mezzoteam

ProjectWise

Description du poste

Dans le cadre de ses grands projets de transports souterrains en France (L15, L16, L17, L18 du métro automatique du Grand Paris Express, L14 EOLE, métro de Lyon, Rennes, Marseille), Egis assure des grandes missions de Maîtrise d'Œuvre (MOE) et d'OPC.

Dans le cadre du développement de nos projets de métro, dont des projets lyonnais, nous recherchons un(e) Assistant(e) Projet documentaliste.

Rattaché(e) à un ou plusieurs chefs de projet, les missions principales sont les suivantes :

Secrétariat du projet :

• Réception, classement, archivage et suivi des courriers officiels du client KLM, de la MEL et de l'industriel Alstom.
• Préparation administrative des courriers officiels, classement, archivage et diffusion.
• Préparation administrative des Ordres de Service (OS), classement, archivage et diffusion au client pour notification.
• Reporting sur l'avancement et l'état des lieux sur courriers, OS, etc.
• Gestion administrative et logistique, notamment l'assistance au chef de projet dans la gestion des collaborateurs (vérification des imputations, congés, etc.) et la gestion des déplacements (ordres de mission, réservations, etc.).

Gestion documentaire :

• Réception (via courrier, courriel ou Mezzoteam), suivi, classement et archivage des documents projets reçus des parties prenantes extérieures (MEL, KLM, Alstom, etc.).
• Classement et archivage sur serveur interne.
• Soutien aux collaborateurs du projet concernant les processus et bonnes pratiques d'utilisation de la GED (interne et projet).
• Participation à la structuration de la GED interne sous la direction de l'ingénieur projet.
• Reporting sur l'avancement et l'état des lieux documentaires dans la GED interne et projet.

Les missions sont variées et très en interface avec les équipes projets.

Ces missions requièrent de la rigueur, une certaine adaptabilité, de la souplesse, la capacité à prendre en charge plusieurs sujets, ainsi qu'une capacité à travailler en équipe.

La maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook) est obligatoire.

Les systèmes documentaires utilisés sur les projets sont Mezzoteam et ProjectWise : une expérience ou au moins une envie d'apprendre est requise pour une prise en main rapide du poste.

Informations supplémentaires :

Construisez votre avenir professionnel au sein de notre groupe en choisissant votre parcours à travers nos différents domaines d'activités, métiers et projets.

Rejoignez une société en croissance, reconnue pour la qualité de son expertise technique et son engagement dans la transition énergétique, dans un environnement dynamique et bienveillant.

Avantages attractifs d'un grand groupe : comité d'entreprise, épargne salariale (intéressement, participation).

Engagement diversité :

Egis agit activement en faveur de l'égalité hommes-femmes, de l'intégration de talents internationaux et de l'insertion professionnelle de personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité de ses équipes, à la richesse et au succès du groupe.

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