Assistant de direction h/f

L’assistant(e) de direction est rattaché à l’équipe des ressources transverses, qui comporte une chargée de communication, un juriste et une coordinatrice paie. Il/elle sera rattachée hiérarchiquement au directeur adjoint des ressources humaines.

MISSIONS

1. Assurer l’assistanat et le secrétariat de la directrice des ressources humaines.
2. Assurer la gestion administrative, financière et logistique de la direction.
3. Assurer l’organisation et le secrétariat de deux instances statutaires (Comité Social d’Administration et Formation Spécialisée) et des réunions animées par la DRH.
4. Participer à l'organisation des événements RH, en lien avec la chargée de communication.
5. Assurer un rôle d'interface avec les autres directions, composantes et prestataires externes.
6. Apporter son soutien aux services de la DRH pour fluidifier les process, faciliter le circuit des signatures et créer du lien.

Assistanat :

1. Assurer le secrétariat de la directrice des ressources humaines en traitant courrier, mails, agenda, suivi des dossiers transversaux.
2. Prendre en charge certains projets de la direction (mise en place de statistiques/indicateurs de suivi de l’activité, amélioration continue des procédures, etc).
3. Préparer, organiser et participer aux réunions de direction ou organisées par la direction RH. Rédiger les comptes rendus de réunions.
4. Assurer l’organisation et le secrétariat du Comité Social d’Administration et de la Formation Spécialisée (calendrier annuel des instances, ordres du jour, diffusion des documents et comptes-rendus, lien avec le prestataire pour réaliser les comptes-rendus, etc).
5. Mettre en place/suivre un archivage des documents et s'assurer de la mise à jour constante des outils de pilotage de la direction.
6. Organiser la logistique technique des évènements de la DRH.
7. Faire l'interface avec les autres directions.
8. Appliquer/améliorer les process permettant d'optimiser les circuits au sein de la direction.
9. Participer aux actions de communication des services de la DRH, en lien avec la chargée de communication.

Gestion financière de la direction RH :

1. Réaliser les commandes et les missions relevant du budget de la DRH (dont les missions Conseil National des Universités), en lien avec la Direction des Affaires Financières.
2. Assurer le suivi budgétaire des dépenses/recettes de la DRH, en lien avec le directeur adjoint des ressources humaines.

Gestion RH :

1. Accueillir les nouveaux arrivants (accueil physique, procédures, poste téléphonique, ordinateurs, etc).

COMPETENCES

1. Connaissance de l'enseignement supérieur, de l’environnement professionnel, des services internes de CYU, des composantes.
2. Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie électronique.
3. Maîtrise de la communication écrite et orale.
4. Respect des procédures mises en place.
5. Aptitude à trier les informations et rendre compte.
6. Savoir alerter sa hiérarchie le cas échéant.
7. Capacité à travailler en collaboration et à partager l'information.
8. Capacité de planification.
9. Connaissance de l’anglais bienvenue.

QUALITES

1. Confidentialité et discrétion.
2. Proactivité.
3. Communication.
4. Rigueur et organisation.
5. Esprit d’équipe.
6. Adaptabilité.

NIVEAU D’ETUDES

Niveau BAC à BAC +2.

EXPERIENCE

Expérience dans l'enseignement supérieur et en tant qu'assistant(e) de direction bienvenue.