Assistant (e) de Direction

TN France; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une collectivité recherche un adjoint administratif pour apporter un soutien à la direction en matière d'organisation et de gestion. Le poste implique des missions variées, allant de l'accueil du public à la gestion des dossiers de logements sociaux et séniors. Le candidat idéal doit posséder une formation en secrétariat et des qualités relationnelles solides.

Prestations

Participation mutuelle et prévoyance

13ème mois

RI mensuel de 232 €

Qualifications

• Formation en secrétariat requise.
• Connaissance des services de la collectivité et des aides sociales.
• Polyvalence et sensibilité au secteur social.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du service.
• Gestion de l'agenda de la Direction.
• Rédaction d'actes administratifs et suivi des dossiers.

Connaissances

Qualités rédactionnelles

Qualités relationnelles

Sens de l'organisation

Rigueur

Savoir accueillir du public

Formation

Formation en secrétariat

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps non complet, 24h30 hebdomadaire

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération indicative : Selon grille indiciaire + RI mensuel 232 € + 13ème mois + CIA + participation mutuelle et prévoyance

Descriptif de l'emploi

Apporte une aide permanente à la Direction du service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.

Apporte une première réponse ou orientation aux demandes du service. Référent(e) logements.

Missions / conditions d'exercice

• Accueil physique et téléphonique du service
• Gestion de l'agenda de la Direction (prise de RDV, organisation de réunions ...)
• Participation aux réunions du service
• Suivi des différents dossiers en cours (relance, renouvellement ...)
• Réservation de salles pour les activités du service (en lien avec la psychologue)
• Rédaction d'actes administratifs et suivi (délibérations, décisions ...) et de courriers simples
• Mise en forme de documents (bilans, rapports, diaporamas ...)
• Organisation et suivi des Conseils d'administration (convocations, compte rendu ...)
• Archivage numérique et papier des actes administratifs du service

Mission logements sociaux

• Enregistrement, vérification et suivi des dossiers de demandes de logements
• RDV individuels pour dépôts des dossiers (sollicitation des personnes + scan des documents à joindre)
• Préparation des "internes" puis préparation des dossiers
• Suivi des locations des logements communaux et des garages communaux (état des lieux, rédaction des baux, suivi des charges ...) + Saisie sur Fluxnet des interventions à prévoir dans les logements

Mission Séniors

• Organisation et gestion des lots de fin d'année et du repas des séniors
• Mise à jour régulière de la liste des séniors (pour le repas et les lots de fin d'année)
• Information, orientation des personnes âgées sur les différents services et aides
• Gestion des inscriptions aux activités proposées et facturation

Mission épicerie sociale

• Courriers aux bénéficiaires suite aux commissions permanentes
• Aide logistique à la Conseillère en économie sociale et familiale : Commission des impayés de logements, courriers aux locataires (1 fois /trimestre)

Activités spécifiques

• Polyvalence attendue en cas d'absences sur le service

Profils recherchés

• Formation en secrétariat
• Connaissance des services de la collectivité, des partenaires et des différentes aides sociales
• Qualités rédactionnelles
• Qualités relationnelles : écoute, expression, discrétion, confidentialité
• Savoir reformuler
• Connaissance de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie)
• Sens de l'organisation et des priorités
• Rigueur
• Disponibilité
• Sensibilité au secteur social
• Savoir accueillir du public en difficulté sociale
• Savoir gérer les situations de conflits