Assistant(e) d'agence F / H

Délégation Ouest Génie Civil; Pessac; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de construction bien établie recherche un assistant d'agence dynamique pour rejoindre son équipe à Pessac. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion administrative et du secrétariat pour la Direction Régionale, en soutenant les directeurs d'agence dans leurs tâches quotidiennes. Vous devrez faire preuve d'organisation, de rigueur et de compétences en communication pour assurer le bon fonctionnement de l'agence. Si vous êtes passionné par le secteur de la construction et que vous avez une expérience pertinente, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise le travail d'équipe et l'innovation.

Qualifications

• 3 ans d'expérience dans des fonctions administratives similaires.
• Dynamique, discrète, avec un bon esprit d'équipe.

Responsabilités

• Gestion de l'accueil de l'agence et des appels téléphoniques.
• Assister les directeurs d'agence dans l'organisation quotidienne.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Rigueur

Maîtrise des outils informatiques

Anglais

Formation

Bac+3 en Assistanat

Outils

Pack Office

Teams

Chorus

Pixid

Description du poste

L'entreprise. Chantiers Modernes Nouvelle-Aquitaine, filiale de VINCI Construction en France, est un acteur de la construction ancré en Nouvelle-Aquitaine qui réalise des travaux de génie civil industriel.

Le poste. La Direction Régionale de la Nouvelle-Aquitaine (122 collaborateurs) recherche un assistant d'agence.

Les missions. Sous la responsabilité à la fois du Directeur d'activité et en lien direct avec les deux Directeurs d'agence de GTM GC NA et de CMNA, vous êtes notamment en charge de :

Secrétariat pour la Direction Régionale :

Gestion de l'accueil de l'agence, des appels téléphoniques, affranchissement du courrier et distribution, commande des fournitures de bureau

Assister les directeurs d'agence dans l'organisation de leur quotidien (prises de rendez-vous, agendas, réservations de salles de réunions, réservations et commandes diverses etc…)

Organisation des manifestations internes ou externes (réservation des hôtels, restaurants, voyages…)

Partage et diffusion des différentes communications de l'agence (PV de réunions CSE, notes d'accueil, courriers RH…)

Gestion administrative des chantiers :

Réalisation des DICT, des contrats de sous-traitance et avenants et des demandes d'agrément

Assurer le suivi administratif des affaires : remplir et suivre les documents liés au chantier (OS, avenants marché, PV de réception…), rédiger les courriers d'affectation des compagnons …

Etablir et gérer les commandes et contrats en tous genres aux côtés des équipes travaux

Gestion des conventions de prêt de personnel

Gestion des conventions de groupement et des sociétés en participation (SEP)

Gestion des sinistres (chantiers, véhicules…), opération de fin de chantier (attestations de travaux, DOE…), suivi des cartes FNTP, classement, archivage et tenue des dossiers

Gestion du personnel : saisie des commandes et suivi des contrats intérim sur le logiciel Pixid, suivi des inscriptions PASI auprès des agences

Gestion des demandes quotidiennes : relation directe avec les Directeurs d'agence, Conducteurs de travaux

Autres missions administratives en lien avec les différents services

Cette liste de tâches est non exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l'activité.

Le profil.

De formation Bac+3 en Assistanat, vous justifiez d'une expérience de 3 ans sur des fonctions similaires et idéalement dans le secteur de la construction.

Vous êtes dynamique, discrète, avec un bon esprit d'équipe. Vos qualités rédactionnelles (e-mail, courrier) et relationnelles, votre rigueur dans les tâches administratives, votre sens de l'organisation et du service seront des atouts majeurs dans la réussite de vos missions.

Une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Teams) et de la bureautique est requise. La connaissance du logiciel Chorus(facturation de marchés publics) est un plus.

La maîtrise de l'anglais est un plus.

Poste basé à Pessac (33).

L'entreprise. Chantiers Modernes Nouvelle-Aquitaine, filiale de VINCI Construction en France, est un acteur de la construction ancré en Nouvelle-Aquitaine qui réalise des travaux de génie civil industriel.

Le poste. La Direction Régionale de la Nouvelle-Aquitaine (122 collaborateurs) recherche un assistant d'agence.

Les missions. Sous la responsabilité à la fois du Directeur d'activité et en lien direct avec les deux Directeurs d'agence de GTM GC NA et de CMNA, vous êtes notamment en charge de :

Secrétariat pour la Direction Régionale :

• Gestion de l'accueil de l'agence, des appels téléphoniques, affranchissement du courrier et distribution, commande des fournitures de bureau
• Assister les directeurs d'agence dans l'organisation de leur quotidien (prises de rendez-vous, agendas, réservations de salles de réunions, réservations et commandes diverses etc…)
• Organisation des manifestations internes ou externes (réservation des hôtels, restaurants, voyages…)
• Partage et diffusion des différentes communications de l'agence (PV de réunions CSE, notes d'accueil, courriers RH…)

Gestion administrative des chantiers :

• Réalisation des DICT, des contrats de sous-traitance et avenants et des demandes d'agrément
• Assurer le suivi administratif des affaires : remplir et suivre les documents liés au chantier (OS, avenants marché, PV de réception…), rédiger les courriers d'affectation des compagnons …
• Etablir et gérer les commandes et contrats en tous genres aux côtés des équipes travaux
• Gestion des conventions de prêt de personnel
• Gestion des conventions de groupement et des sociétés en participation (SEP)
• Gestion des sinistres (chantiers, véhicules…), opération de fin de chantier (attestations de travaux, DOE…), suivi des cartes FNTP, classement, archivage et tenue des dossiers

Gestion du personnel : saisie des commandes et suivi des contrats intérim sur le logiciel Pixid, suivi des inscriptions PASI auprès des agences

Gestion des demandes quotidiennes : relation directe avec les Directeurs d'agence, Conducteurs de travaux

Autres missions administratives en lien avec les différents services

Cette liste de tâches est non exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l'activité.

Profil demandé : Le profil.

De formation Bac+3 en Assistanat, vous justifiez d'une expérience de 3 ans sur des fonctions similaires et idéalement dans le secteur de la construction.

Vous êtes dynamique, discrète, avec un bon esprit d'équipe. Vos qualités rédactionnelles (e-mail, courrier) et relationnelles, votre rigueur dans les tâches administratives, votre sens de l'organisation et du service seront des atouts majeurs dans la réussite de vos missions.

Une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Teams) et de la bureautique est requise. La connaissance du logiciel Chorus(facturation de marchés publics) est un plus.

La maîtrise de l'anglais est un plus.

Poste basé à Pessac (33).

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

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