Assistant.e Administratif.ve (H/F)

Diaconat de Bordeaux; Bordeaux; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement à Bordeaux recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les Directeurs dans la gestion de leur activité. Le candidat idéal aura une expérience de 3 ans, une formation en gestion administrative, et des compétences en communication et organisation. Les responsabilités incluent la gestion d'agendas, la rédaction de documents, et l'organisation de réunions. Des tickets restaurant sont offerts comme avantage.

Prestations

Tickets restaurant

Qualifications

• 3 ans d'expérience souhaités sur un poste équivalent.

Responsabilités

• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des Directeurs.
• Rédiger des supports de communication et comptes rendus.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants.

Connaissances

Communication

Organization

Empathy

Formation

BAC pro gestion administration

BTS assistante de gestion

Outils

Pack Office

Description du poste

Description

Sous la responsabilité des Directeurs de Pôle, l'assistant(e) administratif(ve) travaille en collaboration étroite avec les différents services du siège social.

Mission : L'assistant(e) administratif(ve) assiste un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, secrétariat général, communication, préparation de réunions). Il ou elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Principales tâches et responsabilités :

1. Organisation des agendas :

• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des Directeurs (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des Directeurs (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).

Gestion administrative :

• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).

Communication :

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Direction).

Formation requise :

BAC pro gestion administration, BTS assistante de gestion ou équivalent

Expérience :

3 ans souhaités sur un poste équivalent

Qualités personnelles :

• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Compétences techniques :

• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Normes rédactionnelles
• Méthode de classement et d'archivage
• Connaissance du Pack Office

Conditions de travail :

• 35H, du lundi au vendredi
• Lieu : centre-ville de Bordeaux

Avantages :

• Tickets restaurant