Assistant de direction de la DGA (H / F)

JOBPUBLIC; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Join a dynamic and innovative administration in Paris as an Assistant to the Deputy General Director. You will manage schedules, organize meetings, and ensure smooth communication across departments. Ideal candidates have strong organizational skills, confidentiality, and a background in administrative support. Enjoy competitive benefits and a supportive work environment.

Prestations

25 days paid leave

2 RTT days per month

Attractive indemnity regime

Access to a company restaurant

Contribution to mutual insurance costs

Sustainable mobility allowance

Qualifications

• Minimum 3 years experience in a similar role.
• Knowledge of administrative procedures and local government processes.

Responsabilités

• Manage the agenda and correspondence of the Deputy General Director.
• Organize meetings and maintain administrative files.
• Coordinate communication with various departments.

Connaissances

Confidentiality

Initiative

Autonomy

Prioritization

Formation

Bac à Bac+2

Outils

Pack Office

Description du poste

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 130 communes et 11 établissements publics territoriaux . Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure sur son territoire. Son intervention, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile. Venez contribuer à la réalisation de projets métropolitains d’envergure au sein d’une collectivité en pleine croissance.

Ensemble, construisons une métropole à la hauteur des défis de demain !

Votre mission au quotidien :

Directement rattaché(e) à la DGA ressources vos principales missions seront les suivantes :

• Assurer le secrétariat particulier du périmètre transversal de la Directrice Générale Adjointe, en binôme avec un(e) autre assistant(e).
• Assurer le périmètre de la direction des finances et de la direction des affaires juridiques à titre principal, et couvrir lors de l’absence du binôme le périmètre de la direction des ressources humaines et des moyens ainsi que la direction des systèmes d’information.
• Assurer le secrétariat particulier de la Directrice Générale Adjointe et de la Directrice des Affaires juridiques, gérer et coordonner la tenue de son agenda, organiser ses déplacements, assurer la coordination avec l’agenda des Directeurs et du DGS;
• Assurer la mise en état des dossiers d’audiences , réunions, rendez-vous en recueillant les éléments des directions et en préparant les dossiers de façon ordonnée;
• Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, etc.);
• Répartir et suivre la circulation des parapheurs, archiver les courriers sortants afin de disposer d’un suivi;
• Planifier les réunions, instances, en assurer l’ organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers;
• Assurer la tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour, etc;
• Assurer l’ accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la DGAet de la Directrice des affaires juridiques ;
• Assurer l’organisation logistique des réunions, déjeuners de travail…;
• Suivre certains projets confiés par la DGAet par la Directrice des affaires juridiques ;
• Classer et archiver les documents administratifs .
• Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole
• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction et des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
• Maîtrise de l’ensemble des outils du Pack Office
• Maîtrise des procédures administratives
• Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi, comptes rendus, tableaux d’activité
• Capacité à hiérarchiser les priorités
• Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
• Esprit d'initiative et d'autonomie
• Bonne présentation
• Niveau d’étude souhaité : bac à bac+2
• Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 3 ans

Informations contractuelles

• Catégorie B, filière administrative, cadre d’emploi des Rédacteurs territoriaux ou catégorie C, adjoint administratif
• Recrutement statutaire, à défaut contractuel (CDD 1 an)
• Poste à pourvoir dès que possible

CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES :

• Temps de travail : 40h / semaine
• Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT / mois
• Régime indemnitaire attractif + CIA sur objectifs individuels et collectifs
• Nouveaux locaux agréables et très bien équipés
• Restaurant inter entreprise au sein du bâtiment + accès au restaurant municipal de la ville de Paris
• Participation aux frais de mutuelle
• Forfait mobilité durable pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en véhicule propre (vélo, trottinette, voiture électrique…)

Participez à notre succès collectif ! Rejoignez la Métropole du Grand Paris.

SAVOIRS ATTENDUS : Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole Maîtrise des techniques d’assistanat de direction et des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire Maîtrise de l’ensemble des outils du Pack Office Maîtrise des procédures administratives Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi, comptes rendus, tableaux d’activité Capacité à hiérarchiser les priorités Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve Esprit d'initiative et d'autonomie Bonne présentation CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE : Niveau d’étude souhaité : bac à bac+2 Formation requise : assistanat de direction. Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 3 ans

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