Agent administratif / Agente administrative (H/F)

CENTRE COMMUNAL ACTION SOCIALE; Luzech; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

An established industry player in social services is seeking a dedicated administrative professional to join their team. This role involves welcoming residents, managing administrative tasks, and coordinating services to enhance the well-being of elderly individuals. You will play a crucial part in maintaining records, planning events, and ensuring effective communication within the team. If you have a passion for supporting the elderly and possess strong organizational skills, this position offers a rewarding opportunity to make a positive impact in the community.

Qualifications

• 1 an d'expérience dans le domaine administratif.
• Capacité à gérer le planning et à rédiger des documents administratifs.

Responsabilités

• Accueillir les résidents et gérer les informations administratives.
• Coordonner les services et assurer la gestion des dossiers des résidents.

Connaissances

Accueil et information des résidents

Organisation et planification des tâches

Rédaction de documents administratifs

Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, mail)

Gestion de planning

Rigueur

Autonomie

Discrétion

Adaptabilité

Aimer le contact avec les personnes âgées

Formation

Bac ou équivalent en secrétariat assistanat

Outils

Word

Excel

Email

Description du poste

Description

AFFECTATION Résidence Autonomie « Aline DRAPPIER »
Service : Administratif
Durée hebdomadaire de travail : 35 Heures
Du lundi au vendredi (7h/jour)

MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION : Bureau, ordinateur, téléphone fixe

Principales missions :

1. Accueil des résidents et visiteurs :
   - Est le premier point de contact pour les résidents, leurs familles et les visiteurs.
   - Fournit des informations sur les services offerts et les activités proposées.
2. Gestion administrative :
   - Traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques et des emails.
   - Rédaction et gestion de documents administratifs : contrats de séjour, fiches de renseignement des résidents, APA, APL, rapports d'activité.
   - Classement et archivage.
3. Gestion du planning du personnel :
   - Suivi journalier des plannings du personnel.
   - Suivi des congés et récupérations du personnel.
   - Assure les remplacements si besoin du secrétariat de l'EPHAD.
4. Coordination des services :
   - Assure la liaison entre les différents services de la résidence et les intervenants extérieurs (cuisine, SSIAD, IDEL, animations, entretien).
   - Gère les rendez-vous et les activités pour les résidents.
5. Gestion des dossiers des résidents :
   - Tient à jour les dossiers médicaux et administratifs des résidents.
   - Assure la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
6. Support aux partenaires :
   - Aide les partenaires en fournissant des informations administratives nécessaires.
   - Participe à la coordination des soins, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque résident.
7. Gestion financière :
   - Contribue à la facturation et à la gestion des paiements des résidents.
   - Suit les dépenses et gère le budget administratif.
8. Communication interne :
   - Diffuse les informations importantes aux équipes et aux résidents concernant les changements (mise à jour de la borne de la RA, mise à jour des plans de chambre avec noms des résidents).
   - Participe à l'organisation des réunions et des formations pour le personnel.
9. Planification d'événements :
   - Participe à l'organisation d'événements et d'activités pour les résidents afin de favoriser l'autonomie et la vie sociale.

Contraintes et difficultés :

• Encadrement d'agents, polyvalence
• Remplacement de la secrétaire de l'EHPAD
• Participation possible au roulement des astreintes administratives

Compétences requises :

Savoirs :

• Accueil et information des résidents et partenaires
• Organisation et planification des tâches
• Rédaction de documents administratifs

Savoirs-faire :

• Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, mail)
• Tri et classement des dossiers
• Gestion de planning

Savoirs-être :

• Rigueur, autonomie, discrétion, adaptabilité
• Aimer le contact avec les personnes âgées

Profil souhaité :

• Expérience : 1 an dans le domaine
• Formations : Bac ou équivalent en secrétariat assistanat