GESTIONNAIRE COURRIER H/F H/F

TN France; France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante pour un gestionnaire administratif au sein d'une institution publique. Le candidat sera responsable de la gestion du courrier, de l'analyse des correspondances et de l'archivage. Ce poste exige une bonne organisation, une aisance relationnelle et une maîtrise des outils bureautiques. Le candidat idéal sera débutant mais motivé, prêt à évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Qualifications

• Bonne expression écrite et orale.
• Capacité à hiérarchiser et organiser les tâches.
• Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques.

Responsabilités

• Ouvrir et trier les courriers et mails reçus.
• Analyser les correspondances et déterminer les interlocuteurs.
• Scanner et enregistrer les correspondances dans l'application métier.

Connaissances

Aisance relationnelle

Esprit d'équipe

Rigueur

Discrétion

Formation

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Outils

Word

Excel

Description du poste

Description du poste

Au sein du secteur CMin1, le gestionnaire administratif est en charge de :

1. ouvrir et trier les courriers et mails reçus pour les cabinets dans la journée,
2. analyser les correspondances (sous format papier ou numérique) afin de :

• identifier précisément leur nature, leur urgence et leur sensibilité,
• déterminer les interlocuteurs appropriés au sein des cabinets ou des directions, en s'appuyant sur les schémas de circulation validés par les chefs de cabinet,

dénombrer les courriers traités en fonction de leur nature et de leur destinataire,

scanner et enregistrer dans l'application métier les correspondances ainsi analysées et s'assurer de leur bonne traçabilité :

• pertinence des informations enregistrées (pour faciliter les recherches ultérieures),

orienter vers l'interlocuteur qualifié au sein des cabinets ministériels ou des directions, en s'assurant du respect des circuits de validation,

renseigner éventuellement les intervenants qui sollicitent le secteur sur la bonne réception de leur courrier,

préparer les pochettes de courriers thématiques à destination des ministres et de leurs collaborateurs,

identifier et recenser les courriers pour lesquels un protocole de suivi a été mis en place,

préparer avec l'ensemble du secteur les opérations d'archivage.

Conditions d'exercice particulières

Les secteurs de la correspondance sont susceptibles de connaître des évolutions d'organisation et de fonctionnement, tant en ce qui concerne leurs attributions respectives (en fonction de la structure du Gouvernement) que les méthodes de travail (dématérialisation du traitement du courrier). Ce secteur connaît des pics saisonniers, notamment fin décembre et lors de remaniements ministériels.

Description du profil recherché

Le/La candidat(e) doit disposer d'une bonne expression écrite et orale. Il/Elle doit être capable de hiérarchiser et d’organiser ses tâches. Il/Elle doit également posséder un bon relationnel et le sens de la confidentialité. Une aisance dans l'utilisation des outils bureautiques (Word, Excel) est appréciée.

Informations complémentaires

Temps Plein : Oui

Compétences requises

• Connaissances : Environnement administratif, institutionnel et politique
• Savoir-faire : Maîtriser les délais, rechercher des données, des informations, travailler en équipe
• Savoir-être : Aisance relationnelle, esprit d'équipe, esprit de synthèse, rigueur, discrétion

Niveau d'études minimum souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience minimum requis

Débutant