Assistante de Direction - Communauté de Communes Agly Fenouillèdes

Structures de coopération territoriale; Occitanie; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une communauté de communes dynamique recherche un(e) Assistante de Direction pour gérer les tâches administratives et financières. Le poste nécessite une expérience confirmée dans l'assistanat, une bonne organisation et une maîtrise des outils bureautiques. Vous serez en charge de la planification des réunions, de la gestion des documents et de l'accueil des usagers. Si vous êtes rigoureux(se) et autonome, rejoignez cette structure au cœur des Pyrénées-Orientales.

Qualifications

• Expérience confirmée dans l'assistanat de direction.
• Capacité d'organisation et bonne communication orale et écrite.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.

Responsabilités

• Organiser et suivre la planification des réunions.
• Gérer les demandes spécifiques en lien avec les services.
• Effectuer la gestion de la régie de recettes périscolaire.

Connaissances

Organisation

Communication

Rigueur

Dynamisme

Formation

BAC +2 Assistant de direction

Outils

Word

Excel

Powerpoint

Description du poste

Assistante de Direction - Communauté de Communes Agly Fenouillèdes

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Employeur : Structures de coopération territoriale
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non

Contexte territorial :
Située dans les Pyrénées-Orientales, la Communauté de Communes Agly-Fenouillèdes regroupe 24 Communes pour une population de 6 516 habitants. Assurant des compétences variées : urbanisme, action sociale enfance-jeunesse, restauration scolaire, développement économique, tourisme, gestion des déchets, eau et assainissement, énergies renouvelables... la CCAF comprend plus de 50 agents.

ADMINISTRATION GENERALE:
- Organiser et suivre la planification des réunions (réservation des salles adéquates au nombre de participants + préparation de la salle de réunion y compris le matériel informatique notamment dans le cas de visioconférences),
- Rédiger les convocations de la Direction : bureau des Maires, Commissions MAPA et préparer les dossiers,
- Tenue du Registre des Délibérations et des Arrêtés.
- Saisir et mettre en forme les divers documents (courriers, comptes rendus, notes, bordereaux d'envoi, etc...),
- Organiser le suivi du courrier de la Direction (traitement et réponses),
- Préparer et envoyer les convocations des conseils communautaires,
- Organiser le classement et l'archivage des décisions, des courriers, des documents et des dossiers,
- Suivre les parapheurs de la Direction et mises en signature,
- Préparer et transmettre les documents aux élus (notes de synthèse et délibérations),
- Transmission des délibérations dématérialisées à la Préfecture,
- Effectuer les mises sous plis, duplications, réaliser des copies et l'assemblage de documents,
- Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord.
FINANCES : Régie de recettes périscolaire
- Gestion de la régie : encaisser les recettes, les reverser et les justifier auprès du comptable public. Gestion des fonds déposés sur les comptes du Trésor dont il a la charge
- Suivi de la qualité des écritures comptables et de la traçabilité de l'activité de la Régie
ACTION SOCIALE - Restauration scolaire
- Inscription mensuelle,
- Contrôle des réalisations sur le logiciel,
- Edition des listes de pointage,
- Confection des dossiers d'inscription,
- Suivi des impayés,
- Rédaction du Règlement Intérieur des accueils périscolaires,
- Commande des repas,
- Autre selon les besoins du service
ACCUEIL :
- Saisir et gérer les demandes spécifiques en lien avec les différents services,
- Recevoir, filtrer, transmettre les appels téléphoniques, prendre les messages,
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
- Représenter l'image de la Collectivité auprès des usagers

Profil recherché

De formation minimum BAC +2 Assistant de direction ou Assistant de gestion. Vous avez une véritable expérience dans l'assistanat de Direction et dans les collectivités territoriales.
Votre capacité d'organisation et votre bonne communication orale et écrite sont des atouts indispensables. Votre maîtrise des techniques de secrétariat (accueil, classement, archivage, etc...) est un plus. Rigoureux(se), réactif (ve), dynamique, vous êtes dotée d'un bon relationnel et savez travailler en autonomie. Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint).

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