Secrétaire agent d'accueil

TN France; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un(e) secrétaire-agent d'accueil pour gérer l'accueil administratif au sein d'un parc naturel. Dans cette fonction, vous serez responsable de l'accueil physique et téléphonique des usagers, de la gestion des courriers et documents, ainsi que de l'organisation d'événements. Ce rôle est idéal pour une personne rigoureuse et sociable, capable de travailler de manière autonome tout en s'intégrant dans une équipe. Si vous avez une passion pour le service public et un intérêt pour la gestion des collectivités locales, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire appréciée.
• Capacité à gérer l'accueil physique et téléphonique.

Responsabilités

• Assurer l'accueil administratif physique et téléphonique.
• Gérer le courrier et les documents administratifs.
• Aider à l'organisation logistique des événements.

Connaissances

Secrétariat

Gestion des collectivités locales

Logiciels bureautiques

Règles orthographiques et grammaticales

Maîtrise de l'anglais

Formation

Formation en secrétariat

Outils

Traitement de texte

Tableur

Gestion des mails

Base de données

Description du poste

Secrétaire agent d'accueil, Alpes-de-Haute-Provence

Détails de l'offre

Famille de métiers: Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s): Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Poste ouvert aux contractuels, à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail: Temps complet

Télétravail: Non

Management: Non

Expérience souhaitée: Confirmé

Descriptif de l'emploi

Le syndicat mixte de gestion du Parc naturel régional du Verdon est un établissement public regroupant 69 communes, 2 villes-porte, 3 départements (les Alpes-de-Haute-Provence, le Var, les Bouches-du-Rhône), la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur et 8 Établissements publics de coopération Intercommunale.

Le Parc du Verdon recherche un(e) secrétaire-agent d’accueil chargé(e) d’assurer la gestion de l’accueil administratif (physique et téléphonique), du secrétariat, et de participer au bon fonctionnement administratif de la structure du Parc.

Missions / Conditions d'exercice

• Assurer l’accueil téléphonique en traitant et diffusant les différentes informations nécessaires, en transmettant les messages.
• Assurer l’accueil physique des usagers (habitants, élus, visiteurs, partenaires…) à la maison du Parc, en organisant les documents, en fournissant un renseignement de premier niveau, et en réorientant vers les agents référents si besoin.
• Gérer l’arrivée et le départ du courrier (postal et électronique), mettre en forme et gérer l’envoi des courriers, y compris en nombre.
• Saisir, si nécessaire, des courriers, documents, fichiers, comptes-rendus.
• Réaliser différents travaux de bureautique, notamment la mise à jour des fichiers d’adresses dans nos bases de données et outils numériques.
• Classer, archiver, photocopier les documents.
• Relire, corriger l’orthographe et la typographie des documents en cours d’édition.
• Aider à l’organisation logistique des instances et participer éventuellement.
• Aider à la gestion administrative des événements organisés par le Parc (inscriptions, rappels, etc.).

En lien avec le responsable de pôle, l’agent intervient également en apportant ses compétences sur des actions permettant le bon fonctionnement de la structure.

Profils recherchés

Savoirs :

• Formation en secrétariat
• Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
• Maîtrise obligatoire des logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, gestion des mails, navigation internet
• Maitrise des règles orthographiques, grammaticales et typographiques
• Connaissance des logiciels de base de données appréciée
• Connaissance approfondie du territoire (randonnée, sites touristiques, etc.)

Savoir-faire :

• Capacité à tenir un standard téléphonique et un accueil physique du public
• Capacité à gérer une régie de recettes
• Capacité à gérer la documentation
• Maîtrise de l’anglais appréciée

Savoir-être :

• Rigueur, discrétion
• Sens de l’accueil et sociabilité
• Autonomie et implication
• Capacité de prise d’initiative
• Sens de l’organisation : efficacité, économie de temps, précision
• Écoute, dialogue, diplomatie
• Aptitude au travail en équipe, respect, responsabilité

Une expérience dans une mission similaire sera un plus apprécié.