Assistant(e) de direction

Mutualité Française; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Paris recherche un(e) assistant(e) de direction pour optimiser l'efficacité de l'équipe de direction. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des agendas, de l'organisation des réunions et de la coordination des déplacements. Vous jouerez un rôle clé dans la circulation de l'information et l'interface entre les équipes et les partenaires externes. Ce poste offre une belle opportunité de développement professionnel dans un environnement collaboratif, où votre contribution sera essentielle pour le succès des projets de l'organisation. Si vous êtes organisé(e), réactif(ve) et avez un excellent sens relationnel, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou assistanat de direction.
• Compétences en gestion administrative et budgétaire.

Responsabilités

• Gérer les agendas et organiser les réunions de la direction.
• Assurer la liaison avec les institutions et les mutuelles.

Connaissances

Aisance rédactionnelle

Capacité d'analyse

Esprit d'équipe

Aisance relationnelle

Réactivité

Formation

BAC+3-4 - Secrétariat

Assistante de direction

Assistance de gestion

Outils

Outils bureautiques

Outils collaboratifs

Description du poste

Participer à l’organisation de l’activité de la DFT et à son efficacité.

1. Gérer les agendas de l’équipe de direction et planifier/organiser les réunions nécessaires (CODIR, réunions d’équipe, comités budgétaires, comités RH, etc.).
2. Gérer l’agenda et la préparation des instances de dialogue social (CSE, commissions SSCT, etc.) et suivre les engagements pris par la direction.
3. Soutenir et faciliter le travail des responsables de pôles pour le rendre plus efficace, en jouant un rôle de suivi, d’anticipation et d’alerte sur les échéances.
4. Organiser les déplacements de l’équipe de direction, en assurant la logistique et le matériel.
5. Créer et suivre les tableaux de bord d’activité et de reporting de la direction.
6. Assurer le respect des échéances pour les réponses aux sollicitations et le reporting interne à la fédération.
7. Organiser la logistique des réunions et des commandes de fournitures pour l’équipe de direction.
8. Organiser la logistique des réunions de travail avec les mutuelles.

Jouer un rôle d’interface et gérer les relations internes et externes.

1. Contribuer à la circulation de l’information et aux échanges entre les équipes de la direction, en veillant à la transmission efficace des informations.
2. Analyser, hiérarchiser, traiter ou faire traiter les sollicitations, et assurer leur suivi dans les délais.
3. Faciliter et médiatiser les échanges avec les autres directions.
4. Faire le lien avec les institutions représentatives du personnel pour la préparation et le suivi des instances.
5. Assurer l’interface avec les mutuelles, organismes extérieurs (inspection du travail, commissaire aux comptes, experts, etc.) et prestataires.

Suivi et gestion de dossiers administratifs

1. Soutenir les projets de l’équipe de direction (comptes-rendus, préparation de dossiers, convocations, courriers).
2. Gérer administrativement et budgétairement certains dossiers, notamment le soutien logistique et administratif aux instances des SCI détenues par la FNMF.
3. Appuyer le Pôle RH sur :

• Les campagnes d’entretiens annuels/professionnels, télétravail, rémunération.
• Les visites médicales, en lien avec la médecine du travail, et l’organisation des rendez-vous avec l’ergonome.
• Les départs des collaborateurs, en assurant l’interface avec les services concernés.
• Le suivi des mandats des représentants du personnel et des heures de délégation.

Compétences techniques et personnelles requises :

• Reporting (statistiques, tableaux de bord, analyses).
• Aisance rédactionnelle et capacité d’analyse.
• Organisation, planification, maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Esprit d’équipe, transversalité, aisance relationnelle, réactivité.
• Connaissance du mouvement mutualiste et de la FNMF.
• Gestion de budget.

Niveau d’études souhaité : BAC+3-4 (secrétariat, assistanat de direction ou gestion, ou expérience équivalente).

Une formation pourrait être proposée selon le profil retenu.

Candidature en ligne ou par courrier :

Mutualité Française
Direction des ressources humaines
Service développement
255 rue de Vaugirard

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Poste : Assistante de Direction • Paris 15e Arrondissement, FR