Executive assistant H / F (CDI)

NEITHWORK; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un assistant exécutif expérimenté pour gérer l'agenda de professionnels dans un environnement international. Vous serez responsable de la planification de réunions, de l'organisation de voyages et de diverses tâches administratives. Ce rôle exige une maîtrise avancée de MS Office et d'excellentes compétences en communication en français et en anglais. Si vous êtes un joueur d'équipe proactif capable de travailler sous pression, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise l'efficacité et la collaboration tout en offrant un environnement de travail stimulant.

Qualifications

• 5 à 8 ans d'expérience en tant qu'EA dans un environnement international.
• Excellentes compétences en communication en anglais et en français.

Responsabilités

• Gestion complète de l'agenda pour les professionnels juniors et seniors.
• Organisation des voyages internationaux et domestiques.
• Support de projets spéciaux tels que des séminaires d'équipe.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Planification de réunions

Maîtrise de MS Office

Compétences en communication

Gestion des priorités

Connaissance de Workday

Outils

MS Office

Workday

Description du poste

Poste : - Gestion complète de l'agenda pour les professionnels juniors et seniors

• Planification de réunions, conférences téléphoniques et vidéoconférences internes et externes
• Organisation des voyages internationaux et domestiques (vols, hôtels, voitures, etc.) via le partenaire de voyage de l'entreprise
• Aide à la préparation et à l'impression de présentations et de propositions
• Catégorisation et facturation des dépenses d'entreprise et des frais personnels via le système Workday
• Prise en charge des appels téléphoniques et des e-mails
• Approvisionnement en fournitures de bureau et autres besoins
• Archivage, classement, numérisation et impression de documents
• Assistance administrative occasionnelle pour les collègues d'autres bureaux lors de leur visite au bureau de Paris
• Couverture occasionnelle des tâches administratives des membres de l'équipe de soutien, par exemple en cas d'absence de courte durée ou de maladie
• Diverses tâches de soutien à l'équipe, telles que l'accueil des invités au bureau de Temasek, les interactions avec les fournisseurs de bureau, la réservation des salles de réunion et la gestion des fichiers internes
• Support de projets spéciaux tels que des séminaires d'équipe, des événements de bureau, des réunions de comités consultatifs, des efforts de recrutement, des événements de communication et le développement des relations institutionnelles
• Tâches administratives diverses

Profil : - 5 à 8 ans d'expérience en tant qu'EA, idéalement dans l'industrie des services financiers ou dans un environnement de travail international rapide

• Expérience de travail au sein d'une équipe internationale, avec une compréhension des différences culturelles et une efficacité dans le travail à travers différents fuseaux horaires
• Maîtrise avancée de MS Office, y compris Word, MS Outlook, Excel et PowerPoint
• Doit être un joueur d'équipe avec une attitude proactive, prendre des initiatives et être capable de travailler avec peu de supervision
• Capacité à travailler dans un environnement rapide
• Excellentes compétences en communication orale et écrite à tous les niveaux, avec une maîtrise parfaite de l'anglais et du français
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités concurrentes, souvent avec des délais serrés
• Connaissance de Workday pour le traitement des dépenses est un plus

Entreprise : Née de l'ambition de vouloir proposer un recrutement aussi humain que performant, NEITHWORK se spécialise dans la recherche de postes en CDI, CDD et intérim.

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