Assistant de Gestion - Office Manager H / F

Histovery; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une entreprise innovante qui allie culture et technologie en tant qu'Assistant(e) de Gestion PME-PMI. Dans ce rôle clé, vous serez en première ligne pour soutenir les opérations et contribuer à la croissance de l'entreprise. Vous aurez l'opportunité de travailler sur des missions variées allant de la comptabilité à la gestion des ressources humaines, tout en optimisant les processus administratifs. Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et passionné(e) par l'innovation, cette position vous permettra de mettre à profit vos compétences dans un environnement dynamique et stimulant.

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative, comptable ou RH dans une PME.
• Maîtrise des outils digitaux et sens de l'automatisation.

Responsabilités

• Assistance comptable et suivi de la gestion financière.
• Point de contact pour la paie externalisée et gestion des ressources humaines.
• Gestion de l'office management et des relations fournisseurs.

Connaissances

Gestion administrative

Comptabilité

Ressources humaines

Outils digitaux (Pennylane, Google Workspace)

Communication claire

Formation

Diplôme en gestion ou administration

Outils

Pennylane

Google Workspace

Description du poste

A propos d’Histovery

Rejoignez une équipe de collaborateurs passionnés par la culture, le patrimoine et les nouvelles technologies. Histovery, leader de la “Visite Augmentée” sur mesure, permet au très grand public de redécouvrir la richesse du patrimoine culturel grâce à la Réalité Augmentée et à l’interactivité, dans le respect rigoureux des connaissances scientifiques. Histovery développe deux offres de “Visites Augmentée” : L’HistoPad, le compagnon de visite in situ sur tablette, disponible dans une vingtaine de sites culturels en France, en Allemagne et aux États-Unis, notamment le domaine national de Chambord, la Conciergerie de Paris, le Fort Alamo. Les Expositions Augmentées, alliant scénographie physique et Réalité Augmentée de l’HistoPad, voyagent sur de nombreux continents pour faire sortir les collections et le patrimoine “hors de leurs murs”.

Plus d’infos sur nos sites web : [lien non fourni]

Responsabilités

Vous recherchez un poste polyvalent et à fort impact au sein d’une structure en croissance ? En tant qu’Assistant(e) de Gestion PME-PMI / Office Manager chez Histovery, vous occuperez un rôle clé, en lien direct avec l’ensemble des Pôles de l’entreprise. Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice des Opérations, vous interviendrez sur des missions variées qui requièrent autonomie, rigueur et sens des priorités. Votre esprit d’initiative, votre organisation et votre relationnel bienveillant seront des atouts essentiels pour vous épanouir dans ce poste. Le poste est à pourvoir au plus vite pour bénéficier d’un accompagnement de la collaboratrice en poste actuellement. La maîtrise de l’anglais est nécessaire. La rémunération sera fonction de vos expériences et compétences. Passé la période de prise en main du poste, le télétravail est ouvert sur 1 jour par semaine.

Principales missions

1. Assistance comptable
2. En lien direct avec notre cabinet comptable, vous contribuez activement à la fiabilité de notre gestion financière :
3. Pré-comptabilité pour les situations trimestrielles
4. Facturation clients (environ 20 factures/mois)
5. Recueil des variables de facturation, suivi des paiements et relances clients
6. Optimisation du processus et automatisation de la récupération des variables et relances
7. Transmission mensuelle des pièces d’achat et de vente au cabinet via Pennylane, contrôle de l’exhaustivité, gestion du processus
8. Suivi du process dématérialisé de notes de frais

Assistance RH

1. Point de contact opérationnel pour la paie externalisée :
2. Transmission mensuelle des variables de paie
3. Validation des bulletins, gestion des questions des salariés
4. Commande mensuelle des titres restaurant
5. Onboarding et offboarding : préparation des contrats, transmission des pièces, intégration aux outils, suivi des process

Missions à moyen terme

1. Mise en place d’un CSE
2. Organisation de formations avec notre OPCO

Office management

1. Traitement du courrier, gestion des contacts téléphoniques
2. Suivi de l’entretien des locaux et relations fournisseurs
3. Gestion des fournitures et de l’archivage administratif

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si…

• Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se)
• Vous avez une expérience confirmée en gestion administrative, comptable ou RH dans une PME
• Vous maîtrisez les outils digitaux (Pennylane, Google Workspace) et aimez l’automatisation
• Vous avez un bon sens relationnel, une communication claire et bienveillante
• Vous êtes curieux(se), force de proposition, motivé(e) à contribuer à la croissance
• Une excellente maîtrise de l’orthographe et de la rédaction administrative est indispensable

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Assistant Office Manager • Paris, Paris (75); Île-de-France, France