Gestionnaire de scolarité HF - Université Toulouse Jean Jaurès

Université Toulouse - Jean Jaurès; Toulouse; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Toulouse - Jean Jaurès recherche un(e) gestionnaire de scolarité pour rejoindre son pôle administratif. Le candidat idéal devra assurer la gestion des actes liés à la scolarité, travailler en collaboration avec les responsables pédagogiques et contribuer à l'organisation des enseignements. Une connaissance des règles de l'enseignement supérieur et des compétences administratives sont essentielles.

Qualifications

• Connaître la réglementation et l'organisation de l'enseignement supérieur.
• Exécuter des actes administratifs liés à la scolarité.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les publics dans le respect des procédures.
• Participer aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants.
• Assurer la continuité de service en participant aux opérations de scolarité.

Connaissances

Écoute

Organisation

Travail en équipe

Autonomie

Gestion du stress

Outils

Word

Excel

Adobe Pro

POGEE

CELCAT

ECANDIDAT

FASIL

Description du poste

À propos de nous

Riche, plurielle et diverse, l’Université Toulouse - Jean Jaurès figure parmi les meilleures universités françaises en arts, lettres, langues, sciences humaines et sociales, tant en formation qu’en recherche.

Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE, et est présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

Vous aurez la possibilité d’exercer votre activité au sein du pôle administratif en charge de la scolarité des étudiants dans l’un des 5 UFR de l'Université Toulouse Jean Jaurès :

• UFR Sciences, Espaces et Sociétés (SES)
• UFR Histoire, Arts et Archéologie (HAA)
• UFR Langues, Littératures et Civilisations Étrangères (LLCE)
• UFR Lettres, Philosophie, Musique, Arts du Spectacle et Communication (LPMASC)
• UFR Psychologie

Vous serez sous l’autorité hiérarchique de la Responsable Administrative du pôle et en lien direct avec les Responsables Pédagogiques des parcours et les enseignants. La mission principale est d’assurer les actes de gestion relatifs à la scolarité et à l’organisation des enseignements, contribuant ainsi à la mise en œuvre de l’offre de formation.

Vos Principales Activités Consisteront à

• Accueillir, informer et orienter les publics (stagiaires, enseignants) dans le respect des procédures (courriers électroniques, communication)
• Participer au processus des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants, instruire les dossiers et en vérifier la recevabilité en lien avec les responsables pédagogiques
• Participer à la réalisation et au suivi de l'organisation des enseignements et du processus d’évaluation (organiser les sessions d’examens, collecter et traiter les résultats, assurer l’assiduité)
• Contribuer à l'organisation des sélections pour les diplômes à accès sélectifs (recevabilité des dossiers, convocations, PV des commissions et jurys, publication des résultats, gestion des listes complémentaires)
• Instruire et suivre les dossiers de conventions de stage
• Assurer la continuité de service en participant à l’ensemble des opérations de scolarité et en contribuant aux activités transversales du service (classement, archivage, saisie des Unités d’enseignement sur KSUP)

Profil

Savoirs

• Connaître la réglementation, le fonctionnement et l'organisation de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l’université
• Connaître les règles et procédures liées à la scolarité

Savoirs Faire

• Exécuter des actes administratifs liés à la scolarité
• Savoir accueillir les publics, comprendre leurs demandes et les orienter vers le bon interlocuteur
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Savoir organiser son activité, hiérarchiser les tâches, respecter les délais et gérer les périodes de surcharge
• Maîtriser les bases de l’environnement bureautique (Word, Excel, Adobe Pro, etc.)
• Connaître et potentiellement maîtriser les logiciels spécialisés : POGEE, CELCAT, ECANDIDAT, FASIL

Savoir-être

• Avoir le sens de l’écoute, être diplomate et respecter la confidentialité
• Être consciencieux, rigoureux, organisé et patient
• Savoir gérer son stress en situation de pics d’activité
• Faire preuve d’un bon relationnel