Adjoint(e) Administratif(ve) - Bureau des entrées - HCE - H/F

TN France; Vienne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre hospitalier de renom recherche un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) pour le Bureau des entrées. Le poste implique l'accueil des patients, la gestion des dossiers administratifs, et la saisie d'informations sur des logiciels spécifiques. Le candidat idéal saura faire preuve de rigueur, d'un bon sens de l'accueil et d'une capacité à s'adapter à des missions variées. Ce CDD de 3 mois est une opportunité d'intégrer une équipe dynamique dans un environnement hospitalier.

Qualifications

• Connaissance des règles de gestion, facturation et contentieux.
• Pratique des langues étrangères est un plus.
• Mise à jour permanente des connaissances dans le domaine de la législation sociale.

Responsabilités

• Accueil des hospitalisés et constitution du dossier administratif.
• Gestion du dossier pour une facturation rapide et exacte.
• Saisie des informations et contrôle des documents.

Connaissances

Sens de l’accueil

Rigueur

Polyvalence

Outils

PASTEL

Excel

Outlook

Description du poste

Adjoint(e) Administratif(ve) - Bureau des entrées - HCE - H/F, La Tronche

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble

Description entreprise :

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

• Soigner
• Former
• Chercher

Description du poste :

Missions du service :

L’agent connaît les règlements particuliers de son service, notamment l’obligation de réserve et de discrétion professionnelle à observer vis-à-vis des patients, mais également à tout moment dans son métier. Il enregistre des informations sur poste informatisé ou document papier, prépare et classe les informations.

Missions spécifiques qui peuvent être confiées à l’agent administratif BDE :

• Accueil des hospitalisés ou des consultants. Donner une excellente image de marque de l’Etablissement.
• Constitution du dossier administratif (identification du malade, financement de la consultation).
• Gestion du dossier afin de l’amener à bonne facturation. Se conformer aux règles particulières de prise en charge selon les organismes débiteurs. La saisie des informations est effectuée sur poste informatisé à partir d’un logiciel de gestion administrative du malade.
• Encaissement des recettes en Régie.
• Traitement des rejets B2

Les activités spécifiques au poste :

Il connait les enchainements du système sur lequel il travaille et sait se situer dans l’organisation et le traitement des informations. Il saisit les informations, les contrôle et classe les documents.

La technicité sera particulièrement sollicitée pour les tâches suivantes :

• Accueil : la qualité d’accueil est essentielle (savoir écouter et informer)
• Saisie des informations : maîtrise du clavier et des logiciels métier, rapidité d’exécution et qualité du travail
• Connaissance du circuit de l’information : du Bureau des Entrées vers les partenaires (services de soins, services médicaux-techniques, CPAM, Mutuelles, Trésorerie Principale)
• Connaissance de l’environnement informatique et de ses possibilités
• Connaissance de la réglementation en matière de Régie
• Connaissance des règles de facturation et des modes de redressement.
• Traitement des actes bloqués
• Traitement du courrier, des courriels, des appels téléphoniques.
• Connaissance des procédures transversales et des référentiels métiers.

Profil recherché :

Les relations professionnelles spécifiques au poste :

Travaillant en équipe, il prévient d’éventuels blocages et signale au responsable concerné tout problème, erreur ou anomalie.

Communication / Relations

Outre ses collègues et le responsable du service, il peut être en contact avec l’ensemble des secteurs de l’Etablissement.

Relations hiérarchiques de l’agent des services administratifs dans ce poste :

• Relations avec l’Adjoint des cadres de secteur
• Relations avec l‘Attaché d’Administration Hospitalière
• Relations avec la Direction

Les savoir-faire spécifiques :

• Être parfaitement formé pour accueillir et pour gérer le dossier d’un entrant sans erreur dans le but d’obtenir une facturation rapide et exacte.
• Pratique des langues étrangères (est un plus)
• Mise à jour permanente des connaissances dans le domaine de la législation sociale
• Connaissance du fonctionnement des partenaires de l’Etablissement
• Connaissance des nouvelles techniques informatiques à acquérir ou à perfectionner
• Pratique du logiciel d’admission des patients PASTEL, Excel, Outlook
• Liaisons Internet sous CDR, CDRI avec les fichiers des caisses d’assurance maladie
• Gestion du courrier arrivé, des réclamations téléphoniques
• Pouvoir encaisser des recettes en Régie
• Classer et archiver

Les qualités requises :

Noter les trois qualités essentielles requises de l’agent des services administratifs sur ce poste

• Sens de l’accueil
• Bonne connaissance des règles de gestion, facturation et contentieux
• Savoir s’adapter à la polyvalence des missions
• Rapidité rigueur et perfectionnisme

Conditions de travail dans le poste

BESOIN PERMANENT

CDD de 3 mois reconductible avec possibilité de CDI

Quotité de travail: 80% (modalités à définir en cours d'entretien)

HORAIRES :

• Du lundi au vendredi, de 7h30 à 16h45

Ces horaires sont susceptibles d'évoluer avec une amplitude maximum de 7h30 à 18h.

Pas de travail samedis, dimanches et jours fériés

En application du principe de continuité du service public hospitalier, l’agent est susceptible d’être rappelé en cas de besoin impérieux. Le déclenchement Situation sanitaire exceptionnelle (plan blanc) est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l’exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu’il doit cependant connaitre et maîtriser.