Assistant(e) de Direction GNL

TN France; France; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante dans le secteur de l'énergie recherche un(e) Assistant(e) de direction pour optimiser la gestion de l'agenda du Directeur. Vous serez responsable de l'organisation des réunions, de la gestion des documents confidentiels, et de l'intégration des nouveaux arrivants. Ce rôle exige une excellente communication, des compétences organisationnelles et une capacité à gérer des priorités. Rejoignez une équipe dynamique qui valorise la diversité et offre des opportunités d'évolution dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Plus de 3 années d'expérience en assistanat de direction.
• Compétences en gestion budgétaire et organisationnelle.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda complexe du Directeur et organisation de réunions.
• Gestion des voyages, des notes de frais et des documents confidentiels.

Connaissances

Gestion budgétaire

Compétences organisationnelles

Gestion des priorités

Gestion événementielle

Communication écrite et orale

Diplomatie

Discrétion

Capacité d’analyse

Formation

Bac +2/3 en Assistanat de Direction

Gestion PME

Outils

SAP

SharePoint

Description du poste

Bienvenue à la Business UnitGaz Naturel Liquéfié(GNL)au sein de la BrancheGasRenewablesand Power(GRP) de TotalEnergies !

Ici nous croyons que le Gaz Naturel Liquéfié est une énergie de transition, une énergie d’avenir.

Nous recherchonsun(e) Assistant(e) de direction. C'est peut-être vous ?

Activités

Voici les missions qui vous seront confiées:

Gestion et optimisation de l'agenda complexe du Directeur :

Vous serez le maître de l'organisation en planifiant et en orchestrant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels avec une précision inégalée.

Organisation des réunions hebdomadaires/mensuelles/CODIR :

Vous jouerez un rôle clé en identifiant les créneaux, en réservant les salles et en envoyant les invitations. Vous préparerez les documents nécessaires, y compris les ordres du jour, les présentations et les rapports, et vous assurerez la prise de notes et l'organisation des documents de restitution.

Gestion de l’information :

Vous serez le gardien des documents et des dossiers confidentiels, en assurant leur organisation, leur classement et leur archivage appropriés. Vous effectuerez un tri régulier et un archivage dans des SharePoint.

Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires :

Vous serez responsable de la création et de la suppression des badges d’identité, de la prolongation des badges et de la gestion des différents comptes des collaborateurs et des accès. Vous accompagnerez et intégrerez les nouveaux arrivants (« Onboarding »), en coordonnant avec les interfaces IT pour la création de comptes informatiques et la demande de matériels et logiciels. Vous gérerez les listes de distribution et les accès aux dossiers partagés, et vous assisterez l'IT lors des départs en assurant la restitution des postes et la suppression des accès.

Gestion des voyages et des notes de frais :

Vous organiserez des déplacements complexes, demanderez des visas et en assurerez le suivi. Vous gérerez les notes de frais spécifiques et leur validation en cas de délégation.

Vous serez en charge de la commande de fournitures, du signalement des problèmes de maintenance et de la participation au roulement de courrier.

Organisation d’événements, BU ou Compagnie :

Vous recueillerez et analyserez les besoins, rechercherez les lieux et réceptionnerez les devis. Vous suivrez le budget et contrôlerez les dépenses, assurerez le suivi logistique en amont et sur place, et suivrez la satisfaction post-évènement.

Comptabilité :

Vous réceptionnerez les demandes et devis, créerez des « Purchase Order » sur l’outil SAP, enverrez les bons de commande, suivrez les demandes, réceptionnerez les commandes et créerez les fournisseurs.

Profil du candidat

Bac +2/3 en Assistanat de Direction, Gestion PME ou domaine similaire

-> Expérience :

Plus de 3 années d'expérience

-> Compétences linguistiques :

Anglais professionnel (écrit, lu et parlé)

-> Compétences techniques :

Gestion budgétaire

Excellentes compétences organisationnelles

Gestion des priorités

Gestion événementielle

-> Compétences interpersonnelles :

Bonne communication écrite et orale

Grande aisance relationnelle

Diplomatie et capacité d’adaptation

Bonne capacité d’analyse, de synthèse et d’écoute

Discrétion

Informations supplémentaires

Contexte et environnement

Bienvenue à la Business UnitGaz Naturel Liquéfié(GNL)au sein de la BrancheGasRenewablesand Power(GRP) de TotalEnergies !

Ici nous croyons que le Gaz Naturel Liquéfié est une énergie de transition, une énergie d’avenir.

Nous recherchonsun(e) Assistant(e) de direction. C'est peut-être vous ?

Activités

Voici les missions qui vous seront confiées:

Gestion et optimisation de l'agenda complexe du Directeur :

Vous serez le maître de l'organisation en planifiant et en orchestrant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels avec une précision inégalée.

Organisation des réunions hebdomadaires/mensuelles/CODIR :

Vous jouerez un rôle clé en identifiant les créneaux, en réservant les salles et en envoyant les invitations. Vous préparerez les documents nécessaires, y compris les ordres du jour, les présentations et les rapports, et vous assurerez la prise de notes et l'organisation des documents de restitution.

Gestion de l’information :

Vous serez le gardien des documents et des dossiers confidentiels, en assurant leur organisation, leur classement et leur archivage appropriés. Vous effectuerez un tri régulier et un archivage dans des SharePoint.

Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires :

Vous serez responsable de la création et de la suppression des badges d’identité, de la prolongation des badges et de la gestion des différents comptes des collaborateurs et des accès. Vous accompagnerez et intégrerez les nouveaux arrivants (« Onboarding »), en coordonnant avec les interfaces IT pour la création de comptes informatiques et la demande de matériels et logiciels. Vous gérerez les listes de distribution et les accès aux dossiers partagés, et vous assisterez l'IT lors des départs en assurant la restitution des postes et la suppression des accès.

Gestion des voyages et des notes de frais :

Vous organiserez des déplacements complexes, demanderez des visas et en assurerez le suivi. Vous gérerez les notes de frais spécifiques et leur validation en cas de délégation.

Office Management :

Vous serez en charge de la commande de fournitures, du signalement des problèmes de maintenance et de la participation au roulement de courrier.

Organisation d’événements, BU ou Compagnie :

Vous recueillerez et analyserez les besoins, rechercherez les lieux et réceptionnerez les devis. Vous suivrez le budget et contrôlerez les dépenses, assurerez le suivi logistique en amont et sur place, et suivrez la satisfaction post-évènement.

Comptabilité :

Vous réceptionnerez les demandes et devis, créerez des « Purchase Order » sur l’outil SAP, enverrez les bons de commande, suivrez les demandes, réceptionnerez les commandes et créerez les fournisseurs.

Profil du candidat

-> Formation :

Bac +2/3 en Assistanat de Direction, Gestion PME ou domaine similaire

-> Expérience :

Plus de 3 années d'expérience

-> Compétences linguistiques :

Anglais professionnel (écrit, lu et parlé)

-> Compétences techniques :

Gestion budgétaire

Excellentes compétences organisationnelles

Gestion des priorités

Gestion événementielle

-> Compétences interpersonnelles :

Bonne communication écrite et orale

Grande aisance relationnelle

Diplomatie et capacité d’adaptation

Bonne capacité d’analyse, de synthèse et d’écoute

Discrétion

Informations supplémentaires

TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.