Assistant-e administratif-tive et comptable des centres socioculturels

Ville de Villenave d'Ornon; Villenave-d'Ornon; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante au sein des Centres Socioculturels Villenavais pour un(e) Assistant(e) administratif(ve) et comptable. Vous jouerez un rôle clé en soutenant la gestion administrative et budgétaire, tout en interagissant avec le public. Ce poste demande une maîtrise des outils informatiques et une capacité à travailler en équipe. Vous serez impliqué(e) dans divers aspects de l'organisation, contribuant à un environnement dynamique et enrichissant. Rejoignez une structure qui valorise le service public et l'engagement communautaire.

Qualifications

• Compétences en gestion administrative et comptable.
• Maîtrise des outils informatiques et de communication.

Responsabilités

• Assister le Responsable des Moyens Généraux dans ses missions.
• Gérer l'exécution budgétaire et le suivi des dossiers administratifs.

Connaissances

Maîtrise de l'outil informatique

Techniques d'accueil

Gestion administrative

Capacité d'adaptation

Formation

Notion en gestion administrative et comptable

Formation en gestion d'outils de communication

Outils

Logiciel i-Noé

Photocopieur/imprimante

Matériel de bureautique

Description du poste

Assistant-e administratif-tive et comptable des centres socioculturels

il y a 1 mois Faites partie des 25 premiers candidats

Mission

Au sein des Centres Socioculturels Villenavais, en lien direct avec le Responsable des Moyens Généraux de l'EPA Centres Socioculturels Villenavais, vous assistez celui-ci sur certaines missions spécifiques :

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’EPA
• Assurer le suivi des dossiers administratifs
• Participer à l’exécution budgétaire
• Assister le/la responsable des Moyens
• Participer à certains travaux administratifs de l’élaboration du Projet Social et de son évaluation

Activités

• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire
• Accueil physique et téléphonique en appui avec les agents d’accueil des centres
• Gérer un système de mesure de la fréquentation, réguler l'entrée des visiteurs et groupes, et surveiller les accès
• Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

Traitement des dossiers et saisie de documents

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de forme et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Rechercher les informations, notamment réglementaires, et vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux de réunion

Gestion de l’information, classement et archivages de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter les informations
• Préparer les dossiers pour les instances

Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire

• Réceptionner, contrôler, saisir et scanner les pièces comptables reçues
• Assurer le suivi de la comptabilité d’engagement : réceptionner, contrôler les pièces nécessaires à l'élaboration des bons de commande, saisir, éditer et mettre à la signature les bons de commande, suivi des engagements non soldés
• Suivre l'exécution des différentes émissions (mandats et titres)
• Saisir les inscriptions budgétaires dans le logiciel comptable
• Gérer les fichiers de tiers sur une base de données
• Contrôler le compte de gestion
• Procéder à l’émission des virements de crédits

Renseignement et orientation du public

• Identifier et orienter la demande en fonction de son degré d'urgence
• Présenter des documents d'information et de communication
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la structure
• Réaliser les inscriptions et les encaissements des adhérents
• Participer à la construction de liens avec les usagers
• Remplacement des agents d’accueil
• Assurer le secrétariat, selon les procédures en vigueur, des centres socioculturels (gestion du courrier, fournitures, planning de réservation des salles et des véhicules, etc...)
• Réaliser des travaux de bureautique (saisie et mise en forme de courriers, compte-rendu, organisation du tri, classement et archivage des dossiers)
• Suivre et gérer l'agenda de la structure
• Élaborer les supports de communication
• Adapter les messages aux supports de communication et aux publics ciblés (Internet, plaquette, petit journal du centre,..)
• Effectuer les sauvegardes informatiques et mises à jour des fichiers
• Participer à l’exécution budgétaire

Autres interventions polyvalentes en lien avec l'équipe

• Participer aux temps forts d'animation en soutien aux équipes des Centres Socioculturels

Profil attendu

Compétences techniques et professionnelles / savoir-faire

• Maîtrise de l'outil informatique et du logiciel adhérents i-Noé, ainsi que des applications spécifiques liées au poste de travail
• Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
• Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion de planning
• Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique et d'internet

Qualités relationnelles / savoir-être

• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité d'adaptation et de réactivité
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Sens de l'organisation
• Sens du service public

Formation et /ou diplômes requis / habilitations (ou permis etc...)

• Notion en gestion administrative et comptable
• Formation en gestion d'outils de communication

Moyens nécessaires / outils de travail

• Photocopieur/imprimante, matériel de bureautique, accès internet, téléphone

Conditions de travail : déplacements, astreintes, permanences, travail seul ou en équipe, horaires...

• L'agent sera appelé à travailler plusieurs structures villenavaises
• Heures supplémentaires possibles en soirs/week-ends
• Possibilité d'astreintes de nuit (uniquement lors d'accompagnement de familles ou de jeunes en séjour)
• Renfort ponctuel ou remplacement des agents d’accueil sur les différentes structures de l’EPA
• L'agent sera appelé à travailler plusieurs structures villenavaises
• Heures supplémentaires possibles en soirs/week-ends

Niveau hiérarchique

• Niveau hiérarchique

  Premier emploi

Type d’emploi

• Fonction

  Comptabilité/audit et finance

Secteurs

• Secteurs

  Administration publique

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