Assistant Administratif F / H

Société Publique des Écoles Marseillaises; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Description du poste

Dans le cadre du plan « Marseille en grand », annoncé par le Président de la République le 2 septembre 2021, l’Etat et la Ville de Marseille ont décidé de confier la mise en œuvre du plan de rénovation de 188 écoles de la Ville à la Société Publique des Ecoles Marseillaises (SPEM), Société Publique Locale d’Aménagement d’Intérêt National (SPLA-IN), crée le 3 février 2022 et dont le capital est détenu à parité par la Ville de Marseille et par l’Etat.

Cette société a pour raison d’être la conception et la réalisation des travaux de rénovation de 188 écoles de la Ville au cours des 10 prochaines années.

Constituée d’une quarantaine de collaborateurs à ce jour, la SPEM est une société de projets qui se doit de rester agile et qui est amenée à structurer ses méthodes et son environnement de travail dans le cadre de l’accroissement de son activité. A capitaux publics mais de droit privé, le code du travail et la Convention collective SYNTEC sont le cadre légal dans lequel la société noue ses liens avec ses collaborateurs.

La ville de Marseille confie à la SPEM, dans une relation de quasi-régie, la mise en œuvre du Plan Ecoles par vagues d’opérations sous forme principalement de marchés de partenariat. La SPEM est ainsi maître d’ouvrage des travaux de rénovation, de démolition ou de constructions neuves d’équipements scolaires dans le respect des objectifs sur lesquels la Société s’engage contractuellement avec la Ville. La SPEM est également responsable du financement des opérations, et, à ce titre, perçoit les subventions et contracte les emprunts nécessaires.

En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve), vous serez rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière et travaillerez sous la supervision directe de la Responsable Administrative et en coordination fonctionnelle avec les Chefs de projets, qui pilotent des opérations de grande envergure, incluant des projets neufs, des restructurations ou des réhabilitations lourdes.

Vous collaborerez étroitement avec les Chefs de projets pour assurer le bon déroulement et la réussite des opérations, que ce soit sur site ou depuis les locaux de la société. Votre rôle sera crucial pour atteindre les objectifs financiers, techniques et calendaires tout en respectant les contraintes associées.

Votre mission principale sera d’apporter un soutien administratif quotidien, essentiel pour la réussite des opérations.

Vous participerez au suivi administratif, financier et juridique des opérations, depuis leur montage jusqu'à l'achèvement des travaux.

Vos Responsabilités :

1.Suivi administratif des opérations

• Établissement de lettres de commande.
• Établissement de bons de commande sur accords-cadres.
• Rédaction de documents d’exécution des marchés (avenants, ordres de service, etc.).
• Gestion des actes de sous-traitance.
• Classement et archivage des documents.

2. Gestion budgétaire des opérations via le logiciel GO7 (Progisem)

• Enregistrement des engagements (commandes, marchés, avenants…).
• Suivi des budgets et des engagements par opération.

3. Assistance générale

• Rédaction de courriers.
• Organisation de réunions.
• Prise de notes et rédaction des comptes-rendus de réunion.

4. Activités secondaires

• Participation à l’ouverture et l’analyse des candidatures en support au service marché

La SPEM recherche des candidat(e)s motivé(e)s, capables de travailler efficacement en mode projet et de collaborer en bonne intelligence avec les différentes équipes.

Pour ce poste, nous recherchons une personne :

• Rigoureuse et méthodique.
• Dotée d'un excellent sens de l’organisation.

Formation & expérience

• Une expérience d’au moins 2 ans dans une fonction administrative opérationnelle, de préférence dans les secteurs du BTP, de l’immobilier, de l’aménagement urbain ou au sein d’une collectivité.
• Maîtrise du pack Office.
• Connaissance des logiciels de gestion (idéalement GO7).
• Connaissance générale des procédures liées à la commande publique.
• Familiarité avec les secteurs de l'aménagement urbain, de l'immobilier, des collectivités et de leurs acteurs.
• CDI 38h30 (horaires variables) incluant 18.5 jours de RTT / an. Convention collective Syntec IDCC 1486.
• Rémunération : A négocier selon le profil.
• Tickets restaurant d’un montant de 10€ par jour travaillé, pris en charge par l’employeur à hauteur de 50%.
• Mutuelle famille prise en charge par l’employeur à hauteur de 60%.
• Prise en charge des transports par l’employeur à hauteur de 60%.
• Possibilité de télétravail à raison de 2 jours / semaine.

Ce poste offre une opportunité d'épanouissement professionnel au sein d'une équipe dynamique. Rejoignez-nous pour contribuer à notre succès commun !

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