Agent gestionnaire de courrier / agent d'accueil

Préfecture du Nord; Calais; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

An established public institution is seeking a dedicated Mail Manager/Reception Agent to ensure efficient mail handling and provide excellent service to visitors. This role involves sorting and delivering mail, managing access to the premises, and assisting users with their inquiries. Ideal candidates will possess strong teamwork skills, adaptability, and a methodical approach to tasks. Join a dynamic team committed to improving public service and fostering a welcoming environment for all visitors.

Prestations

Restauration collective

Forfait mobilité durable

Remboursement domicile/travail à hauteur de 75%

Accès à des offres sociales et culturelles à prix réduit

Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche

Participation à la complémentaire santé

Qualifications

• Compétences en informatique requises.
• Capacité à travailler en équipe et à s'adapter.

Responsabilités

• Assurer la gestion du courrier et l'accueil des usagers.
• Contrôler l'accès au site et orienter les usagers.

Connaissances

Compétences en informatique/bureautique

Travail en équipe

Adaptabilité

Analyse

Rigueur et méthode

Description du poste

Agent gestionnaire de courrier / agent d'accueil

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

L’agent assure une rotation sur les missions du courrier (tri, enregistrement et affranchissement des plis). Il réalise :

• la distribution des journaux papier aux membres du corps préfectoral (les jours ouvrés entre 7h30 et 8h00)
• la tournée de récupération et de dépôt du courrier au sein des directions de la préfecture (deux fois par jour)
• la collecte et le dépôt du courrier pouvant nécessiter l’utilisation du véhicule de service sur le site de la rue Jacquemars Giélée (permis de conduire requis)
• le tamponnage des actes de légalité et le tamponnage des accusés de réception (AR)
• l’accueil des livreurs, l’enregistrement et la livraison des colis

En outre, l’agent peut être requis en appui des vaguemestres/secrétariats pour assurer des rotations entre les deux sites de Scrive et de Giélée. En cas de nécessité, il peut être sollicité pour offrir un soutien polyvalent sur les missions d’accueil et de filtrage.

L’agent d’accueil et de filtrage contrôle les conditions d’accès au site en vérifiant les convocations des usagers (accueil uniquement sur rendez-vous). Il facilite l’accès et accompagne dans leurs déplacements au sein des locaux les personnes en situation de handicap. Il oriente les usagers dans les locaux et dans leurs démarches par la remise de flyers des directions métiers et/ou du bureau des relations avec les usagers (BRU). Il participe au contrôle des sacs et effets personnels des usagers en appui aux réservistes et déclenche les procédures d’alerte (services de sécurité intérieure) le cas échéant.

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le BRU assure l'orientation et l'information du public. Il assiste également les autres services de la préfecture pour le développement de bonnes pratiques.

Le pôle courrier traite des documents écrits et électroniques envoyés ou déposés en préfecture aux fins d’orientation et d'acheminement dans les services. Il assure également l'expédition du courrier émis par les services de la préfecture. Il prend en charge certains envois de courrier en nombre : adressage, mise sous pli et affranchissement. Le point d'accueil numérique est chargé, dans le cadre de la dématérialisation des démarches du ministère de l'Intérieur et des Outre-mer, de l'inclusion numérique.

Composition et effectifs du service :

23 agents (1 A, 2 B, 11 C + contractuels et volontaires en service civique) répartis en 3 pôles :

• accueil général
• PAN
• courrier

Profil recherché :

Connaissances techniques :

• Avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau pratique requis
• Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir

Savoir-faire :

• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
• Savoir analyser : niveau pratique requis

Savoir être :

• Savoir faire preuve de rigueur et de méthode : niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Affectation administrative :

Préfecture du Nord - Direction de la coordination des politiques interministérielles
12/14 rue Jean Sans Peur – CS 20003- 59039 LILLE Cedex

Vos perspectives :

• Mettre en place les outils et méthodes permettant d’améliorer les relations avec les partenaires internes et externes à la préfecture.
• Participer à développer la dématérialisation des procédures notamment via l’animation de la communication électronique.
• Accéder à un poste de niveau de responsabilité supérieur.

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

• Agent de surveillance (réf LOG015A)
• Gestionnaire de courrier (réf ADM003A)

Qui contacter ? :

Monsieur Rémy DEFFRENNES, adjoint à la cheffe de bureau (03.20.30.50.86)

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Lien vers le formulaire CAIOM :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-Formulaire-CAIOM%202025.pdf

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• disposer en temps utile d'annuaires actualisés et de plans de situation, organigrammes des services de préfecture/services déconcentrés
• missions non télé-travaillables.
• missions identifiées dans le plan de continuité d’activité de la préfecture
• respect des engagements du label qualité.
• manipulations répétitives (affranchissement, enregistrement des recommandés...), port de charges lourdes (caisses de courriers, de parapheurs, colis...), station debout prolongée (notamment lors du tri du courrier) et des déplacements fréquents dans et entre les deux sites.

Les avantages :

• restauration collective ;
• forfait mobilité durable ;
• prise en charge du remboursement domicile/travail à hauteur de 75%;
• lieu de travail desservi par les transports en commun ou accessible à pied depuis la gare ou le métro;
• possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche;
• participation à la complémentaire santé;
• accès à un large panel d’offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit, pour vous et votre famille.

Votre environnement professionnel (suite):

Liaisons hiérarchiques :

Directrice de la coordination des politiques interministérielles
Secrétaire générale de la préfecture

Liaisons fonctionnelles :

Directions et services de la préfecture et des sous-préfectures, plus particulièrement les services de délivrance de titres et le service de la communication, les collectivités territoriales, etc.

2° de l'article L332-2
(Anciennement 2° de l'article 4)

Vacant à partir du 01/06/2025

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager

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