Assistant RH Administratif (H / F) (remplacement maternité)

Cooltra; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Paris recherche un Assistant Administratif pour soutenir le Directeur France. Le rôle inclut la gestion des documents administratifs, la paie, le recrutement et la communication interne. Ce poste est en CDD à temps plein avec des horaires fixes et possibilité de télétravail.

Prestations

Télétravail autorisé à raison de 2 jours par semaine

Qualifications

• Expérience de 2 ans minimum.
• Expérience dans le secteur des services de l’automobile souhaitée.

Responsabilités

• Gestion administrative du personnel et mise à jour des dossiers.
• Traitement du courrier administratif et interface avec les salariés.
• Saisie des éléments variables dans l’outil de paie SILAE.

Connaissances

Anglais

Espagnol

Connaissances du Code du Travail

Outils

SILAE

Factorial

Description du poste

Votre mission consistera à apporter un soutien au Directeur France en termes d'organisation et de gestion de tous les documents administratifs concernant l'équipe, de maintenir des procédures locales claires et à jour et d'assurer le bon fonctionnement des installations.

Dans le cadre d’un remplacement partiel pour congé maternité , nous recherchons une personne ouverte au CDD entre le 1er avril et 31 octobre 2025, à temps plein du Lundi au Vendredi .

Administration du personnel de l’entrée à la sortie du salarié : environ 50% du temps

• Assurer la mise à jour du logiciel de gestion de temps (Factorial) : concernant les congés et les absences (maladie, accidents du travail…),
• Mettre à jour les dossiers individuels des salariés (contrat, DPAE, promotions, accidents de travail, sanctions, solde de tout compte, périodes d’essai…).
• Traiter le courrier administratif (démissions, attestations, traitement de mesures disciplinaires, procédures de licenciement…).
• Assurer l’interface avec les salariés pour les questions relatives à leurs droits et obligations
• Rédiger des notes RH : comptes rendus de réunions, notes administratives.

Gestion du volet social : environ 10% du temps

• Assurer les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer (assurance maladie, mutuelle, prévoyance, médecine du travail…).
• Participer à l’élaboration des dossiers liés aux obligations de l’entreprise (bilan social, rapport formation égalité hommes / femmes, accords seniors…)
• Réaliser une veille juridique et sociale RH.

Gestion de la Paie : (paie externalisée pour 80 salariés) : environ 20% du temps / Sous la supervision du Directeur France ou la Delegate Paris

• Saisir les éléments variables dans l’outil de paie SILAE : titres de transport, frais de repas, acomptes, absences, etc.
• Vérifier et valider les bulletins de paies en binôme avec le Directeur France ou la Delegate Paris
• Procéder à des régularisations si nécessaire
• Envoi des informations au gestionnaire paie tout en respectant le calendrier de paie
• Envoi des bulletins aux salariés
• Gestion des acomptes (saisie sur SILAE + envoi du fichier de virement à la comptabilité en Espagne)

Recrutement : environ 10% du temps

• Organisation, suivi des recrutements et intégration des salariés
• Rédiger les profils de postes et les offres d’emploi
• Assurer la diffusion des offres en interne et en externe
• Présélectionner les candidatures (réception, tri et sélection des CV)
• Établir un planning d’entretiens et organiser les rendez-vous de recrutement

Missions transverses : environ 10% du temps

• Mises à jour des outils de travail RH et de paie (SILAE et Factorial).
• Mettre en place des actions de communication interne (assurant la bonne circulation de l’information au sein de l’entreprise), et élaborer des documents de communication interne.
• Formation : Envoyer les convocations, et recueillir les attestations de formations pour mise à jour des dossiers du personnel
• Optimisation des outils de la fonction RH

Plusieurs entretiens hebdomadaires se tiendrons avec la Direction en Espagne en anglais.

Tous les écrits à destination des interlocuteurs espagnols se font en anglais.

• Horaires de 9h à 17h
• Planning fixe du lundi au vendredi
• Site d’affectation : Saint Ouen (93) avec déplacement hebdomadaire à Arcueil (94) pendant 1 jour
• Télétravail autorisée à raison de 2 jours par semaine
• Contrat à durée déterminée du15 mai au 31 octobre 2025
• Expérience de 2 ans minimum.
• Expérience dans le secteur des services de l’automobile souhaité.
• Bonnes connaissances du Code du Travail.
• Langues : Anglais impératif (lu, écrit, parlé) / Espagnol souhaité.

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Assistant Administratif Hf • Paris, Paris (75); Ile-de-France, France