ASSISTANT EN GESTION ET EXPLOITATION DES DONNEES DOCUMENTAIRES - H/F

INSERM - Siège; Paris; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

An established public research institute is seeking a dedicated Document Studies Officer to enhance data management and reporting processes. This role involves optimizing existing tracking tools, ensuring data accuracy, and supporting the preparation of annual reports. The ideal candidate will have strong skills in document management and be adept at using databases and Excel. Join a dynamic team committed to improving public health through innovative research and collaboration with international partners. This position offers the opportunity to contribute to impactful projects within a supportive and inclusive work environment.

Qualifications

• Expérience en gestion documentaire souhaitée.
• Capacité à travailler en équipe avec rigueur et précision.

Responsabilités

• Optimiser les outils de suivi existants et extraire des données.
• Produire des rapports et assurer la mise à jour des données.

Connaissances

Bureautique

Excel

Gestion documentaire

Rigueur

Travail en équipe

Réactivité

Formation

Diplôme de niveau bac +2

Outils

Logiciels de gestion documentaires (GED)

Bases de données

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Débutant

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 2334 - 3196 € brut / mensuel€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie A (cadre)
• Télétravail possible Oui

La préparation des rendez-vous de la direction générale de l’Inserm avec ses principaux partenaires académiques nécessite d’avoir une vision actualisée précise des interactions partenariales et des différents engagements de l’Inserm sur un site. Ainsi, la principale mission de la personne recrutée sera d’optimiser l’utilisation des outils de suivi existants (tableaux et fonds documentaire), d’extraire les données et de les organiser en fonction de la demande.

Mission secondaire :

Une fois par an, lors de la production du rapport annuel et de la mise à jour des pages internet la personne recrutée collectera et structurera les chiffres clés de l’activité du département. Ponctuellement, elle préparera les données quantitatives en réponse aux audits.

· Gestion et Conception et optimisation des tableaux de suivi existants ;

· Mise à jour et enrichissement des tableaux de suivi avec des données quantitatives et qualitatives ;

· Extraction et organisation à la demande des données suivies

· Mise à jour, en lien avec les chercheurs, des données sur leurs coopérations internationales ;

· Gestion et extraction de bases de données bibliométriques sur les collaborations scientifiques internationales (Scimago, Web of Science…) ;

· Garantie de la cohérence et de la précision des données saisies et extraites ;

Activités principales:

Conception, alimentation et extraction de fonds documentaires et des tableaux de suivi :

· Soutenir la mise en place et à l’actualisation d'outils qualitatifs de suivi des objets France 2030 (IHU, PUI et Bioclusters) ;

· Maintenir, organiser, optimiser et extraire les données traitées par le DPRE

· Assister les chargés de mission dans la constitution de leurs dossiers à partir de l’extraction des données

· Organiser, classer des documents en s’appuyant sur le système de Gestion Électronique de Documents (GED) et, de façon transverse, sur le forum documentaire du Département ;

· Proposer un système qualitatif de nommage des documents et de renseignement des métadonnées

· Participer aux groupes de travail, aux tests pilotés par la DSI sur la mise en place des GED transverse (tests, migration de données).

Suivi des activités :

· Intégrer les nouvelles données dans les tableaux de suivi et vérifier leur exactitude;

· Produire des rapports et extractions réguliers et à la demande, basés sur les tableaux de suivi et les bases de données (bibliographiques notamment);

· Analyser les écarts et proposer des ajustements pour améliorer la précision des données.

Communication et Mise à Jour Web :

· Mettre à jour, en lien avec le Département de l’Information et de la Communication, les sections pertinentes des pages web en fonction des données les plus récentes ;

· Assurer une communication fluide des chiffres clés aux équipes concernées.

Profil recherché

· Bureautique

· Excel et logiciels de base de données

· Logiciels de gestion documentaires (GED)

Savoir-faire :

· Gérer des bases documentaires

· Travail en équipe

· Rigueur, précision

· Réactivité

Expériences souhaitées :

· Au moins une expérience en gestion documentaire

Niveau de diplôme et formations :

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Localisation

Localisation : 101, rue de Tolbiac 75654 cedex 13

• Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
• Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
• Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
• Flèche haut : déplacer la carte vers le haut

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Descriptif du service

Le Département des Partenariats et des Relations Extérieures (DPRE) de l'Inserm est organisé en 3 pôles : Pôle Partenariats et Politique de Site, Pôle Relations Européennes et Pôle Relations Internationales. Le DPRE a pour mission principale de contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la politique de coopération de l’Inserm avec l’ensemble des partenaires qui participent au développement de la recherche.

Cette activité s’exerce en collaboration avec les départements compétents de l’Inserm,les Délégations Régionales, son agence ANRS-Maladies infectieuses émergentes et Inserm Transfert SA , en interaction étroite avec les instituts thématiques ainsi que l’alliance nationale pour les sciences de la vie et de la santé (Aviesan).

• Sur l'Inserm :https://pro.inserm.fr/
• Sur la politique handicap : [e-mail]
• Sur l’engagement de l’Inserm en faveur de la parité et l'égalité professionnelle :https://pro.inserm.fr/rubriques/linstitut/parite-et-egalite-professionnelle/parite-et-egalite/parite-et-egalite-professionnelle-a-l-inserm

Pas de contrainte particulière

Vacant à partir du 09/05/2025

Chargée / Chargé d'études documentaires

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