Assistant de direction (H / F)

LA ROCHELLE UNIVERSITÉ; La Rochelle; Sur place; Plein temps

Résumé du poste

Une université dynamique recherche un assistant de direction pour soutenir l'équipe administrative de l'Institut LUDI. Ce rôle essentiel implique la gestion des activités administratives, la communication avec divers services, et l'organisation des déplacements. Vous aurez également l'opportunité de participer à des projets de recherche et à des élections au sein de l'établissement. Avec un environnement collaboratif et des possibilités de télétravail, cette position offre un cadre stimulant pour développer vos compétences professionnelles tout en contribuant à l'innovation et à la formation dans le secteur public.

Prestations

Participation aux frais de transport

Forfait mobilité durable

Participation Mutuelle

Restauration collective

Télétravail possible

Accompagnement professionnel

Offres sport, loisirs et culture

Qualifications

• Capacité à gérer des activités dans un calendrier complexe.
• Compétences en communication et pédagogie.
• Expérience exigée dans un organisme public.

Responsabilités

• Assister l'équipe de direction dans les activités administratives.
• Participer à la préparation des dossiers pour les instances.
• Gérer le suivi des notes de la DRH relatives aux recrutements.

Connaissances

Gestion de l'activité

Communication

Travail en équipe

Utilisation de logiciels spécifiques

Sens de l'organisation

Rigueur

Langue anglaise

Formation

Expérience dans un organisme public

Outils

Logiciels spécifiques à l'activité

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice administrative adjointe de l’Institut LUDI, vous aurez pour missions de :

• Assister l’équipe de direction de l’Institut LUDI dans le suivi des activités administratives, statutaires et règlementaires;
• Assister le directeur de la recherche dans le suivi des dossiers relevant de la commission de la recherche de l’établissement;

Activités

Vous aurez pour activités principales :

Au titre du secrétariat de direction

• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur,
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la composante,
• Réceptionner, saisir, mettre en forme des documents divers, les diffuser et assurer la traçabilité,
• Tenir l’agenda de l’équipe de direction : convocations, réservations, notamment,
• Organiser les déplacements de l’équipe de direction : réservations, suivi des missions,
• Participer à l’organisation de manifestations exceptionnelles au niveau de la direction
• Effectuer la mise à jour les données de la structure : AGrhum, Annuaire,

Au titre du secrétariat des instances

• Participer à la préparation des dossiers pour les instances de la composante et de structures internes dans un périmètre défini ainsi que de la commission de la recherche,
• Rédiger les comptes rendus des instances indiquée ci-dessous,
• Assurer le suivi des décisions de ces instantes.

Au titre des ressources humaines et en lien avec la DRRH

• Sous la responsabilité de la directrice administrative adjointe, faire le suivi des notes de la DRH relatives aux recrutements, promotions.
• Transmettre les notifications et autres documents nominatifs en provenance de la DRH au personnel Biatss et enseignant,

Au titre des affaires juridiques et statutaires

• Participer à l’organisation et au déroulement des élections (instances de la composante, CA, CFVU, CR)

Compétences

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation
• Rigueur / fiabilité
• Sens relationnel
• Environnement et réseaux professionnels
• Organisation et fonctionnement des établissements publics
• Connaissance des problématiques liées à la recherche, l’innovation et la formation ou curiosité pour ces domaines
• Techniques d’élaboration de documents
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Type de recrutement

Catégorie : B

Type : titulaire / contractuel en CDD

Durée de travail : temps plein

Rémunération :

Contractuel : à partir de 21 € brut annuel pour un temps plein, en fonction du niveau d’expérience et du degré d’expertise

Titulaire : en fonction du grade actuel correspondant au poste + prime associée au poste (RIFSEEP)

Expérience : de même nature dans un organisme public / une collectivité exigée

• Participation aux frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 50%
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle / covoiturage sur les trajets domicile-travail
• Partenaire KLAXIT
• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Restauration collective sur le campus universitaire
• Télétravail possible jusqu’à 2 jours hebdomadaires selon les nécessités et l’organisation du service
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Des offres sport, loisirs et culture pour tous les agents

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Assistant Direction • La Rochelle, France